Şirket ve kuruluşlarda proje uygulamalarında en yaygın proje yönetim şekilleri (Waterfall) ve çevik (Agile) kullanılmaktadır. Sizce hangi proje yönetimi daha iyi? Klasik (Waterfall) mi ya da çevik (Agile) mi? Bu soru birçok şirkette felsefi bir hal aldı. Her iki yaklaşımın da güçlü ve zayıf yönleri olmsına rağmen, çoğu proje yöneticisi şartlandığı yöntem dışına çıkmıyor ve bu sebepten dolayı projelerin farklı aşamalrında ciddi sıkıntılar çıkabiliyor. Şartlanmak yerine iki yöntemin de iyi taraflarını birleştirmeye ne dersiniz?

Bu yazımda en yaygın iki proje yöntemini hatırlattıktan sonra bu iki yöntemin güçlü taraflarını birleştiren karma, yani ‘hibrit’ proje yönetimini açıklıyacam.

Profesyonel proje yönetiminin amacı, proje risklerini düşük şekilde planlamak ve yönetmek, fırsatlardan yararlanılmak, istenen kaliteye ulaşmak ve belirlenen zaman / bütçe dahilindesonuçlandırmaktır. Şirketler dijitalleşme devrine girdikten sonra, hedeflerine ulaşabilecek ve başarıların uzun vadede sağlanabileceği şekilde değişim projeleri tasarlama arayışlarında bulunurlar.

Projeler tasarlanan koşulların değişebileceği bir ortamda gerçekleşebileceği için destek mahiyetinde, prosedürler ve yöntemler uygulanır. Birkaç yıldır, ekonominin ve toplumun dijital dönüşümüne bağlı olarak, hızlı değişim ve öngörülebilirliğin azalması ile karakterize edilen VUKA dünyasında giderek artmaktadır.

Bu ortam içinde, projeler sadece daha fazla değil, aynı zamanda daha da karmaşık hale gelmiştir. Bu nedenle, klasik proje yönetimini sorgulayan ve yeni, daha çevik proje yönetimi biçimleri arıyan sirketlerin sayısı artar!

Çevik proje yönetimi VUKA dünyasında artan karmaşıklığa verilen bir cevap

Klasik proje yönetim modeline göre (şelale yöntemi), bir proje iyi tanımlanmış, ardışık aşamalardan oluşur. Şelale yönetiminde genel anlamda aşağıdaki ayrım yapılır:

  • başlangıç aşaması
  • planlama aşaması
  • yürütme aşaması (veya aşamaları)
  • sonuç aşaması
  • değerlendirme aşaması

Yazılım projelerinde ise aşağıdaki aşamalardan oluşur:

  • analiz
  • tasarım
  • uygulama
  • test
  • işletme

Çevik proje yönetiminde farklı bir yaklaşım sözkonusudur. Bu yöntem çoğunlukla SCRUM modeline dayanmaktadır. Bu modelde projeler baştan sona ayrıntılı olarak planlanmamaktadır. Aksine, yaklaşım klasik proje yönetiminde olağan yük ve sorumluluk kitapçıklarını da ortadan kaldıran bir vizyon izler. Prosedür artımlıdır, yani küçük, ardışık adımlarla gerçekleşir ve yinelemeli olarak yansıma ve tekrarlama döngülerinde gerçekleşir.

Odak noktası müşteriler / kullanıcılar (Stakeholder) ve istekler (User-Storys) bulunmaktadır. İstekler, ürün veya problem çözümü için gereksinimleri kullanıcı perspektifinden tanımlar. 

Genellikle devam eden süreçteki gelişmeye paralel olarak müşteriler/kullanıcılar ve ürün sahibi / sorumlusu (Product Owner – proje / geliştirici ekibinin çalışmasından ve nihai ürünün kalitesinden sorumlu olan kişi) geliştirir. Bu gelişmeler iki ila dört haftalık sprint serilerinde gerçekleşir.

Her iki proje yönetim şeklinin avantaj ve dezavantajları olmaktadır!

Klasik proje yönetimi, hedefleri açısından çok az değişiklik olduğu ve herhangi bir ayar yapılması gerekmeyen veya  görevlerin tekrar ettiği projelerde gücünü göstermektedir. Bunlar genellikle yasalara ve düzenlemelere uymanın önemli olduğu ve kapsamlı belgelere ihtiyaç duyulan (ilaç veya araba endüstrileri gibi) projelerdir.

Bu çerçeve örn. çoğu yazılım projelerinde uygulanamaz. Aynısı hemen hemen tüm dönüşüm projeleri için de geçerlidir. Onlar için, gereksinimlerin karmaşıklığı ve sistemdeki etkileşimler genellikle uzun vadeli planlama yapılmasına izin vermez.

Aksine, proje her zaman yeni görüşler ve etkiler sırasında yeniden düzenlenmektedir. Bu tür projelerde çevik proje yönetimi, güçlü yönlerini ortaya çıkarmıştır ve şu bilgiye dayanmaktadır: Günümüzde çoğu (yazılım) projeleri çok karmaşıktır ve proje sürecinde değişiklik geçirmektedir ve projelerin başında şartnameler ve çerçeveler genellikle belirsizdir.

Ancak tecrübe ile kanıtlanan bir durum ise: Çevik bir yaklaşım, başarının garantisi değildir! Örneğin, birçok çevik projenin zayıf noktası, geliştiricilerin ulaşılabilir Sprint hedefini çok iyimser olarak tahmin etmeleridir. Bu nedenle, sprint hedeflerine çoğunlukla ulaşılamaz. Bu durum, proje yönetiminin uzun bir süre için planlama ve bütçe çalışması yapmasını zorlaştırır. Ayrıca: çevik proje yönetimi ile çalışmak istiyorsanız, klasik proje yönetiminden farklı bir organizasyon yapısı gerektirmektedir.

Hibrit proje yönetimi: iki tarafın en iyi özelliklerini içeren yöntem

Birçok şirket, hem klasik hem de çevik proje yönetiminin kendine has avantajlara sahip olduğunu kabul etti. Ama proje yönetiminde, klasikten çevik proje yönetimine geçmek için o ünlü düğmeyi basarak geçiş yapılamaz!

Proje yönetiminde, daha ziyade bir geçiş dönemi olmalıdır ve bu da normaldir. Bu esnada iki yönetim şekillerini idare etmeniz gerekmektedir. Bundan dolayı şirketlerdeki karar vericiler veya proje yönetimleri hangi projelerde klasik yaklaşımın ve hangi projelerde çevik bir yönetimin öncülük ettiğini sorar ve bir adım ileri giderek klasik ve çevik proje yönetiminin güçlü yanları somut proje çalışmalarında nasıl birleştirilebilir sorusunu da ekler.

Sonuç da ise hibit bir proje yöntimi hedeflenir. Hibrit yöntem için önemli bir ön koşul ise şirket de, özellikle yönetim düzeyinde çalışanlar, hangi yöntemin hangi projeye uygulanacağın kararını verilebilir. Takımlar için temel amaç, optimum bir çalışma ortamı oluşturmaktır. Bu yüzden hibrit projeler her iki dünyanın yöntemlerini ve araçlarını kullanır.

Hibrit proje yönetimin uygulamanması

Hibrit projeler genellikle bir analiz aşamasıyla başlar. Bu çerçevede proje, kaba bir analiz edilir ve planlanır. Daha sonra yapılan kaba analiz, proje adımlarına bölünür. Misalen:

  • analiz
  • tasarım
  • uygulama
  • test

Bu andan itibaren çevik yöntemler kullanılır. ‘Daily’ ler, yani günlük kısa toplantılar, ile proje yöneticilerinin işlerini nasıl senkronize edebileceklerini sağlar.

Hibrit proje yönetiminde klasik proje yönetiminin evreleri tekrarlamalara, yani sprintlere ayrılır. Klasik proje yönetiminin tüm aşamaları bir sprint içinde gerçekleşebilir. Ek olarak, bir sonraki sprint için User-Story ler mevcut sprintlerde geliştirilir. Bu, çevik yaklaşım, hibrit projelerde, klasik proje yönetimi ilkelerine dahil edildiği anlamına gelir. Sprintler daha sonra Review de inceleme ile sona erer veya kabul edilmez ise tekrar sprint planlamasına geri döner. Ama en önemlisi, proje risklerinin her yinelemede daha küçük hale gelmesi ve projenin sonunda yüzeye çıkmamasıdır.

Hibrit proje yönetimi şirketlerde değişiklik gerektiriyor

Çevik ve klasik proje yönetimi, yöntemlerin etkileşimi, şirketlerin çevikliğini kademeli olarak artırma çabasında ve bu yaklaşım doğal bir gelişme adımını temsil etmektedir. Bu da şirketin kültürel ve yapısal bir değişim ile el ele gider.

Bu nedenle, bu süreç profesyonel değişim yönetimi tarafından kontrol edilmelidir. Yönetimin görevi ise, yeni ve geleneksel çalışma yöntemlerinin bir arada bulunmasını sağlamak ve gerekli çerçeve koşulları oluşturmalıdır.

Çevik ya da klasik proje yönetiminin pek çok “destekçisi” için bu yaklaşım, yukarıda belirttiğim gibi, projelerde öncülüğü hak eden bir felsefe sorununa dönüşmüştür. Pek çok şirkette bu durumun üstesinden gelmek elzemdir! Projelerin yönetilme biçiminin aksine, tüm alanları, işlevleri ve hiyerarşileri aşan yeni bir tarafsızlık kültürü oluşturulmalıdır. Ancak o zaman, hibrit bir proje yönetiminin uygulanıp uygulanamayacağına tarafsız olarak karar verilebilir.