Gününüzün sonunda yapmak istediğiniz işleri bitirebildinizmi? Cevabınız ‘hayır’ ise yanlış zaman yönetimi sebebi olabilir. Bu yazımda zaman yöntemi hakkında en tanınan uygulamalar ‘best practice’ hakkında bilgi aktarmak istiyorum.

Hepimizin işlerini halletmek için günde 24 saat zamanımız var. Zaman kavramımız değişmemesine rağmen sanki gündelik hayatımız daha hızlı bir hale geldi. Yapılması gereken işlerin miktarı ve hızı son derece arttı, ki bunu da günümüzde hızlandırılmış iletişime (e-posta ve akıllı telefon) borçluyuz.

Bu hıza karşı koyabilmek için iyi bir zaman yönetimi yaşayabilmek gerekir. Bunun için de etkenleri iyi analiz etmemiz ve elimizden geliyorsa, engellememiz gerekir. Etkenleri tesbit etmek için farklı uygulamalar ve yöntemler mevcuttur. Teknik ve metodlar dışında net ilke ve amaçlar belirlenmesi gerekmektedir. İyi bir zaman planlamasını yaşayabilmek için farklı alanrada farklı yaklaşımlar uygulamanız gerekmektedir.

Bu alanları yedi bölüme ayırdım ve her bölüm için en uygun yaklaşımı sıraladım.

  • Faaliyetlerin planlanması ve önceliklendirilmesi
  • Amaçlı, odaklı çalışma
  • Rasyonel telefon görüşmeleri
  • Hayır diyebilmek
  • Toplantılar / Konferanslar
  • Arızalar
  • Düzensizlik/ Dosyalama

Faaliyetlerin planlanması ve önceliklendirilmesi

  • Kendi hedeflerinizi geliştirin
  • Dış hedefleri entegre edin
  • ABC analizi yapın
  • Alplen yöntemini kullanın
  • Eisenhower prensibi uygulayın
  • Zaman takip kitabı tutun
  • Çalımaların kesinleştirilmesi sağlayın
  • Faaliyetleri sıkı kontrol edin

Amaçlı, odaklı çalışma

  • Sistematik bir çalışma uygulayın
  • Çalışmanızı sahiplenin
  • Fizyolojik performans eğrisini gözlemleyin
  • Kaliteli iş çıkarmaya odaklanın
  • Organizyonu hızlandırmak için araçlar belirleyin
  • Çalışma yaptığınız dosyayı bir kere ele alın
  • Mükemmeliyetçilikten kaçının

Rasyonel telefon görüşmeleri

  • Telefon blokları ile çalışın (konuşmak için zaman belirlemek)
  • Arama öncesi yeterli hazırlanın
  • Görüşmelerde liderliği elden vermeyin
  • Telefon görüşmesi olmayan boş zamanları iyi değerlendirin
  • Geri arama teklifinden kaçınmayın
  • Modern iletişim teknolojisi kullanın

Hayır diyebilmek

  • Şeffaf ilkeleri ve hedeflerin olmasını sağlayın
  • Etkileri tahmin edin
  • Hasar minimizasyonunu düşünün
  • İç sesini dinleyin
  • Faaliyet planıyla ilgili kaygının karşılaştırın

Toplantılar / Konferanslar

  • Hedefleri tanımlayın
  • Katılımcıların doğru seçin
  • Disipline değer verin
  • Tartışma için çerçeve belirleyin
  • Zaman çerçevesini belirtin
  • Yöntemler ile çalışın
  • Bir sayfalık protokol prensipini uygulayın

Arızalar

  • İleriyi düşünerek, müşteri açısından değerlendirerek çözüm üretin
  • Katılımcılar ile kurallar geliştirin
  • ‘Management by Objectives’ yöntemini kullanın
  • ‘Managament by Delegation’ yöntemini kullanın
  • Önleyici anlaşmalar yapın
  • Erken uyarı sistemleri kurun

Düzensizlik/ Dosyalama

  • Bitmemiş ve dosyalama için sınıflandırma sistemi uygulayın
  • Atık kağıt sepetini daha çok kullanın
  • Kağıt kullanmamaya çalışın
  • E-Mail ve depolama sistemini kurun
  • Dijital arşiv kullanın

Yöntemler & Açıklamalar

A-L-P-E-N yöntemi

A-L-P-E-N yöntemi, zaman yönetimi kavramıdır ve günlük rutininizi planlamanın bir yoludur. Bu yöntem (Lothar J. Seiwert’e göre) günlük bir program hazırlamak için günde birkaç dakika içinde uygulanır. Bu uygulama beş bölümden oluşur:

A – Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren (işler, randevular ve planlanmış aktiviteler kaydedilir)
L – Länge schätzen (süre belirlemek)
P – Pufferzeiten einplanen (tampon zaman planmlanması)
E – Entscheidungen treffen (Karar vermek)
N – Nachkontrolle (takip etmek)

Eisenhower prensibi

Zaman yönetiminin önemli ve yaygın bir tekniği Eisenhower ilkesidir. Bu teknik ismini, prosedürü kendisinin kullandığı eski ABD Başkanı Dwight D. Eisenhower’dan alıyor. Eisenhower ilkesinin temel fikri, hedeflenen işlerin sınıflandırılmasıdır.  Ne yapacağınıza karar vermek dört kategoriye ayrılarak daha kolay olacaktır. Sınıflandırma iki parametreye dayanmaktadır:

  • Bir Görevin Önemi:
    • Hedefe ulaşmaya hizmet ederse, bir görev önemli kabul edilir. Sizi hedeflerinize yaklaştırmayan bir görev önemsiz kabul edilir.
  • Bir Görevin Aciliyeti:
    • Yakın gelecekte belirli bir tarihte amacınızı yitirirseniz, bir görev acildir. Eğer (yakın gelecekte) görevi tamamladığınızda fark etmezse, görev acil değildir.
      Yatay ve dikey eksende çizilen bu iki parametreyi kullanarak, görevler dört çeyreğe ayrılabilir.

Eisenhower ilkesine göre, ilgili çeyreklerdeki görevler aşağıdaki gibi ele alınmalıdır:

  • Önemli ve acil:
    • Bu görevler, hedeflere ulaşma açısından en yüksek değere sahiptir. Bu yüzden hemen kendiniz yapmalısınız. Sadece bu görevlere dikkat ederseniz, görevlerin gerçekten yapıldığından emin olabilirsiniz.
  • Önemli ama acil değil:
    • Bu görevler hedeflerinize ulaşmak için de önemli olduğundan, kendiniz ilgilenin. Ancak, yakın gelecekte belirli bir zaman çerçevesine bağlı değildir. Bu nedenle, bu işin tamamlanması için kesin bir zaman belirlemek yeterlidir.
  • Acil ama önemli değil:
    • Bu görevler zamanında tamamlanmalıdır, ancak bu görevi kendiniz halletmeniz genellikle gerekli değildir. Eisenhower bu nedenle mümkün olduğunda bu çeyrekte görevleri devretmenizi önerir.
  • Ne önemli ne de acil:
    • Sizi hedeflerinize yaklaştırmayan ve yapıldığında alakasız olan görevler en düşük değere sahiptir. Bu görevler, şüphe durumunda geri alınabilir.

Fizyolojik performans nedir?

Fizzolojik performans eğrisi, çok basit bir fikre dayanmaktadır: Herkes, günün akışı boyunca farklı aşamalardan geçmektedir. Özellikle yüksek üretkenlik içeren bazı performans aşamaları vardır, ancak pratik olarak hiçbir şeyin yapılmadığı ve zamanın gerçekten sadece bir şey yapmadan pencereden veya monitörden dışarı bakarak harcanan tükenme aşamaları vardır.

Management by Objectives

Amaçlara göre yönetim. bir işletmede yönetimin ve çalışanların amaçlarını, ulaşacakları sonuçları, sorumluluk alanlarını birlikte belirledikleri ve dönemsel olarak bu amaç ve sonuçların gerçekleşip gerçekleşmediğini birlikte inceledikleri yönetim tekniği.

Management by Delegation

Yönetim tarafından  hem rutin hem de kapsamlı ve zorlu görevler bir yöneticiden bir veya daha fazla çalışana devredilir (yetkilendirilir). Bu görevlerin özel kapsamı ve belirli kilometre taşları, denetim otoritesi tarafından önceden belirlenir. Sonrasında, denetim otoritesi sadece başarı kontrolüne odaklanır.