Gün içinde yapılacaklar listesi uzar gider. Toplantılar, e-postalar, ekip sorunları, acil işler derken gün biter ama içinizden “Bugün gerçekten ne başardım?” diye içinizden de bu soru geçer… Bu yazı, etkili zaman yönetimi ile bu soruya net bir yanıt arayan patronlar, yöneticiler ve ekip liderleri için hazırlandı. Çünkü mesele sadece işleri tamamlamak değil, önemli olanı seçebilmek ve oraya odaklanabilmek.
İşte burada iki sade ama etkili yöntem devreye giriyor: Eisenhower Yöntemi ve Ivy Lee Metodu. Bu yaklaşımlar, işleri önem derecelerine göre sıralamanıza ve gününüzü verimli, odaklı ve daha az stresli geçirmenize yardımcı olur. Ne kadar üst konumda yer alırsanız, zaman o kadar kısıtlı, beklentiler ise o kadar fazladır. Bu durumda sadece etkin çalışmak değil, akıllıca yönlendirmek de önem kazanır. Etkili Zaman Yönetimi, önceliklendirme, ekip performansı, proje takibi gibi başlıklarda daha güçlü olmak istiyorsanız, bu iki basit yöntem tam size göredir.
Bu yazıda hem bu teknikleri sade bir dille açıklayacak, hem de günlük hayatınızda nasıl uygulayabileceğinize dair örnekler paylaşacağım. Çünkü bilgi ancak uygulandığında fayda sağlar.
Bu Makale ile ilgili Podcast
Fihrist
Özet
Hepimiz gün içinde yapacak onlarca işle boğuşurken, “hangisinden başlasam?” sorusunu sık sık sorarız. Bu yazı tam da bu noktada devreye giriyor. Liderlerin ve yöneticilerin günlük hayatlarında karşılaştıkları zaman yönetimi sorunlarına sade ve uygulanabilir iki yöntemle yaklaşmayı öneriyor: Eisenhower Yöntemi ve Ivy Lee Metodu.
Bu iki yöntem, işleri nasıl önceliklendireceğimizi, dikkat dağınıklığını nasıl azaltacağımızı ve günümüzü daha bilinçli planlayabileceğimizi gösteriyor. Üstelik karmaşık teorilerle değil, küçük ama etkili adımlarla. Yazı boyunca hem profesyonel hem de kişisel yaşamda bu yöntemleri nasıl birlikte kullanabileceğimize dair örnekler de bulacaksınız.
Ana fikir ise çok net: Zamanı iyi yönetmek, her şeyi yetiştirmeye çalışmak değil; gerçekten önemli olana odaklanmakla başlar.
Eisenhower ile Etkili Zaman Yönetimi: Önceliklerin Belirlenmesi
“Önemli olan, nadiren acildir. Acil olan da nadiren önemlidir.” Bu söz, yöntemin ilham kaynağı olan eski ABD Başkanı Dwight D. Eisenhower’a ait. Eisenhower, zamanını doğru yönetebilmek için görevlerini dört ana kategoriye ayırıyordu. Bu yaklaşım, bugün hâlâ yöneticilerin ve ekip liderlerinin en çok başvurduğu önceliklendirme araçlarından biri. Etkili Zaman Yönetimine ulaşmak için bu yöntemde her görevi şu dört başlıktan birine yerleştirirsiniz:
- Önemli ve Acil – Derhal ilgilenilmesi gereken işler. (Krizler, son teslim tarihi gelen projeler)
- Önemli ama Acil Değil – Stratejik öneme sahip ama genellikle ertelenen işler. (Planlama, ekip geliştirme, kişisel gelişim)
- Acil ama Önemli Değil – Sizi meşgul eden ama uzun vadeli etkisi olmayan işleri çalışanına devret. (Birçok e-posta, kesintiler)
- Ne Önemli Ne Acil – Zaman kaybı olan işler. (Sosyal medyada oyalanmak, amaçsız toplantılar)
Amaç, sürekli acil işlerin peşinden koşmak yerine, önemli olanlara daha fazla zaman ayırmaktır. Bu yöntem sayesinde hem zamanınızı hem de zihinsel enerjinizi daha iyi yönetebilir, neyin sizi ileri taşıyacağına odaklanabilirsiniz. Bu yaklaşım yeni değildir! Benzer bir anlayışa Osmanlı hukuk geleneğinde de rastlanır. Mecelle-i Ahkâm-ı Adliyye adlı hukuk külliyatında geçen, yöneticiler ve hâkimler için kural niteliğindeki şu ilke oldukça dikkat çekicidir:
“Ehem mühimme, elzem lazıma müreccahtır.”
Yani daha önemli olan, önemli olana; daha gerekli olan da gerekli olana tercih edilir.
Farklı çağlara, toplumlara ve düşünce sistemlerine ait gibi görünseler de; Eisenhower’ın yönetim yaklaşımı ile Mecelle-i Ahkâm-ı Adliyye ilkesi aynı temel hakikati vurgular: Gerçek liderlik, önceliği doğru belirleyebilmektir. Zira yöneticilik yalnızca işleri yürütmek değil, neyin şimdi yapılması gerektiğine karar verme sanatıdır. Önceliği doğru belirlemek, yöneticilikte en kritik becerilerden biridir.
Ivy Lee Metodu: Her Seferde Bir Göreve Odaklanın
Bir başka sade ve etkili zaman yönetimi ise, 1918 yılında iş dünyasına kazandırılan Ivy Lee Metodu. Amerikalı iş danışmanı Ivy Lee, o dönemin en büyük çelik üreticisi olan Bethlehem Steel’in yöneticilerine bu sistemi önerdi. Sonuçlar kısa sürede etkisini gösterdi. Bu yöntemin gücü, basitlik ve odaklanma ilkesinde saklıdır ve şu şekilde çalışır:
- Her iş gününün sonunda, ertesi gün yapmanız gereken en önemli 6 görevi yazın.
- Bu görevleri, önem sırasına göre numaralandırın.
- Ertesi gün sadece ilk görevle başlayın ve o görev bitene kadar başka hiçbir şeye geçmeyin.
- Tüm dikkat dağıtıcıları ortadan kaldırın: e-posta, telefon, sohbet uygulamaları.
- Görev tamamlanınca sıradaki maddeye geçin.
- Gün sonunda tamamladıklarınızı gözden geçirin, kalanları ertesi gün için yeni listeye ekleyin.
Bu eklili zaman yöntemi sizi, gün boyunca onlarca işle meşgul olup hiçbirinde derinleşememekten korur. Aynı anda birçok işi yapmaya çalışmak, zihinsel dağınıklık oluşturur. Ivy Lee metodu ise, tek göreve odaklanarak gerçek ilerleme hissi yaşamanızı sağlar. Bu küçük alışkanlık, birkaç gün içinde üretkenliğinizi gözle görülür şekilde artırabilir.
Eisenhower ve Ivy Lee’yi Birlikte Kullanın
Etkili Zaman Yönetimi istiyorsanız, bu iki yöntemi birlikte kullanmak son derece etkili bir stratejidir. Öncelikle yapılması gereken, tüm görevlerinizi görünür hale getirmek… yani listelemek. Ardından Eisenhower Yöntemi ile her bir görevin önem ve aciliyet derecesini belirleyin. Bu sayede hangi işin gerçekten öncelikli olduğunu, hangisinin ertelenebileceğini netleştirmiş olursunuz.
Elde ettiğiniz bu analizden sonra, Ivy Lee metoduna geçin! En önemli 6 görevi seçin, öncelik sırasına göre numaralandırın ve sadece ilk görevden başlayarak, her birine tek tek odaklanarak ilerleyin. Gün içinde yeni işler çıktığında ise paniğe kapılmayın. Odaklandığınız işi tamamladıktan sonra, gelen yeni görevi Eisenhower yöntemiyle değerlendirin, gerekiyorsa yetkilendirin ya da sonraki Ivy Lee listesine sıralayın. Böylece dikkatiniz dağılmadan, kontrollü şekilde ilerlemiş olursunuz. Bu iki yaklaşımın birleşimi size hem geniş bir öncelik haritası sunar hem de günlük olarak uygulanabilir sade bir sistem kazandırır.
Uygulama İçin Adım Adım Basit Rehber:
- Tüm görevlerinizi yazın.
Hiçbir şeyi zihninizde tutmayın. Ne kadar küçük olursa olsun her işi görünür kılın. - Eisenhower Matrisi ile sınıflandırın ve dört gruba ayırın:
- Önemli ve Acil
- Önemli ama Acil Değil
- Acil ama Önemsiz
- Ne Önemli Ne Acil
- Günün sonunda Ivy Lee listesi hazırlayın.
“Önemli ve acil” kutusundan başlayarak, altı görev seçin ve öncelik sırasına göre numaralandırın. - Ertesi gün sadece ilk görevle başlayın.
Bitmeden diğerine geçmeyin. Dikkatinizi bölecek unsurları en aza indirin. - Yeni işler geldiğinde önce mevcut işinizi tamamlayın.
Sonrasında yeni görevin önem ve aciliyetini değerlendirin. Gerekirse devredin ya da uygun sıraya ekleyin. - Gün sonunda gözden geçirin.
Tamamlanan görevleri işaretleyin. Bitmeyenleri ertesi gün için yeni listenize taşıyın.
Pratik Örnekler 1: Proje Yönetimi
Bir proje yöneticisi olarak yalnızca görevleri yürütmek değil, aynı zamanda kaynakları etkili zaman yönetimi ile doğru planlamak ve ekibi verimli yönlendirmek de sizin sorumluluğunuzdadır. Bu noktada Eisenhower ve Ivy Lee yöntemlerinin birleşimi, süreci sadeleştirip odaklanmanızı güçlendirebilir.
Nasıl Uygulanır?
Adım 1: Tüm proje görevlerinizi yazın
Adım 2: Eisenhower Matrisi ile sınıflandırın
▫️ Önemli & Acil
▫️ Önemli ama Acil Değil
▫️ Acil ama Önemsiz
▫️ Ne Önemli Ne Acil
Adım 3: “Önemli ve Acil” görevlerden başlayarak 6 görev seçin
Adım 4: Ivy Lee metoduyla bu görevleri önem sırasına göre numaralandırın
Adım 5: Her bir görev için tahmini süre belirleyin
Adım 6: Bu görevleri takvime yerleştirin
Adım 7: Günlük olarak sadece ilk görevden başlayarak ilerleyin
Adım 8: Yeni görev geldiğinde mevcut işinizi bitirin, sonra değerlendirin
Adım 9: Haftalık 30 dakikalık “proje güncelleme” zamanı ayırın
Bu sistem, sizi günlük yoğunluk içinde kaybolmaktan kurtarır ve projenin her adımında kontrolü elinizde tutmanızı sağlar.
Pratik Örnekler: Kişisel Zaman Yönetimi
Günün sonunda yorgun ama bir şey başaramamış gibi hissediyorsanız, zamanınızı neye harcadığınızı yeniden düşünmenin vakti gelmiş olabilir. İşe önce farkındalıkla başlayın: Bugün yaptıklarınız gerçekten önemli miydi? Eisenhower ve Ivy Lee yöntemlerini birlikte kullanarak, kişisel zamanınızı daha bilinçli yönetebilirsiniz.
Nasıl Uygulanır?
Adım 1: Günlük sorumluluklarınızı yazın
▫️ İş, ev, kişisel bakım, aile, gelişim…
Adım 2: Eisenhower Matrisi ile kategorize edin
▫️ Hayat kalitesine katkı veren ama acil olmayan işleri es geçmeyin
Adım 3: En önemli 6 görevi seçin ve numaralandırın
Adım 4: Her görev için ortalama süre belirleyin (örneğin: 25 dakika)
Adım 5: Zaman blokları oluşturun (örneğin: sabah 9.00–11.00)
Adım 6: Bildirimleri kapatın, bölünmeden çalışın
Adım 7: Günün sonunda kendinize şu üç soruyu sorun:
✔️ Ne yaptım?
✔️ Ne kaldı?
✔️ Neden?
Bu yöntem sizi daha üretken yapmanın ötesinde, günü kendiniz için yaşamanıza yardımcı olur. Zaman sadece iş için değil, yaşam için de planlanmalı.
Sonuç
İyi bir yönetici olmak, sadece çok işi aynı anda yapmak değil; doğru işe, doğru zamanda odaklanabilmektir. Bu noktada Eisenhower ve Ivy Lee yöntemlerinin birleşimi, yalnızca görevleri sıraya koymak değil, aynı zamanda odak, verimlilik ve dengeyi sağlamaya yönelik güçlü bir yol haritası sunar. Bu iki yöntem sayesinde hem günlük görevleri netleştirebilir, hem de uzun vadeli hedeflere ulaşmak için zamanınızı stratejik olarak kullanabilirsiniz. Önce görevlerinizi önem ve aciliyet derecelerine göre analiz edin, ardından gününüzü Ivy Lee metoduyla sadeleştirin: Sadece altı görev, sadece bir odak.
Elbette her sistem gibi, bu yaklaşımı da uygularken bazı zorluklarla karşılaşabilirsiniz. Yeni işler, dikkat dağıtıcılar ya da zaman baskısı sizi zorlayabilir. Ancak önceliklerinizi netleştirerek, hangi işe “evet”, hangisine “şimdi değil” diyeceğinizi bilmek sizi güçlendirir. Unutmayın: Zamanınızı nasıl yönettiğiniz, hayatınızı nasıl şekillendirdiğinizi belirler.
Eğer bu yöntemleri kendi tarzınıza uygun şekilde adapte eder ve istikrarlı biçimde uygularsanız; hem daha üretken, hem de daha huzurlu bir iş hayatı sizi bekliyor.
Bugün küçük bir adım atın: Yalnızca altı görev yazın, ilkine odaklanın. Gerisi zaten kendiliğinden gelecektir.
Kalın sağlıcakla…
Terimler Sözlüğü
- Etkili Zaman Yönetimi: Zamanı bilinçli ve planlı bir şekilde kullanarak belirlenen hedeflere ulaşma süreci.
- Önceliklendirme: Görevleri önem ve aciliyet derecelerine göre sıralama ve hangi işlerin önce yapılması gerektiğine karar verme eylemi.
- Eisenhower Yöntemi (Matrisi): Görevleri önem ve aciliyetine göre dört kategoriye ayırarak önceliklendirme sağlayan bir zaman yönetimi aracı. Kategoriler: Önemli ve Acil; Önemli ama Acil Değil; Acil ama Önemli Değil; Ne Önemli Ne Acil.
- Ivy Lee Metodu: Her iş gününün sonunda ertesi gün yapılacak en önemli altı görevi belirleyip önem sırasına göre sıralayarak tek tek odaklanmayı öneren basit bir zaman yönetimi tekniği.
- Odaklanma: Bir göreve veya hedefe tüm dikkat ve enerjiyi yönlendirme durumu.
- Verimlilik: Kaynakları (zaman, enerji vb.) en iyi şekilde kullanarak en yüksek çıktıyı elde etme yeteneği.
- Mecelle-i Ahkâm-ı Adliyye: Osmanlı hukuk geleneğinde yöneticiler ve hakimler için kural niteliği taşıyan bir hukuk külliyatı.
- “Ehem mühimme, elzem lazıma müreccahtır”: Mecelle’de geçen, daha önemli olanın önemli olana, daha gerekli olanın ise gerekli olana tercih edilmesi gerektiğini belirten ilke.
- Proaktiflik: Olaylara tepki vermek yerine, geleceği tahmin ederek veya ön görerek hazırlıklı olma ve eyleme geçme durumu.
- Yetkilendirme (Delegasyon): Bir görevi veya sorumluluğu başka bir kişiye devretme eylemi.