E-Mail hayatımızın kaçınılmaz bir parçası olduğunu kimse inkar edemez! Her iletişim ile ilgili kullanılan vasıtada olduğu gibi E-Mail ile ilgili de daha etkin bir kullanım mümkündür. Dijitalleşme ile birlikte, ne kadar da E-Mail devrinin sona erdiği söylense de, realitede bu vasıta, çok faal bir şekilde kullanılmaktadır. Bu durm ise, önümüzdeki yaklaşık on sene devam edecektir. Nekadar E-Mail taraftarı olmasam bile, E-Mail  ile iletişimde bulunan şirket ve kurumlar daha etkili ama aynı zamanda kırıcı olmadan iletişimde bulunulması için tavsiyeler bulacaksınız.

E-Mail iletişimi hakkında tüm tavsiyeleri buraya yazmayı denesem, çok uzun süreceği aşikar. Alttaki yazıda, sizi zorlayan sorular veya cevaplara veya sizin kritik soruları nasıl sormanıza yönelik olacaktır. Tavsiye edilen cevaplar 1:1 kullanabilirsiniz ama genellikle takip etmeniz gereken yola işaret etmektedir. Yazının son bölümünde ise E-Mail ile çalışırken kendinizi en etkili organize etmenizle ilgili tavsiyeler bulabileceksiniz.

Gelen E-Maillere cevap şekli nasıl olması gerekiyor?

Sıkı tutulan son teslim tarihi için bir ortamda…

Gönderdiğiniz e-mailde: “Yaptığın işin son tarihi ……..” yerine “Ne zaman bu işi teslim edeceğini düşünüyorsunuz?” veya “xx.xx.xxxx tarihinde işi teslim etmeniz tercih edilir, böylece teslim gününden önce yapılması gereken herhangi bir değişiklik olup olmadığını görüşmek için yeterli zaman kazanmış oluruz.

Son başvuru tarihlerinin önemine inanmayan veya gerekli hassasiyeti gösteremeyen insanlar olabilir. Bu tip insanlar “son tarih” lerin  tutulmayacağına inanırlar ve bu yüzden çalışmalarına gereken ehemmiyeti vermezler! Ancak direk “son tarih” işaret edildiğinde, yani ne zaman bitireceklerini doğrudan sorulursa veya ne zaman yapılması gerektiğini açıkça belirtilirse, işin ehemmiyetini anlarlar ve üretken olmaya zorlanırlar. Buna rağmen davranışlarda değişiklik olmaz ise, başka bir problem olduğu aşikar.

Bitmesi biraz zaman aldı ama siz bu gecikmeyi idare edebilirsiniz…

Gecikme için üzgünüm.” yerine, “Sabrınız için teşekkür ederim.” yazınız.

Dakik olan insanlar bile geç kalabilir. Bu bir suç değildir. Özür dilemek yerine, bekledikleri ve bundan dolayı sabır gösterdikleri için teşekkür edin.

Programım önemlidir!

Sizin için ne zaman uygundur?“yerine “xx.xx.xxxx tarihine kadar yapabilir misiniz?” yazınız.

Sizin ihtiyacınız olan işi, belirlediğiniz zaman çerçevesinde ulaşıp ulaşmadığını öğrenmenin iyi bir yolu.

Evet, Rica ederim.

Sorun değil!” veya “Endişelenmeyin!” yerine “Her zaman yardımcı olmaktan mutluluk duyarım!” diye yazınız.

“Hiç sorun değil” ifadesi bu zamanda samimiliğini yitirmiş bir cümledir. Kullanmayın!

Ne yaptığımı biliyorum

Sanırım …(bu şekilde)… yapmalıyız.” yerine “En iyisi … (bu şekilde) … şekilde yaparsak en iyisi olur.

“Bence” kelimesi, belirsiz ve zayıf bir kelimedir. Bazen, mail yazarken iddialı olmak uygundur.

İfade etmek zordur…

30 dakika boyunca e-postaları yazmak yerine “Şahsen görüşsek daha uygun olur.” yazın.

Uzun bir konu varsa, bunları yazmak oldukça yorucu olabilir. Bundan dolayı uzun e-postalar yazmak yerine, bir fincan kahveye veya bir çay da buluşup görüşmeniz, konuyu hızlı çözmenizi sağlar.

Anladın mı?

Umarım yaptığın mantıklıdır?” yerine “Sorularınız varsa bana iletebilirsiniz” yazınız.

Bu gibi durumlarda iddialılık iyi olabilir.

Son durum nedir?

Sadece son durumu kontrol etmek istedim.” yerine “Ne zaman bir güncelleme bekleyebilirim?” diye yazınız.

Çok sert olmadan geri bildirim istemenin nazik bir yolu.

Küçük bir hata yaptım

Üzgünüm! Benim hatam. Tamamen unuttum!” yerine “İyi bir tespit. Benimle paylaştığınız için teşekkürler!

Hata yapmaktan korkmayın, hatalar utanmanızı gerektirmez. Hatalardan ders alın! Özür dilemek yerine, olumlu geri dönüşü deneyin!

Toplantım var

Toplantıdan erken ayrılabilr miyim” yerine”…(başka bir yere )… yetişmem için, Saat xx:xx toplantıdan ayrılmam gerekiyor.” yazınız.

Bir toplantının ortasından ayrılmak herzaman rahatsız edicidir! Bu nedenle, katılımcıları durumunuzdan haberdar ederseniz, yani nekadar şeffaf olursanız, o kadar gereksiz tartışmaları ortadan kaldırırsınız.

E-Mail ile etkili çalışma tavsiyeleri

Posta kutusuna günlük gönderilen maillerin değerlendirilmesi ve gerektiğinde cevaplanması zaman zaman sorun olabilir. Aşırı email, hacmi strese yol açtığından dolayı, etkili email yönetimi için burada size yardımcı olan tavsiyeler bulabilirsiniz.

Maillerinizi günde sadece iki veya üç kez düzenleyin

Posta kutusuna bir göz atmak için devam etmekte olan çalışmaları yarıda kesmeyin. Çünkü her kesinti sizin konsantreniz dağıtıyor ve gereksiz zaman harcanıyor. Posta kutusunu sürekli kontrol etmek yerine, maillerinizi okumak ve yanıtlamak için günde iki ya da üç zaman dilimi belirleyin.  Tabii ki, bu tavsiye e-postalara zamanında cevap vermekten sorumlu olan personeli için geçerli değildir.

Sıfır gelen kutusu stratejisi

Genellikle Gelen Kutusunda yüzlerce mesaj vardır. Bu da odaklanmanızı engelleyebilir. Sıfır Gelen Kutusu Stratejisini deneyin: Amaç, her gece boş bir gelen kutusuna sahip olmaktır. Bunun anlamı: alakasız olanı silin. Hemen cevaplanabileceğinizi hemen cevaplayın. Daha fazla zaman alan mesajlar için bir görev (task) oluşturun.

Boş bir gelen kutusu, düzenli bir masa ile aynı odaklanma etkisine sahiptir. Tutarlı ol. Cevap verdiyseniz, bir eki kaydettiyseniz, takvime bir randevu girdiyseniz veya bir görev not ettiyseniz, e-postayı silin. İşle ilgili e-postaların arşivlenmesi gerektiğini unutmayın. 

Daha az… daha fazladır…

Aşırı örgütlenme verimlilik kaybına neden olur. maillerinizi karmaşık dosyalama yapılarına göre sıralamak ve daha sonra mailleri aramak çok fazla enerji ve zaman alır. Ortalama olarak, bir klasörde bir mail bulunana kadar neredeyse bir dakika geçer. Aramaya göre arama 20 saniyeden kısa sürer. Ek olarak, arama işlevleri daha iyi hale geliyor ve birçok e-posta programı otomatik olarak ilgili e-postaları görüntülüyor.

Yapılacaklar listelerini kullanın

Gelen kutunuzu yapılacaklar listesi olarak kullanmayın. Yapılacaklar listesi oluşturun ve işlerinizi o listeden takip edin.

Şablonları kullanın

Sıklıkla, aynı içeriğin tamamına veya bir kısmına sahip olan mailler size ulaşabilir. Bu tip mailleri cevaplamak için “Şablonlar” kullanın. Bu çalışmayı yapabilmek için özel klasör açın ve kullanmak istediğiniz “Şablonları” ekleyin.

Daha az mail yazmaya çalışın

Kim çok yazar ise birçok cevap alır. Bazen, bir telefon görüşmesi daha fazla zaman kazandırır ve hedefe daha hızlı ulaşmanızı sağlar.

Kaynak:

https://t3n.de/news/guide-produktiv-schreiben-e-mail-instagram-1193098/
https://t3n.de/news/e-mails-antwort-913428/
https://www.meinsystemhaus.de/2018/08/30/e-mails-bearbeiten-so-gehts-effektiver/