[responsivevoice_button voice=”Turkish Female”]

Dijital dönüşüm sürecinde en etkilenen birim BT (bilişim teknolojileri) olmaktadır. BT başkanı ve çalışanları kendini yeniden tanımlaması gerekir. Bu yazımda, şirketlerin BT biriminin değişim sürecinde nelere dikkat etmesi ve hangi vasıflara sahip olması gerektiğini sizler ile paylaşacağım.

Dijitalleşmenin motoru olan BT departmanının dijital dönüşümdeki rolü

Dijitalleşmenin hayatımızda derin bir etkisi olduğu aşikar. Özellikle BT (Bilişim teknolojisi) yöneticisi olarak meslek hayatınızı olağanüstü etkilemektedir.

Teknolojik yeniliklerin uygulanması da (bulut bilişim, endüstri 4.0,…) BT birimi için bir zorluk teşkil etmektedir. Bu zorlukların içinden kazanan olarak çıkmak istiyorsanız BT biriminizi yeniden tanımlamanız gerekir.

Bir BT yöneticisi olarak her gün kendinize şu soruyu sormanız gerekir. Dönüşüm sürecindeki olasılıklara her gün göz hizasında (özellikle insan gücü ve know-how konusunda) karşılaşabiliyormuyum?

Bu soru olumsuz ise, BT biriminin yapılanması yetkililer tarafından yeniden değerlendirilmesi gereklidir.

Önümüzdeki yıllarda piyasalarında kalmak isteyen şirketler, karşı tarafın (beraber çalıştıkları şirketler, müşteriler) değişen beklentilerini karşılamak için teknolojiler (bulut bilişim, endüstri 4.0,…) uygulamak zorundadır.

Teknolojik bir lider olarak, dijitalleşme sürecinde gelen taleplere cevap verebilmek için iç ve dış stratejiler geliştirilmelidir. Amacınız, mevcut ve gelecekteki teknolojik talepleri karşılayacak kadar esnek dijital yapılar oluşturmak olmalıdır. Bundan dolayı BT biriminizin stratejik boyutu çok önemlidir.

BT başkanı olarak tasarımcı ve etkinleştirici olmalısınız

Küçük ve orta ölçekli işletmeler (KOBİ’ler) iç ve dış süreçlerini dijitalleştirmekten kaçınamazlar. Bununla birlikte, birçok yönetim kurullarında, Baş Teknoloji Sorumlusu (CTO) ve ekibine hangi rol ve becerilerin verileceği konusunda anlaşmazlık vardır.

Aslında, sorunun cevabı oldukça basit… Dijital yeterlilik işiniz için faydalıysa, CTO ve ekibinin rolü ve uzmanlığı, stratejik olarak ekonomik açıdan teşvik edilmelidir.

BT yöneticilerin dikkate almasi gereken altı yeni rol modeli

Dijitalleştirme bağlamında proje yönetimi

Uzun zamandır, disiplinlerarası ekiplerle beraber birimler arası projeler, BT sorumluluğu altında gerçekleştiriliyor. BT Başkanı bu gerçekten ne çıkarması gerekiyor? BT başkanı projeyi sahiplenir ve bu kontrolü de ilgili birimlerden gelen proje personeli ile kişisel iletişim aracılığıyla sabitleştirir.

Özellikle küçük şirketlerde, BT başkanının rolü, projelerde artan teknolojik karmaşıklık nedeniyle, proje yöneticisine doğru yönelmekte. Proje yöneticisi olarak da disiplinlerarası ekiplerin etkileşiminde merkezi bir konum halindedir. Kısacası, BT Başkanı, kuruluşunuzdaki analog ve dijital dünya arasındaki kritik arayüz haline gelir.

Kullanıcı deneyimi uzmanı

Birimlerarası projeler çerçevesinde, BT birimi, işleyişleri daha yakından incelemeli ve sorguluyabilmelidir. Bu davranış bir yandan projede çalışanlar ile yakın işbirliği gerektiriyor. Öte yandan, birimler arasında iletişimini sağlayarak, beraber hareket etmek gerekir.

Tüm şirket verileri uzmanı

Sosyal medya analiz verileri, muhasebe bilgileri veya materyallerden elde edilen veriler, genellikle farklı sürücülere dağılmıştır. BT birimi, veri uzmanı olarak kontrolü elinde tutuyor ve her bir kullanıcı grubuna neyin nerde olduğunu ve bilgiler ile neler yapabileceğini açıklıyabiliyor. Bu, veri araçları, yöntemler, veri kaynağının durumu, şirketin iş süreçlerini gösterebiliyor. Bu bilgileri analiz ederek işleyiş süreçlerini görebilmek, uzmanlık gerektirir.

İş süreçi tasarımcısı

Şirketler şubeler arası mevcut kurumsal süreçleri uyumlu hale getirmek için, yazılım çözümleri satın alıyorlar. Ancak, bu çözümleri kurulu süreçler ve sistemler ile dengelemek genel anlamda zordur. İlerde, sistemlerin adaptasyonu ile süreçlerin adaptasyonu arasındaki dengeyi sağlamak BT biriminin görevi olacaktır.

İç ve dış güvenlik uzmanı

Bilişim dünyasının iç içe olmasından dolayı güvenlik konusunu birim içi veya kurum içi BT çözümlerinin tasarımı ve işletilmesiyle sınırlamak yeterli değildir.Güvenlik ancak iç ve dış işbirlikleri ile sağlanabilinir. Bunun için, BT, şirketi içinde doğrudan size rapor veren merkezi bir güvenlik birimi kurulması önerilir.

Yazılımcı dan hizmet veren sürücüye doğru

Geçmişte Bölümler, BT birimine istekleriyle gelir, ve sonrasında satın alınmış veya geliştirilmiş bir çözüm ile bölümlere sunulmuştur. Bölümlerin müdahele etme şansı yoktur ve sonuçla yaşamak zorunda kalmıştır. Bugün ise, projenin başlangıcından itibaren bir çözüm üzerinde birlikte çalışılır, gelişim adımları düzenli olarak gözden geçirilir ve gerektiğinde müdahele edilir.

BT birimi aynı zamanda, bilgi taşıyıcısı, dahili servis sağlayıcısı ve danışmandır. En uygun çözümün seçilmesi ile iş hedeflerinin gerçekleştirilmesine yardımcı olur. Bunun için BT birimi kendi piyasasına hakim olmalı, inovatif gelişmeleri takip etmeli ki, gerekli (geçici) personeli ve hizmet sağlayıcılarını seçebilsin.

Teknolojik değişim için büyük bir bütçe gerekmektedir

Küçük ve orta ölçekli işletmeler, söz konusu alandaki konumlarını iyileştirmek için teknolojik yatırımların dış kaynak kullanımı, teknik danışmanlık, sistem entegrasyonu ve iletişim yatırımlarının, geçmiş yıllara göre daha da fazla arttırılması gerektirmektedir. Bu yatırımların büyük bir bölümü de bulut bilişim çözümlere gerekli yatırımlardan oluşmaktadır. Ancak orta ve uzun vadede bu giderler karşılığını verecektir.

Küçük ve orta ölçekli firmaların teknolojik değişim konusundaki artan taleplerini karşılamak için, hem ilgili bölümlerde ek bilgi birikimi açısından, hem de dış hizmet sağlayıcılara bulut bilişim gibi üst düzey teknolojik konuların planlanması ve dış kaynak kullanımı ile ilgili olarak, BT bütçesi gerçekçi bir şekilde planlanması gerekir. Ve bu planlama tek yeni sunucu alımından ibaret olmamalıdır! Burada, yönetim, kısa zaman içinde orta ve uzun vadeli dijital stratejinin çerçevesinde gerekli yatırım planlamalarını yapmalıdır.

Kültürel değişim: zihinsel tutum olarak değişim

‘Büyük değişiklikleri bir gecede değil, ancak adım adım baş edebilirsiniz’

Yürümeyi öğrenmeye yeni başlayan çocuklara bir bakın! Her yeni adımda, küçük başarılarının tadını çıkarıyor ve bir sonraki adıma geçmek için bir motivasyon olarak görüyorlar. Ayrıca, düşmekten de korkmazlar. Düşseler bile, bu işleyişin bir parçası gibi görünür (Fail Fast). Motivasyon demiştik… Çocuklar yürümenin emeklemekten ve koşmanın da yürümekten daha hızlı olduğunu bilir ve onlara farklı perspektifler sunduğunu bilir.

Aynısı teknolojik değişiklikler için de geçerlidir. İlk adım en zor olandır, ancak bunu bir kez yaptıktan sonra ikinci adım daha kolaydır. Neden kafanızda tasaladığınız ilk adımları şimdi atmıyorsunuz?

  • Çünkü korkularımız yenemediğimizden dolayı çıkamıyoruz!
  • Çünkü işlerin yanlış gitmesinin birçok nedenini görüyoruz!
  • Çünkü bazı şeylere güvenmiyoruz!

Bir de değişiklik olmadığında oldukça rahat ediyoruz. Bu nedenle, şirketinize kültürel bir değişim ve zihinsel bir tutum oturtmamız gerekiyor. Bunu başarabilmek için size beş ipucu…

  1. BT projelerinin başarısını ölçün. Neyin iyi çalıştığı ve neyin işe yaramadığını ortaya çıkarın. Hangi hatalar yapıldı ve neden? Bir dahaki sefere daha çok nelere dikkat etmelisin? Projenin tamamlanmasından sonra, tüm katılımcılarla oturun ve yoğun bir proje takibi yapın. Sonuçlarınızı çizin ve projelerin başarısını analiz etmeye başlayın ve gelecekteki projelere dahil edin.
  2. Verilerinizin kalitesini arttırın. Bulut bilişim veya büyük veri platformları gibi dijitalleşme girişimlerinin gücünden yararlanmak için kurumsal verilerinizin kalitesini yükseltmeye başlamalısınız. Tabii ki, bu çalışma bir gecede olmaz ama ilk bununla başlanmalı ve ilk adım atılmalı. Ancak bu şekilde şirket verilerinizin kalitesini sürekli olarak optimize edebilirsiniz.
  3. Yardımcı sistemleri kapatın. Bir meslektaşınızın, merkezi sürücüden ziyade bilgisayarının masaüstünde önemli verileri depolamayı tercih ettiğini biliyor olabilirsiniz. Sonuç: Aslında bunun için satın alınan sistem göz ardı edilir ve iş arkadaşının verileri yalnızca düzenleme ve gecikme ile aktarılır. Bundan dolayı süreç verimliliği acı çekiyor ve şirketinizin denetim güvenliği savunmasız. Bu tür gelişmeleri durdurmak için mümkün olduğu kadar erken başlayın. Ayrıca veri güvenliği ve saldırılara karşı koruma sistemleri oluşturun.
  4. Baş tekellerini azaltın: Konu, birçok orta ölçekli şirkette tabu bir konudur: (Uzun vadeli) bağlılıkları nedeniyle muazzam bir uzmanlık geliştirmiş ancak paylaşmaktan çekinmeyen çalışanlar. Bir dokunulmazlık şemasına dayanarak, bilgi bir güç aracı olarak kullanılır veya yalnızca eşdeğer bilgi karşılığında paylaşılır. Ancak, teknolojinin değişime girdiği bu zamanda, çalışanlar ve bölümler arasındaki tercübe (know-how) transferleri normal olmalıdır. Bunun için iş birliliğini destekleyen altyapılar (SLACK, Forumlar,…) çalışanlara sunulmalıdır.
  5. Bölümsel düşüncenin üstesinden gelme: Kurumlar arası BT çözümleri, çalışanlar genel sürecin çıkarlarına göre hareket ediyorlarsa, yalnızca bölümler arasındaki süreçleri optimize edebilir. Bireysel birimlerin silo düşüncesi aynı kalırsa, en gelişmiş yazılım çözümünün edinilmesi bile şirketinizin dijital dönüşümüne katkıda bulunamaz.

Sonuç: BT yöneticisi, yapıcı ve bilgi kaynağı haline geldi

Her şeyden önce ekibi ile beraber BT yöneticisinin klasik çalışma alanları (Veri merkezi, sunucu ve yazılım), eski bir modeldir. Artık BT birimi, yapıcı ve birimlerarası bilgi kaynağı rolünde akıllı stratejistler ve yönetim kurulu genelinde düşünebilecek proaktif tasarımcılar olması gerekiyor. Bu yüzden CTO’lar sadece teknolojik anlayışla değil, aynı zamanda süreç yetkinliği, liderlik tecrübesi, disiplinlerarası çalışma ve ticari tecrübeyle de puan alan genelciler olmalıdır. Bunun içinde BT birim ekibi bu yeni role cevap verecek şekilde kurulması gerekmektedir!

Birçok yönetici direktör, işletme ve BT uzmanlığını tek bir kişide görmek ister. Bunun dışında dijitalleşme konusu stratejik bir konu olarak teknik yönetimde yer almamalıdır ve derhal şirket yönetimine yerleştirilmelidir!

Özetle

• Klasik BT yönetici dönemi bitmiştir. istenilen BT yöneticisi disiplinlerarası çalışmalarda BT bilgisi ve proaktif tasarımcılara sahip olmalıdır.
• BT ekibi, BT liderinin bu yeni rolünü yerine etirebilmesi için uygun olmalı ve elinden geleni yapmalıdır.
• Bir BT lideri, bulunduğu işyeri için bir BT vizyonu geliştirebilmeli ve lider olarak şeffaf olmalıdır.
• Dijitalleştirme, BT yetkilisinin öncülüğünde stratejik bir yönetim konusu haline gelir.


Daha çevik (Agile) ve verimli bir BT departmanları için şirketinizdeki iş hedeflerinin ve teknolojik dönüşümün olarak uyumlaştırılmasında proaktif bir katkıda bulunabilmek için, dört temel tavsiye:

  • Bir BT Yönlendirme Komisyonu (IT Steering Committee) başlatın. Bu komisyon BT’ye büyük güçlü ilgi duyan farklı bölümlerden yöneticilerden oluşmalıdır.
  • Proje yönetimi süreçlerini gözden geçirin. Gelecekteki tüm BT projeleri için merkezi bir liste tutun ve her projeye şirket değer katkısına göre öncelik verin.
  • Çevik yöntemler oluşturun. Özellikle BT biriminde çevik çalışma son derece önemlidir (Scrum). Sprintler burada uygulamaya yardımcı oluyor. Uzun vadeli planlar yapmayınız, esnek ve çevik olmak için kısa aşamalar yapınız.
  • Kuruluşunuzun tüm bölümleriyle temasa geçin. Şirketinizin tüm birimleri ile temasa geçin ve ilgili birim başkanı ile düzenli iletişimde bulunun. Misalen bu görüşmeler öğle yemeği randevusu yada birimlerin düzenli yapılan toplantı ziyareti olabilir.