On sene önce başlayan dijitalleşme, zamanımızda artık kurum ve şirketlere de ulaşmış bulunuyor. Dijitalleşme sürecine giren şirketler bu değişimi dijital dönüşüm olarak adlandırır.
Dijitalleşmenin önemini algılamış kurum ve şirketler bu değişim sürecini en kısa zamanda tamamlamak için, teknik açıdan yaklaşarak verimli uygulamaları yürürlüğe koyarak dijital dönüşümde başarılı olduklarını düşünüyorlar. Bu şekilde davranan şirket ve kuruluşlar, bu yanlış davranış ile realiteye ulaşamadıklarını gösteriyorlar.
Bir şirket dijital dönüşümü başarılı bir şekilde gerçekleştirmek istiyorsa, tek olarak teknik çözümlere dayalı çalışmalar yapmamalı. Dijital dönüşüm sürecinde yapısal ve sistematik değişiklikler söz konusu olduğundan dolayı farklı bir yaklaşım ile konuyu ele alması gerekiyor.
Dijital dönüşüm demek, şirket ve kuruluşlardaki tüm seviyelerin bütünsel değişikliklerini gerektiren ve büyük ölçüde etkileyen kültürel bir değişim demektir.
Yani şirket ve kuruluşların tüm yapı ve iş süreçlerini gözden geçirmek anlamına gelir. Ancak bu yaklaşım ile şirketinizin / kuruluşunuzun dijitalleşmeye hazır olup olmadığını öğrenebilirsiniz!
Şirket ve kuruluşların dijitalleşme dersindeki ev ödevlerini yapmaları şarttır!
Dijital dönüşüm ama nasıl?
Bazı şirketler dijital dönüşüm sürecini hızlandırmak pahasına dijitalleşme danışmanları tutarak ilerlemek istiyorlar. Genelliklede bu danışmanlar, yapay zeka, bulut teknolojisi, yeni yapılanma (pragmatik Ambidexty), sistem ve yöntem çerçevesinde çevik organize şekilleri gibi moda kelimelerle yüzeysel çözümler sunarlar.
Bu şekilde ilerlemek isteyen şirketler genellikle zaman ve para kaybına uğrar. Size tavsiyem, hızlı çözüm endeksli yaklaşımı bir kenara bırakıp sakin bir şekilde şu soruyu kendinize sorun!
Dijital dönüşüm sürecinde, şirkete veya kuruluşa özgü adımlar ile dijital dönüşümü nasıl başarılı uyguluyabiliriz?
Ne yazık ki, şirketlerin çoğunluğu bu soruyu cevaplayabilecek ev ödevlerini yapmıyorlar. Ne yöneticiler, çalışanlar ve şirket yapısı ne de bilişim teknoloji (BT) departmanı, dijitalleşme ile bütünsel olarak mücadele etmek istemiyor. Teknik açıdan belki evet, ama kültürel olarak hiçbir şekilde bu konuya yaklaşılmıyor!
Bu durumu nasıl değiştiririz?
Yönetim kurulu seviyesinde sorumluluklar belirleyin!
Dijital dönüşümü, geniş çaplı bir değişim yöntemi (Change Management) olarak değerlendirin. Sonuç da bu değişim küçük bir bilişim projesi olmadığından dolayı, yönetim kurulu ve idare heyeti bu değişimi başlatması ve eşlik etmesi şarttır. Amaç, yapıları ve rolleri yeniden düzenlemek ve şirketin dönüşüm sürecini başarıyla yürütebilecek bir konum için insanları hazırlamaktır.
Bu nedenden dolayı yönetim kurulu seviyesinde yeni bir pozisyon tanımlanması gerekir. Bu pozisyonun adı CEDO (Chief Enterprise Development Officer) ve şirketin hiyarşik yapısında dijital dönüşümün motoru olarak tanımlanıyor.
CEDO nedir?
CEDO, danışman konumunda olan tek birisi olarak anlaşılmasın. Bu pozisyon diğer yönetim kurulu üyeleri ile göz hizasında bulunan bir konumdur! CEDO nun sorumluluk alanı şirketin gelişimini etkiliyecek birim ve bölümlere hakim olmalıdır. Bu hakimiyete ulaşabilmek için kurumsal gelişim, insan kaynakları ve bilişim teknoloji birimleri sorumluluğu altında olmalıdır. Bu formasyonda CEDO ve ekibi dijital dönüşüm sürecinde başa çıkacak bir altyapı oluşturmuştur.
CEDO, değişim öncüsü olarak, çalışanlar ile konuşur, değişimi anlatır, taraftar kazanır ve adım adım tüm şirketin bu değişime gitmesini sağlar.
CEDO nun geniş alanlarının birini yakından incelememiz gerekiyor. Dijital dönüşüm sürecinde tüm işleyişlere hakim olan CEDO, birimlerdeki silo (ambar) zihniyetini ortadan kaldırmasıdır. Bunun için bütünsel düşünür ve şirketin tüm birimlerinde (BT de bunun içindedir) gerekli düzeltme işlemleri ile ilgilenir.
Silo zihniyeti = Her birim kendi çapında problemleri çözmeye çalışır. Bu süreç de diğer birimler ile istişare edilmez. Birimin bu davranışı şirketi yavaşlatır ve uygulamaların bütcesi yüksek olur.
Dönüşüm sürecinde silo zihniyetini kırmak için CEDO birimlerdeki uzmanları yuvarlak masada bir araya getirir ve fikir alışverişinde bulundurur. Bu formasyon ile birlikte (istişare) dönüşüm sürecindeki adımlar atılır ve sonuç olarak silo zihniyeti ortadan kalkar. İstişare fikrini geliştirmek için CEDO ve ekibi birimlerin bir arada çalışılabilecek ortamlar için plan ve program organize eder. Sonuçta birimlerin bir arada uygulama planı oluşturması ve birimler arası alınan kararlar ile dijital dönüşüm sürecini başarı ile kapatmaktır.
Bu süreç de içinde şirketin hedefleri, organizasyon işleyişleri veya yapılar değişirse, kullanıcı rolleri de değişecektir. Bu neden dolayı kurumsal gelişim, insan kaynakları ve bilişim teknoloji birimleri bir arada bulunması ve çok yakın beraber çalışmaları gerekir.
Şirket / Kuruluşunuzda, proje ofisiniz varsa, bu birimde CEDO nun sorumluluğu altına verilmesi gerekir. Dijital dönüşüm çerçevesinde yürütülen değişim projeleri bu birim içinde koordine edilir. Bu şekilde tüm proje müdürleri ve birimlerde bulunan uzmanlar birbiri arasında iletişim sağlayarak, uyumlu çalışma sağlanır.
CEDO nun özelliklerden bir tanesi de, şirketin işleyişlerini çok iyi bilmesidir. İşleyişlere, birimdeki uzmanlardan daha farklı bir bakış açısı sergilemesi gerekir. Bu fikir jimnastiğini yapabilmesi için, işleyişleri aynı seviyede anlayan bir çalışan ile gerçekleşir yada dışarıdan bir işleyiş danışmanı tutulur.
CEDO, iyi bir işleyiş uzmanı olması dışında iyi de bir iletişim yeteneğine sahip olarak, çalışanlara şeffaflık ve motivasyon ile karşılık verir.
CEDO değişim sorumlusu ve proje müdürü olarak her birimin ihtiyaçları ve istekleri çerçevesinde dijital dönüşümü uygulayarak şirket hedeflerine ulaşmasını sağlar.
Sonuc da bu yaklaşım, zorluklara karşı aktif mücadele ederek şirketin kültürünü dijital dönüşüm ile beraber değiştirir. Şirket, dijital dönüşümün gerektirdiği veya mümkün kıldığı kültürel değişimin gerçekleştirilmesi için zorlukları aktif olarak ele alabilir.
Bu yaklaşım, zorluklara karşı aktif mücadele ederek şirketin kültürünü dijital dönüşüm ile beraber değiştirir.
CEDO nun yönetim kurulu tarafından meşrulaştırıldıktan sonra yapması gereken ilk adımlar:
- CEDO tüm yönetim kadrosu ile (yönetim kurulu ve birim başkanları) birlikte dijital dönüşümü gündeme taşıyarak bu sürecin risk ve faydalarını katılımcılar ile istişare ederek beraber çözüm stratejisi geliştirirler.
- Birimlerin büyük akış çizelgelerini bu dönüşümde çalışanlar için anlaşılır bir şekile getirilmesini sağlar. Bu şekilde proje aşamalarında hangi rol ve işlerin olduğunu şeffaf bir şekilde ortaya çıkarır. Bu yaklaşım, proje içinde bulunan uzmanların işleyiş çerçevesinde düşünmelerini sağlar.
- Geleneksel iş tanımlarını ortadan kaldırır ve bunun yerine rol tanımlarını ve hedef anlaşmalarını uygular.