Im heutigen Beitrag widmen wir uns den häufigsten Fehlern, durch die Projekte zu Krisenprojekten werden. Es wird beschrieben worauf Sie bei Projekten achten sollen, damit diese nicht in Schieflage geraten.

Nichts bietet sich mehr an, als aus gemachten Fehlern zu lernen…

…insbesondere da so viele Statistiken über Erfolgs- und Misserfolgsfaktoren für Projekte vorliegen. Die Statistiken nennen als Fehlerquellen besonders häufig folgende vier Punkte:

  • Auftragsklärung
  • Kommunikation
  • Kompetente Projektleitung
  • Unterstützung durch das Management im Unternehmen

Mangelnde Auftragsklärung

Häufigste Fehlerursache ist eine unzureichende Auftragsklärung, häufig verbunden mit unkontrollierten Änderungen. Das Problem beginnt oft schon beim Vertrieb, der gegenüber dem Kunden unrealistische, mit den Ausführenden nicht abgestimmte Erwartungen weckt, was u.a. für den Business Case fatal ist. Durch die mangelhafte Auftragsklärung entstehen unvollständige oder widersprüchliche Anforderungen für die Planung. Auf solch dieser Grundlage kann ein Projekt sehr schwer umgesetzt werden.

Stellen Sie als Projektleiter sicher, dass Sie über die Dauer oder Kosten des Projekts sowie dem Projektinhalt und die Rahmenbedingungen (Risiken, Verfügbarkeit von Schlüsselressourcen, Beistellungen usw.) sehr genau informiert sind.

Und wenn die Informationen nicht frühzeitig zur Verfügung stehen, etwa weil Anforderungen erst im Laufe des Projekts ermittelt werden, dann beziehen Sie genau diese Auftragsklärung als Teil des Projekts in Ihr Angebot mit hinein. Hierzu emfiehlt es sich ein Teilprojket auf dem Wege einer Auftragsentwicklung mit agilen Methoden oder einem vorgeschalteten Six Sigma durchzuführen.

Sollten sich dann während des Projekts noch Änderungen ergeben, lassen Sie diese kontrolliert in Planung und Kalkulation einfließen, und zwar ausschließlich im Rahmen eines beiderseits vereinbarten Changemanagement-Prozesses. Das gilt auch bei agilem Vorgehen: Neue Anforderungen oder aufwandsträchtige Änderungen müssen erst durch das Changemanagement laufen, bevor sie priorisiert und ins Backlog einsortiert werden.

Kommunikationsdefizite

Kommunikation und Transparenz sind das A und O erfolgreicher Projekte

Oft müssen viele unnötige (Doppel-)Arbeiten oder Korrekturen nur deshalb erfolgen, weil man aneinander vorbei geredet oder sich nicht eindeutig auf das Wer-macht-Was geeinigt hat. Fehlerhafte Anforderungen, falsche Entscheidungen und böse Überraschungen sind typische Symptome schlechter Kommunikation.

Ihr Projektteam sollte zu jeder Zeit genau wissen, wer was wann liefern soll, wer dafür jeweils zuständig ist und an wen es Probleme oder auch erzielte Fortschritte meldet. Daher sollten Sie bei Ihrer Projektplanung auch auf die regelmäßige Kommunikation (Risiko-, Fortschritts- oder Verzugsmeldungen, Berichtswesen, Besprechungen usw.) und auf die Verfügbarkeit bzw. Verteilung von wichtigen Projektinformationen achten, indem Sie Rollen und Verantwortlichkeiten definieren sowie Mitteilungs- und Eskalationswege festlegen.

Idealerweise arbeitet das Projektteam am gleichen Ort. Gemeinsam genutzte Räume auf der Etage (für das direkte Gespräch – statt Telefonaten und E-Mails) und auf dem Projekt-Server (für Projektpläne, Prozess- und Zuständigkeitsbeschreibungen und im Team zu bearbeitende Dokumente) erleichtern die Kommunikation. Faustregel: Persönliches Gespräch vor Telefonat, Telefonat vor schriftlicher Kommunikation. Wenn das Projektteam sich nicht am gleichen Ort befindet kann man durch Kollaborations-Apps die Kommunikation durchführen.

Kompetente Projektleitung

Der Projektleiter muss der Aufgabe gewachsen sein

Als Projektleiter sind Sie natürlich zuallererst dafür verantwortlich, dass die oben angeführten Dinge richtig aufgesetzt und durchgeführt werden. Dafür müssen Sie erstens wissen, wie das geht und an was Sie alles denken müssen.

Eine Projektmanagement-Ausbildung über die “Projekterfahrung” hinaus ist die Grundlage für eine gute Projektleitung, denn an Erfahrung kann man ja vieles gesammelt haben, aber eine Ausbildung erweitert den Horizont aber fast immer erheblich und ermöglicht das Reflektieren des eigenen Handelns an Best Practices. Diese Skills werden im Management leider oft stark unterschätzt. Durch die NICHT-Ausbildung fehlt den meisten Projektleitern die Methodenkompetenz.

Neben Ihren Kenntnissen und Ihrer Erfahrung sollte das Projekt aber auch Ihr Können hinsichtlich der zu erwartenden Komplexität und Schwierigkeit nicht wesentlich übersteigen. Hier sind vor allem Abstraktionsvermögen gefragt und die Fähigkeit, fachliche Details zu delegieren (Stichwort “Loslassen”) und sich stattdessen auf Projektleitung- sowie Führungsaufgaben zu konzentrieren.

Fehlende Unterstützung durch das Management

Ihr Projekt braucht die Unterstützung durch Obere Management im Unternehmen

Gerade in Betrieben, in denen das Management den letzten Satz des vergangenen Absatzes (noch) nicht angenommen hat, stehen Sie auch als noch so guter Projektleiter oft auf verlorenem Posten. Denn Sie müssen um Fachabteilungs-Ressourcen kämpfen, auf die Sie keinen richtigen, disziplinarischen Zugriff haben, und sind auf Entscheidungen von Vorgesetzten angewiesen, die Ihre Arbeit für wenig wichtig und vordringlich halten. Oftmals verfügen Sie über keine gut funktionierende Infrastruktur und kein eingespieltes Team – und trotzdem tragen Sie die Verantwortung für das Gelingen von etwas, für das es meist wenig Erfahrungswerte, aber dafür viele Unsicherheiten existieren.

Auch das Vorhandensein von geeigneten Standards und Werkzeugen ist nicht automatisch eine Hilfe. Viele Unternehmen besitzen ein Projekthandbuch und viele Vorlagen sowie Prozesse für ihre Projekte, verwenden diese aber nicht konsequent. Vielfach tritt dieser Fehler gemeinsam mit den bereits beschriebenen Aspekten auf, zeigt sich in einer individuell unterschiedlichen Anwendung der Werkzeuge, unklaren Kompetenzen, unkoordinierter (mit den Fachabteilungen) Personalplanung, und/oder schlechter Kommunikation zwischen Team und den beteiligten Abteilungs-Silos. Wenn die Voraussetzungen und Umgebungsfaktoren für Projektarbeit nicht stimmen, können Projekte nur schwer erfolgreich sein!

Quelle: Projektmagazin > So bekämpfen Sie die 4-wichtigsten Fehlerquellen bei Projekten