Deming Döngüsü (PUKÖ) sürekli iyileştirmeyi göz önünde bulunduran bir metod olarak bilinir.
Deming Döngüsü, Walter Shewhart tarafından “sürekli iyileştirme” çalışmaları için 1939 yılında yazmış olduğu Statistical Method From the Viewpoint of Quality Control isimli kitabında belirtilmiştir. Daha sonra Edwards Deming döngü de bazı değişiklikler yapmış ve modeli günümüzdeki PUKÖ Döngüsü haline getirmiştir. PUKÖ kalite yönetiminden gelir ve başlangıçta sürekli iyileştirme sürecine hizmet eder. Proje çerçevesinde uygulanırsa gücünü en etkili gösterir.
PUKÖ (Planla – Uygula – Kontrol Et – Önlem Al), orjinali PDCA (Plan, Do, Check, Act). Bu süreçte yer alan her bir aşamada aşağıdaki tabloda belirtilen işlemler gerçekleşir (Bakan, 2006, 324).
Deming in yaklaşımı, işyerinde çalışanların karar mekanizmalarına dahil edilmesine dayanmaktadır. İş yerinde bir ürünün kalite problemi varsa, sorumluluğun % 94’ünün yöneticilere ait olduğunu tesbit etmiştir.
Çalışanların kaliteyi yüksek seviyeye getirebilmeleri için kendilerine söz hakkı verilerek önlerine çıkan engelleri kaldırmaları sağlar ve şevklerini arttırarak daha kaliteli iş yapmaları sağlanır (Şimşek, 2007, 111).
Deming Döngüsünün (PUKÖ) faydaları:
- Daha etkin ve verimli çalışabilmek için
- Ekip de şeffaf iletişim ve rolleri belirler
- İlk defa da doğru yapmayı hedefler
- Çalışanların proaktif olmasını sağlar
- Çalışanların işleyiş esnasında oluşan aksiliklere anında müdahale edilecek ortamlarda
PUKÖ nezman devreye girer?
- Yeni bir çalışmaya başlarken
- Sürekli kaliteyi iyileştirmek istenirse
- Yeni işleyiş şekli düşünürken
- Mevcut olan işleyişleri daha iyi yapmak için
Ön şartlar
- Bu çalışmayı yapan aktörler kontrol önlemlerini uygulamak için gerekli yetkilere sahip olmalıdır.
- Kontrol edilecek sistem, küçük değişikliklere karşı dengesiz bir hal almamalıdır (yani “domino etkisi” veya “kelebek etkisi”).
- Sistem değişimi için yeterli zaman ayrılması gerekir.
- Proje yönetim sistemi sürekli iyileştirme isteğine sahip olması gerekir.
Yeterlilik
Temel kullanımda farkı yetenek veya ustalık gerekmemektedir. Ancak zor bir durmda, yönetim sisteminin ustalığını gerektirir (örneğin kalite, projeler, riskler).
Gerekli bilgi
- Hedefin tanımı
- Müdahale gerektiren durumun en doğru ve kapsamlı açıklaması
- Çözüm gerektiren durumun bulunduğu çevrenin hakkında mümkün olduğunca kapsamlı bilgi olması
- Benzer durumlardan tecrübe edinin
Gerekli yardımlar
- İzlenecek göstergeler için ölçüm seçenekleri (örneğin, hata listeleri)
- Denetleme (Controlling) önlemlerini ve etkilerini belgelemek için uygun araçlar
Elde edilen sonuç
- Geliştirilmiş sisteminiz (proje, ürün, süreç)
PUKÖ (PDCA) Aşamaları:
Planla
PUKO döngüsünün ilk ve en kritik adımı planlama aşamasıdır. Bu aşamada planlanan işin kimler tarafından, neden, nasıl, nerede, ne zaman, ne kadar sürede yapılacağı kararlaştırılır.
Planlama aşamasında her noktanın düşünülmesi, görev dağılımlarının ve hedeflerin düzgün olarak belirlenmesi, PUKÖ nun son adımı olan Önlem al aşamasında yapılacakları en aza indirecektir.
Eğer planlama aşamasına gereken önem verilmez ise, kontrol al ve önlem al aşamalarında yapılacak olan uygulamaların maliyeti çok fazla olacaktır.
Yapılacak iş ya da hedefler belirlenirken, alınacak kararlar gerçek verilere dayalı ve gerçekçi olmalıdır. İlk başta çok yüksek hedeflerin konması ve bunları gerçekleştirilememesi durumunda motivasyon düşecek ve verimsizlik başlayacaktır.
Uygula
PUKÖ döngüsünün ikinci aşamasıdır. İlk aşamada planlanan faaliyetlerin belirlenen kişi yöntem ve zamanlarda gerçekleştirildiği aşamadır. Bu aşamada kullanılan istatistiksel yöntemlerden elde edilen veriler PUKO nun üçüncü adımı olan Kontrol et aşamasının girdisini oluşturur.
Kontrol Et
PUKÖ döngüsünün üçüncü aşamasıdır. Planlanan hedeflere ne kadar ulaşıldığı belirlenir. Hedeflere ulaşıldı ise, yapılan uygulama faaliyetleri kontrol edilir ve standartlaştırılır.
Önlem Al
PUKÖ döngüsünün dördüncü ve en son aşamasıdır. Kendi içinde PUKÖ döngüsü içerir. Planlanan faaliyetler ile yapılan uygulamalar arasında ortaya çıkan farklılıkların, sapmaların nedenleri araştırılır ve bunların ortadan kaldırılmasına yönelik faaliyetler başlatılır.