Evden çalışmak birçoklarına yolda geçen zamanı aile, dinlenme ve kişisel
ilgiler için kullanmak adına, çok iyi ve rahatlatıcı bir imkan gibi gelir.
Koronavirüs nedeniyle birçok işyerinde hayata geçirilmesi gündemde olan
bu konu ile ilgili uygulamalardan çıkan sonuçları ve yapılan araştırmaları
paylaşmanın uygun olacağını düşündüm.

Evde olmak ve işe odaklanmak iki tarafı keskin bir kılıçtır. Bu hem kurumlar hem de
çalışanlar için geçerlidir. Kurumlar açısından zorluk, birçok iş alanında ve şirkette
çalışanın gerçek verimliliğini ölçmenin zorluğundan kaynaklanmaktadır. Bu nedenle
çalışanlar ‘göz önünde ve el altında’, olurlarsa, işlerini yaptıkları varsayılır. Özellikle
kurucu babanın yöntemlerinin geçerli olduğu şirketlerde patron işten ayrılmadan iş
yerini terk etmek, çalışmayı hafife almak sayılır ve iyi gözle bakılmaz.

Diğer taraftan çalışan açısından da durum kolay değildir. Öz disiplini zayıf ve dış
otorite tarafından yönetilmeye alışmış, dış kontrol odağına sahip bireylerden oluşan,
Türkiye gibi toplumlarda, kişilerin görevlerini kendi iradeleriyle iş ortamı ölçüsünde
ciddiyetle yapmaları kolay değildir.

Örneğin, evde birikmiş çamaşır yığınına gözün
takılması ve aklındaki bu yükten kurtulmak, bazılarına işi sonra yapmak için bir neden
olabilir; bazılarına ise Netflix’te uzun zamandır izlemeyi düşündüğü mini diziyi izlemek
erteleme için nedendir. Bu gibi işi dürtüsel nedenler patron veya yöneticinin kişiye
yüklediği işten daha cazip gelebilir. “Ne de olsa sorumluluğunda olan işi yapmak için
zaman vardır”. Oysa işe odaklanmak ve görevi tamamlamak için özel gayret ve
sistemli bir yaklaşım gerektirir.  

Evden çalışma konusunu araştıran MetaFilter adlı webbloğunun kurucusu Matt
Haughey bu çalışma düzeni için uyulması gereken bazı ilkelerin verimliliği artırdığını
yazmıştır.

Çalışanlar açısından

  1. Hazır olmak: Saati kur, belirlediğin zamanda uyan, kişisel bakımını ihmal etme,
    iyi bir kahvaltı yap, üzerine düzgün bir kıyafet giy ve dik otur.
  2. Çalışma alanı oluştur: Çalışma süresi içinde sadece çalışmak için kullanacağın
    bir mekan hazırla. Burayı çalışma dışında yemek, sosyalleşmek, tv izleme vb
    etkinliklerin için kullanmaktan kesinlikle kaçın. Çalışmak için koltuk veya yatağı
    kullanmayı aklına bile getirme. Evde başkaları varsa kapın kapalı, rahatsız edici
    seslerden uzak bir düzen kur. Örneğin İngiltere’de bildiğim küçük çocuğu ve
    bakıcısı olan bazı aileler, çalışma saatleri sırasında evden gitmiş gibi yapar ve
    kapalı kapı arkasında çalışırdı.
  3. Arkadaş bulmak: İnsanlar sosyal canlılardır ve kişilik özelliklerine bağlı olarak
    çeşitli düzeyde yalnızlıktan sıkılır. Durham Üniversitesi’nden Dr. Thuy vy
    Nguyen, işyerinde çevredeki seslerin, gereksiz konuşmaların ve özellikle
    gevezelerin verimliliği düşürmesine rağmen, arkadaşların aynı zamanda
    verimliliği artırmaya yardımcı olabileceğini bu nedenle de evden çalışırken, fikir
    alışverişinde bulunacak bir arkadaş seçmenin yaralı olacağını söylemektedir.
  4. Plan ve program yapmak: Gündelik plan yapmak her türlü iş için verimliliği
    artırmanın önemli koşullarından biridir. Günlük programlar çoğunlukla başkaları
    tarafından etkilenir. Ancak evden çalışanların yapılanmış bir plana her
    zamankinden daha fazla ihtiyaçları vardır. Dr. Nguyen, günlük zaman akışına
    dayanan yapılanmış bir programın evden çalışanlar ve özellikle de yalnız olanlar
    için en temel öge olduğunu söylemiştir. Böyle bir programın içinde çevrede kısa
    yürüyüş, çocuklarla oyun, evdekilerle kısa sosyalleşme veya özel maillerin
    cevaplanması için kullanılacak birkaç dinlenme arası yer almalıdır. Dinlenme
    araları film/video izlemek veya sosyal medyada gezinmek için kesinlikle
    kullanılmamalıdır.
  5. İletişimi çeşitlendirmek: Evden çalışmak ekran başında sadece maillere
    odaklanmak değildir. Bunun için farklı dijital araçları kullanarak ofis ortamındaki
    yaşantıların benzerlerini oluşturmak mümkündür. Örneğin yüz yüze görüşmeye
    imkan veren MS Teams, Skype, Whatsapp ve benzeri uygulamaları kullanmak,
    video konferanslar aracılığı ile etkileşimlerin verimliliğini artırılabilir.

Yöneticiler açısından

  1. Düzenli toplantılar yapmak: Evden çalışma düzenine geçen kurumların
    mutlaka uygulamaları gereken bir uygulama düzenli sabah toplantıları yapmaktır.
    Sabah belirli bir saatte 15 dakikayı aşmayan ekip toplantılarında çalışanlar
    günlük programını açıklar ve bir gün önce koydukları hedeflerde aldıkları yolu
    dile getirirler. Bazı kurumlar buna akşam bir toplantı daha ekleyerek topluca
    günlük hedeflerin üzerinden geçmeyi tercih etmektedir. Böylece yöneticilerin,
    özellikle güncel olan koronavirüs pandemisi gibi durumlarda, çalışanlarla
    mümkün olduğu kadar iletişim içinde olmaları, çalışanları bilgilendirmeleri ve
    onlara yalnız olmadıklarını hissettirmeleri mümkün olur.
  2. Ekip bağı oluşturmak: Harvard Business Scholl’dan Prithwiraj Choudhury
    uzaktan çalışma konusunu araştırdığı çalışmasında, coğrafi olarak farklı
    mekanlarda yapılan pizza partileri gibi dostluk geliştirici yöntemler önermektedir.
    Örneğin US Patent Office çalışanları aynı saatte ısmarladıkları aynı pizzayı
    yemenin ekip bağı oluşturduğunu bildirmişlerdir. Benzer şekilde ekip üyelerinin
    doğum günlerini video  konferans aracılığı ile kutlamak ve her üyenin doğum
    gününü kutlayan kişiye özelleşmiş mesaj göndermesini sağlamak, ekip bağını
    güçlendirmektedir.

Sonuç

Evden çalışmak başlangıçta çok rahatlatıcı, özellikle İstanbul gibi büyük bir şehirde
trafikteki zaman ve enerji kaybını önleyeceği için verimlilik artırıcı ve rahat bir
uygulama gibi gözükse de birçok kişi için uygun bir yöntem değildir. Böyle bir çalışma
düzeni, kişilik özelliklerine bağlı olarak, herkes için belirli ölçüde streslidir. Bu durum
uyum sağlanması gereken, hem kurumlar hem de çalışanlar için özel hazırlık ve
disiplin gerektiren bir uygulamadır.