RACI – Verantwortlichkeitsmatrix

Die RACI-Verantwortlichkeitsmatrix ordnet Projektaufgaben eindeutig Personen und Organisationseinheiten zu. Hierzu werden die Aufgaben oder Aufgabenbereiche den Beteiligten in einer Tabelle gegenübergestellt. In den Tabellenzellen legen Kurzcodierungen die Art der Verantwortlichkeit und Befugnis fest. Am weitesten verbreitet sind die vier Codes “R” für “Responsible”, “A” für “Accountable”, “C” für “Consulted” und “I” für “Informed”.

Einsatzmöglichkeiten von RACI

• Zuordnung von Aufgaben und Projektbeteiligten bei Initiierung und Planung
• Analyse von Projektkommunikation und Projektrollen
• Erstellung des Kommunikationsplans.
• Grundlage für die Anforderung von Ressourcen durch die Projektleitung der Linienorganisation.
• Input und Werkzeug für das Stakeholdermanagement
• Identifikation der verantwortlichen Person oder Organisationseinheit für Aufgabenbereiche, Arbeitspakete und Vorgänge
• Ermittlung des Zuständigkeitsbereichs und der Arbeitsbelastung einer Person oder Organisationseinheit innerhalb eines Projekts
• Identifikation von Rollenkonflikten (z.B. überschneidende Zuständigkeiten)

• Identifikation von Rollenkonflikten (z.B. überschneidende Zuständigkeiten)

Vorteile und Nachteile der RACI Matrix

• Überlegen Sie, welche Arten von Verantwortlichkeiten in Ihrem Projekt Anwendung finden sollen. Hierbei können Sie sich an der in Tabelle 1 dargestellten RACI-Formel orientieren. Diese Codierung ist weit verbreitet und ist Namensgeber für das Synonym “RACI-Matrix”.
• Überlegen Sie, welche Arten von Verantwortlichkeiten in Ihrem Projekt Anwendung finden sollen. Hierbei können Sie sich an der in Tabelle 1 dargestellten RACI-Formel orientieren. Diese Codierung ist weit verbreitet und ist Namensgeber für das Synonym “RACI-Matrix”.

Diskussion über Alternativen (RASCI, CAIRO & Co.)

Die RACI-Formel kann durch weitere Rollen abgewandelt bzw. ergänzt werden.

1. RASCI (oder RASC-I)

• Was ist neu? Das “S” für “Supportive” (Unterstützend).
• Definition: Eine “S”-Rolle unterstützt die “R”-Rolle aktiv bei der Durchführung der Aufgabe. Im Gegensatz zu “C” (das oft nur Input vorher gibt), packt “S” aktiv mit an.
• Wann sinnvoll? Bei komplexen Aufgaben, bei denen die “R”-Person auf die aktive Zuarbeit anderer angewiesen ist, um die Aufgabe zu vollenden. Es hilft, “helfende Hände” sichtbar zu machen.

2. CAIRO (oder RACIO)

• Was ist neu? Das “O” für “Omitted” (Ausgelassen) oder “Out of the Loop”.
• Definition: Diese Rolle wird explizit nicht in die Aufgabe einbezogen.
• Wann sinnvoll? Ironischerweise in Projekten mit zu viel Kommunikation. Wenn bestimmte Stakeholder dazu neigen, sich in Details einzumischen, wo sie nicht benötigt werden, kann ein “O” proaktiv klären: “Deine Expertise wird hier nicht benötigt, du musst dich nicht darum kümmern.” Es dient der aktiven Reduzierung von “Lärm”.

3. RACIQ

• Was ist neu? Das “Q” für “Quality” (Qualitätssicherung).
• Definition: Eine Person, die das Ergebnis der Aufgabe spezifisch auf vordefinierte Qualitätsstandards prüft.
• Wann sinnvoll? In Projekten, in denen die Qualitätsprüfung eine separate, kritische Funktion ist und nicht automatisch vom “A” oder “R” übernommen wird (z.B. Software-Testing, Lektorat bei Texten, rechtliche Prüfung).

4. RACI-VS

• Was ist neu? “V” für “Verifier” (Prüfer) und “S” für “Signatory” (Unterzeichner).
• Definition: Diese Variante teilt die Abnahme auf. Der “Verifier” prüft, ob die Aufgabe technisch oder fachlich korrekt erfüllt wurde (z.B. ein Tester). Der “Signatory” (meist das “A”) gibt auf Basis dieser Prüfung die endgültige Freigabe.
• Wann sinnvoll? In stark regulierten Umgebungen (z.B. Pharma, Banken, Luftfahrt), wo eine formale, oft mehrstufige Abnahme (Prüfung vs. Freigabe) zwingend erforderlich ist.

Sie können auch weitere Verantwortlichkeiten definieren, die für Ihre spezielle Projektorganisation passen. Anregungen hierfür bietet Ihnen die folgende Liste:

• Mitarbeiter mit Entscheidungsbefugnis
• Mitarbeiter mit Mitspracherecht
• Weisungsbefugter Mitarbeiter
• Verantwortlicher Linienmanager
• Mitarbeiter mit Überwachungsaufgaben
• Zwingend zu konsultierender Berater
• Optionaler Berater

Achten Sie aber darauf, nicht zu viele Verantwortlichkeiten zu definieren, um die Matrix nicht zu kompliziert werden zu lassen!

Vorgehensweise

Listen Sie die Projektaufgaben auf!

Erstellen Sie eine leere Tabelle. Die in Schritt 1 definierten Codes stellen Sie als Legende dar. Listen Sie nun die Projektaufgaben untereinander als Zeilenüberschriften auf. Orientieren Sie sich hierbei z.B. an Ihrem Projektstrukturplan, in dem die Projektinhalte definiert wurden. Eine Verantwortlichkeitsmatrix kann für verschiedene Aggregationsebenen erstellt werden. So kann eine übergeordnete Matrix für das Gesamtprojekt und detailliertere Versionen für Teilbereiche des Projekts erstellt werden.

Identifizieren Sie die Projektbeteiligten!

Die Projektbeteiligten werden als Spaltenüberschriften in die Matrix eingetragen. Hierbei können Sie entweder Projektrollen oder die Namen konkreter Mitarbeiter verwenden. In der Praxis findet sich eine allgemeine Verantwortlichkeitsmatrix mit Projektrollen häufig im unternehmensweit gültigen Projektmanagement-Handbuch. Für jedes Einzelprojekt wird die Matrix mit den konkreten Namen der Beteiligten gefüllt.

Ordnen Sie die Verantwortlichkeiten zu!

Füllen Sie die Schnittpunkte / Zellen der Matrix aus. Gehen Sie die Arbeitsaufgaben nacheinander durch und tragen Sie ein, welche Beteiligten wofür verantwortlich sind. Vergeben Sie den dazu passenden Code. Orientieren Sie sich an folgenden Richtlinien:

• Pro Zeile sollte nur ein Beteiligter der Ergebnis-Verantwortliche sein (A – Accountable).
• Pro Zelle können auch mehrere Codes hinterlegt werden, wenn beispielsweise ein Beteiligter sowohl die Aufgabe ausführt (R – Responsible) als auch der Ergebnis-Verantwortliche ist.
• Nicht jede Zelle muss ausgefüllt sein: Nicht jede Rolle muss an jedem Teilbereich des Projekts beteiligt sein.

Analysieren und optimieren Sie das Ergebnis!

Nur selten gelingt eine Verantwortlichkeitsmatrix auf Anhieb. Je größer die Tabelle, desto höher die Wahrscheinlichkeit für unvollständige oder fehlerhafte Eintragungen. Die folgende Analyse hilft Ihnen dabei, diese Einträge zu finden und ggf. anzupassen. Analysieren Sie die Matrix nach den in Tabelle 10 aufgeführten Kriterien sowohl horizontal (Zeilen) als auch vertikal (Spalten).

Prüfen Sie abschließend auf viele leere Zellen: Eine große Anzahl leerer Zellen deutet auf fehlende Stakeholder hin.

Informieren Sie die Stakeholder über ihre Rollen!

Eine Verantwortlichkeitsmatrix spielt nur dann ihre Stärke aus, wenn alle Beteiligten ihre Rollen kennen und annehmen. Sorgen Sie dafür, dass die Rollen klar definiert sind und sich jeder Beteiligte seiner Aufgaben bewusst ist.

Weitere Tipps

• Erstellen Sie eine Hierarchie: Um unübersichtliche und große Tabellen zu vermeiden, verwenden Sie eine übergeordnete Verantwortlichkeitsmatrix und schlüsseln Sie diese später auf.
• Erarbeiten Sie die Verantwortlichkeitsmatrix im Team! Dies stellt die Vollständigkeit sicher und erhöht das Rollenverständnis.
• Trotz der vielen Möglichkeiten zur Codierung: Vergeben Sie nicht zu viele Codes und vermeiden Sie auf diese Weise eine schwer lesbare Matrix.
• Die Methode spielt ihre Stärken besonders dann aus, wenn die Einträge analysiert werden und auf eine möglichst sinnvolle Balance der Verantwortlichkeiten im Projekt geachtet wird.
• Eine Aufgabe sollte immer genau einen Verantwortlichen haben. Halten Sie sich das Bild eines Autos mit keinem Fahrer oder zwei Fahrern am Steuer vor Augen!
• Zu viele Beteiligte an einer Aufgabe deuten auf langwierige Prozesse und überflüssige Arbeit hin – schauen Sie an diesen Stellen genauer hin!
• Für schnelle und übersichtliche Aufgaben kann der Durchführende gleichzeitig der Verantwortliche sein (R und A in der RACI-Formel).
• Zu viele Berater (C in der RACI-Formel) können Aufgaben verzögern.
• Zeilen und Spalten können selbstverständlich vertauscht werden.

Beispiel einer RACI-Matrix

Analyse dieses Beispiels:

• Aufgabe 1 (Budget): Die GF muss aktiv das Geld bereitstellen (R), aber die PL ist rechenschaftspflichtig (A) dafür, dass das Budget eingeholt und verwaltet wird.
• Aufgabe 2 (Design): Der Designer führt aus (R), aber das Marketing ist rechenschaftspflichtig (A) für das Ergebnis, da es die Marken- und Zielgruppenanforderungen verantwortet.
• Aufgabe 4 (Infrastruktur): Die IT führt aus (R). Die GF ist hier rechenschaftspflichtig (A), da dies eine strategische Infrastrukturentscheidung ist (z.B. Server-Standort, Sicherheit).
• Aufgabe 8 (Go-Live): Die PL führt die finale Abnahme durch (R), koordiniert also den Prozess. Die finale Rechenschaftspflicht (A) für den gesamten Relaunch liegt bei der Geschäftsführung.

Detailliertes Praxisbeispiel: Website-Relaunch mit RACI-Matrix

Um die Anwendung der RACI-Matrix zu verdeutlichen, betrachten wir ein klassisches Szenario: Ein Unternehmen plant den Relaunch seiner Website. Dieses Projekt erfordert die Zusammenarbeit verschiedener Abteilungen.

1. Identifikation der Aufgaben: Zuerst werden die wichtigsten Aufgaben und Meilensteine des Projekts definiert.

2. Benennung der Rollen/Beteiligten: Als Nächstes werden die Schlüsselrollen oder beteiligten Personen festgelegt. In unserem Beispiel sind das:

• PL: Projektleiter
• Marketing: Marketing-Manager (verantwortlich für Inhalte und Kommunikation)
• IT: IT-Leiter (verantwortlich für Technik und Infrastruktur)
• Design (Extern): Externer Webdesigner (oder eine interne Design-Abteilung)
• GF: Geschäftsführung (oder ein Entscheidungsgremium)

3. Zuweisung der RACI-Rollen: Nun wird für jede Aufgabe und jede Rolle festgelegt, welche Verantwortlichkeit besteht.

Die RACI-Matrix für den Website-Relaunch:

Analyse des Praxisbeispiels

Betrachten wir einige Zeilen, um die Zuweisung der RACI-Rollen zu verstehen:

• Aufgabe 1 (Projekt-Kick-off): Der Marketing-Manager führt die Präsentation durch (R), aber die Projektleiterin ist letztlich dafür verantwortlich, dass das Kick-off erfolgreich ist und alle Beteiligten informiert werden (A).
• Aufgabe 3 (Design-Konzept erstellen): Der externe Designer ist “Responsible” (R) für die Erstellung des Konzepts. Die Geschäftsführung hat hier das “A” (Accountable), da sie die finale strategische Freigabe für das visuelle Erscheinungsbild der Marke gibt.
• Aufgabe 5 (Inhalte erstellen): Das Marketing ist “Responsible” (R) für die Erstellung der Inhalte. Die Geschäftsführung trägt die finale “Accountable”-Rolle (A) für die Richtigkeit und Botschaft der Unternehmenskommunikation.
• Aufgabe 7 (Tests & Qualitätskontrolle): Die Projektleiterin koordiniert die Tests (R), um sicherzustellen, dass alles reibungslos läuft. Die IT ist “Accountable” (A) dafür, dass die technische Funktionalität der Website den Qualitätsstandards entspricht.
• Aufgabe 8 (Go-Live): Hier arbeiten Marketing und IT gemeinsam “Responsible” (R) für die Durchführung. Die Projektleiterin ist “Accountable” (A) für den erfolgreichen Start der gesamten Website.

Dieses Beispiel zeigt, wie die RACI-Matrix Klarheit über Zuständigkeiten schafft und sicherstellt, dass für jede Aufgabe sowohl ein Ausführender als auch ein letztlich Verantwortlicher benannt ist.

FAQ

Quelle:
https://www.projektmagazin.de/methoden/verantwortlichkeitsmatrix