Die Verantwortlichkeitsmatrix ordnet Projektaufgaben eindeutig Personen und Organisationseinheiten zu. Hierzu werden die Aufgaben oder Aufgabenbereiche den Beteiligten in einer Tabelle gegenübergestellt. In den Tabellenzellen legen Kurzcodierungen die Art der Verantwortlichkeit und Befugnis fest. Am weitesten verbreitet sind die vier Codes “R” für “Responsible”, “A” für “Accountable”, “C” für “Consulted” und “I” für “Informed”.

Einsatzmöglichkeiten:

  • Zuordnung von Aufgaben und Projektbeteiligten bei Initiierung und Planung
  • Analyse von Projektkommunikation und Projektrollen
  • Erstellung des Kommunikationsplans.
  • Grundlage für die Anforderung von Ressourcen durch die Projektleitung von der Linienorganisation.
  • Input und Werkzeug für das Stakeholdermanagement
  • Identifikation der verantwortlichen Person oder Organisationseinheit für Aufgabenbereiche, Arbeitspakete und Vorgänge
  • Ermittlung des Zuständigkeitsbereichs und der Arbeitsbelastung einer Person oder Organisationseinheit innerhalb eines Projekts
  • Identifikation von Rollenkonflikten (z.B. überschneidende Zuständigkeiten)

Vorteile:

  • Verantwortlichkeiten und Befugnisse im Projekt werden in einer einfachen und übersichtlichen Form dargestellt.
  • Die Matrix stellt sicher, dass alle Projektinhalte eindeutig einer verantwortlichen Person zugeteilt werden. Entscheidungen können dadurch zügig eingefordert und getroffen werden.
  • Die Beteiligten können ihre Verantwortung nicht auf andere abschieben.
  • Die klare Regelung von Zuständigkeiten erhöht das Engagement und die Motivation der Beteiligten.
  • Potentielle Ressourcenüberlastungen werden frühzeitig erkennbar, noch bevor eine Termin- und Ressourcenplanung durchgeführt wird.
  • Eine potentiell nachteilige Konzentration von Zuständigkeiten wird frühzeitig erkennbar.
  • Die eindeutige Zuweisung von Verantwortlichkeiten vermindert Zuständigkeitskonflikte, insbes. zwischen Projekt- und Linienorganisation.
  • Durch verschiedene Möglichkeiten zur Codierung lässt sich die Verantwortlichkeitsmatrix flexibel an das eigene Projekt anpassen.

Nachteile:

  • Die Matrix wird schnell unübersichtlich, wenn zu viele Aufgaben oder Mitarbeiter aufgeführt werden.
  • Große Tabellen sind sehr aufwendig zu pflegen, falls sich Projektinhalte oder –beteiligte ändern.
  • Die Methode ordnet zwar Beteiligten Aufgaben zu, die genaue Ausgestaltung der Rolle muss jedoch zusätzlich in Form einer Rollenbeschreibung erfolgen.
  • Die Verantwortlichkeitsmatrix hilft nicht dabei, bestehende Dysfunktionen (z.B. mangelndes Vertrauen oder Scheu vor Verantwortung) in einem Team zu überwinden.

Überlegen Sie, welche Arten von Verantwortlichkeiten in Ihrem Projekt Anwendung finden sollen. Hierbei können Sie sich an der in Tabelle 1 dargestellten RACI-Formel orientieren. Diese Codierung ist weit verbreitet und ist Namensgeber für das Synonym “RACI-Matrix”.

Codierung Erklärung / Leitfrage
Responsible Wer ist für die Ausführung der Aufgabe verantwortlich?
Accountable Wer ist für das Ergebnis der Aufgabe verantwortlich bzw. wer gibt es frei? An wen berichten die Responsible-Beteiligten?
Consulted Wer ist Experte und kann zur Ausführung der Aufgabe befragt werden?
Informed Wer wird über den Arbeitsfortschritt der Aufgabe informiert?

Die RACI-Formel kann durch weitere Rollen abgewandelt bzw. ergänzt werden.

  • RACIQ Zusätzliche Rolle “Quality Review”: Wer prüft die Einhaltung der Qualitätsanforderungen?
  • RACIQ Zusätzliche Rolle “Quality Review”: Wer prüft die Einhaltung der Qualitätsanforderungen?RACI-VS Zwei weitere Rollen zur Freigabe von Arbeitsergebnissen:Verifier: Wer prüft die Erfüllung der Anforderungen?Signatory: Wer gibt die Entscheidung des Verifiers frei?RASCI Zusätzliche Rolle “Support”: Wer trägt zur Erfüllung der Aufgabe bei?
  • CAIRO / RACIO Zusätzliche Rolle “Out of the Loop” / “Omitted” zur Straffung der Kommunikation im Projekt: Wer ist bewusst nicht an der Aufgabe beteiligt und wird nicht informiert?

Sie können auch weitere Verantwortlichkeiten definieren, die für Ihre spezielle Projektorganisation passen. Anregungen hierfür bietet Ihnen die folgende Liste:

  • Mitarbeiter mit Entscheidungsbefugnis
  • Mitarbeiter mit Mitspracherecht
  • Weisungsbefugter Mitarbeiter
  • Verantwortlicher Linienmanager
  • Mitarbeiter mit Überwachungsaufgaben
  • Zwingend zu konsultierender Berater
  • Optionaler Berater

Achten Sie aber darauf, nicht zu viele Verantwortlichkeiten zu definieren, um die Matrix nicht zu kompliziert werden zu lassen!

Listen Sie die Projektaufgaben auf!

Erstellen Sie eine leere Tabelle. Die in Schritt 1 definierten Codes stellen Sie als Legende dar. Listen Sie nun die Projektaufgaben untereinander als Zeilenüberschriften auf. Orientieren Sie sich hierbei z.B. an Ihrem Projektstrukturplan, in dem die Projektinhalte definiert wurden. Eine Verantwortlichkeitsmatrix kann für verschiedene Aggregationsebenen erstellt werden. So kann eine übergeordnete Matrix für das Gesamtprojekt und detailliertere Versionen für Teilbereiche des Projekts erstellt werden.

Identifizieren Sie die Projektbeteiligten!

Die Projektbeteiligten werden als Spaltenüberschriften in die Matrix eingetragen. Hierbei können Sie entweder Projektrollen oder die Namen konkreter Mitarbeiter verwenden. In der Praxis findet sich eine allgemeine Verantwortlichkeitsmatrix mit Projektrollen häufig im unternehmensweit gültigen Projektmanagement-Handbuch. Für jedes Einzelprojekt wird die Matrix mit den konkreten Namen der Beteiligten gefüllt.

Ordnen Sie die Verantwortlichkeiten zu!

Füllen Sie nun die Schnittpunkte / Zellen der Matrix aus. Gehen Sie die Arbeitsaufgaben nacheinander durch und tragen Sie ein, welche Beteiligten wofür verantwortlich sind. Vergeben Sie den dazu passenden Code. Orientieren Sie sich an folgenden Richtlinien:

  • Pro Zeile sollte nur ein Beteiligter der Ergebnis-Verantwortliche sein (A – Accountable).
  • Pro Zelle können auch mehrere Codes hinterlegt werden, wenn beispielsweise ein Beteiligter sowohl die Aufgabe ausführt (R – Responsible) als auch der Ergebnis-Verantwortliche ist.
  • Nicht jede Zelle muss ausgefüllt sein: Nicht jede Rolle muss an jedem Teilbereich des Projekts beteiligt sein.

Analysieren und optimieren Sie das Ergebnis!

Nur selten gelingt eine Verantwortlichkeitsmatrix auf Anhieb. Je größer die Tabelle, desto höher die Wahrscheinlichkeit für unvollständige oder fehlerhafte Eintragungen. Die folgende Analyse hilft Ihnen dabei, diese Einträge zu finden und ggf. anzupassen. Analysieren Sie die Matrix nach den in Tabelle 10 aufgeführten Kriterien sowohl horizontal (Zeilen) als auch vertikal (Spalten).

Horizontale Analyse
Matrix-Inhalt Kontrollfrage
Viele R’s Müssen wirklich so viele Personen beteiligt sein?
Keine R’s oder A’s Wer erledigt die Aufgabe? Wer ist verantwortlich für das Ergebnis?
Mehr als ein A Wer ist wirklich dafür verantwortlich?
Viele C’s und I’s Müssen wirklich alle einbezogen werden?
Vertikale Analyse
Matrix-Inhalt Kontrollfrage
Viele R’s Ist der Beteiligte überlastet?
Keine Leerräume Ist der Beteiligte überlastet?
Keine R’s oder A’s Ist der Beteiligte für das Projekt wirklich wichtig?
Viele A’s Liegt die Verantwortlichkeit auf der richtigen Ebene oder kann sie nach unten delegiert werden?

Prüfen Sie abschließend auf viele leere Zellen: Eine große Anzahl leerer Zellen deutet auf fehlende Stakeholder hin.

Informieren Sie die Stakeholder über ihre Rollen!

Eine Verantwortlichkeitsmatrix spielt nur dann ihre Stärke aus, wenn alle Beteiligten ihre Rollen kennen und annehmen. Sorgen Sie dafür, dass die Rollen klar definiert sind und sich jeder Beteiligte seiner Aufgaben bewusst ist.

Weitere Tipps:

  • Erstellen Sie eine Hierarchie: Um unübersichtliche und große Tabellen zu vermeiden, verwenden Sie eine übergeordnete Verantwortlichkeitsmatrix und schlüsseln Sie diese später auf.
  • Erarbeiten Sie die Verantwortlichkeitsmatrix im Team! Dies stellt die Vollständigkeit sicher und erhöht das Rollenverständnis.
  • Trotz der vielen Möglichkeiten zur Codierung: Vergeben Sie nicht zu viele Codes und vermeiden Sie auf diese Weise eine schwer lesbare Matrix.
  • Die Methode spielt ihre Stärken besonders dann aus, wenn die Einträge analysiert werden und auf eine möglichst sinnvolle Balance der Verantwortlichkeiten im Projekt geachtet wird.
  • Eine Aufgabe sollte immer genau einen Verantwortlichen haben. Halten Sie sich das Bild eines Autos mit keinem Fahrer oder zwei Fahrern am Steuer vor Augen!
  • Zu viele Beteiligte an einer Aufgabe deuten auf langwierige Prozesse und überflüssige Arbeit hin – schauen Sie an diesen Stellen genauer hin!
  • Für schnelle und übersichtliche Aufgaben kann der Durchführende gleichzeitig der Verantwortliche sein (R und A in der RACI-Formel).
  • Zu viele Berater (C in der RACI-Formel) können Aufgaben verzögern.
  • Zeilen und Spalten können selbstverständlich vertauscht werden.

Quelle:
https://www.projektmagazin.de/methoden/verantwortlichkeitsmatrix