Video konferanslar, birçok şirkette toplantı kültürünün ayrılmaz bir parçası haline gelmiştir. Uzun bir süreden beri şahsım da farklı proje ve çalışmalarda yoğun bir şekilde video konferans sistemleri ile çalışmaktayım. Bu süre zarfında, pratikte birçok şeyin yanlış gidebileceğini, hatta gittiğini, gördüm. Anlaşılması zor katılımcılar, zorlukla tanınan yüzler, aniden kameradan kaybolan insanlar… Bu unsurlar, toplantı esnasında bir karar verme sürecini yavaşlatır veya önemli sorunların çözülmesini engeller.

Bu olumsuzluklar birkaç önlemle engellenebilir, hatta toplantının kalitesini önemli ölçüde artırır. Bu yazımda video konferans ile sanal toplantılarda dikkat etmeniz gereken en önemli ipuçlarını özetledim. Bu ipuçları dikkate alınırsa, katıldığınız sanal toplantıda katılımcılar üzerinde olumlu bir izlenim bırakacaktır.

Hangi görüşmeler için Video konferanslar uygundur?

Video konferans, dünyanın dört bir yanındaki iş ortakları, müşteriler ve meslektaşlarla hızlı ve ucuz bir şekilde görüşmeler yapmak için ideal bir fırsattır. Ama her görüşme sanal ortam aracılığıyla ele alınmaya uygun değildir.

Sanal ortamda uygun olan toplantı unsurları:

  • Proje çerçevesinde, farklı yerlerde çalışanlar,
  • İş ilerlemesini düzenli olarak değerlendirmek,
  • Stratejileri tartışmaları,
  • İlk aşamadaki mülakatlar (iş görüşmesinde ilk tanışma toplantısı).

Yüz yüze olarak uygun olan toplantı unsurları: 

  • İleri bir aşamada bulunan mülakatlar (iş görüşmelerinde),
  • Zor veya rahatsız edici konuların tartışılması gereken toplantılar (şirket yeniden yapılandırması, işten çıkarmalar, satışlarda düşüş vb.),
  • Katılımcılar ile birkaç saat süren konuşmaların çok yorucu olabileceği zaman.

Video konferans öncesi…

01 – Video konferansın zamanında duyurulması

Tüm katılımcıların video aracılığıyla toplantıya zaman bulabilmesi için toplantıyı zamanında duyurmak ve misafirleri e-posta ile davet etmek en uygunudur. Davetiyede ayrıca konferansın ne kadar süreceğini, gündemi ve katılımcıların buna nasıl hazırlanabileceğini de belirtebilirsiniz. Video konferans sistemleri çok sayıda katılımcıyı birbirine bağlasa bile, çok fazla katılımcı davet etmemek (10 kişiyi geçmemeli) önemlidir. Aksi takdirde, toplantı kafa karıştırıcı hale gelir ve çok etkili olmaz.

02 – Bilgisayarınızın temiz olması

Video konferans sistemleri, diğer katılımcıların masaüstünü görebileceği veya ekranları paylaşabilecek işlev sunar. Bundan dolayı bilgisayarınızın masaüstünü önceden temizleyin! Özel fotoğraflar veya belgeler profesyonel video konferanslarda yeri yok!

03 – İnternet bağlantınızın kontrol edilmesi

Donmuş görüntüler ve kesintili ses birçok video konferansın başarısız olmasına neden olur. Bu, özellikle hareket halindeyken ve akıllı telefon veya tabletinizle video konferansa katıldığınızda geçerlidir. İnternet olmayan ölü noktalardan kaçının ve tüm toplantı süresi boyunca sabit bir internet bağlantınız olduğundan emin olun. Bu yüzden mümkünse konferans sırasında tren ve araba yolculuklarından kaçının.

04 – Ekipmanın kontrol edilmesi

Video görüşmesini hiçbir şey teknik sorunlar kadar rahatsız edemez. Bir toplantıdan önce, zamanında web kameranızın ve mikrofonunuzun çalışıp çalışmadığını kontrol etmelisiniz.

05 – Uygun bir video konferans sisteminin seçilmesi

İnternette Video konferans sistemi hakkında yeterince tavsiyeler bulabilirsiniz. Araştırmaya başlamadan önce ihtiyaçlarınızı belirlemeniz elzemdir. Tavsiye ettiğim temel kural: Ne kadar basitse o kadar iyi. Diğer katılımcıların da hızlı ve kolay bir şekilde arayabilmesini sağlar. Video konferans ile yeni ilgilenenler, konferanstan önce programa ve özelliklerine kesinlikle aşina olmalıdır. Konferans sistemini önceden meslektaşlarla test etmek çok önemlidir.

06 – Uygun kıyafete dikkat edilmesi

Video konferanslar genellikle diğer kişi hakkında bir izlenim elde etmek için kullanılır. Bu yüzden görünüşünüz duruma uygun olmalıdır. Görünüşünüz uygun değilse, ifadelerinizin ağırlığı kalmaz ve ciddiye alınmazsınız.

07 – Uygun bir ortamın seçilmesi

Ofis alanlarında oldukça kolay, ama yoldayken daha zor! Mümkün olduğunca sessiz ve rahat edebileceğiniz bir ortam bulmaya çalışın. Radyo gibi rahatsız edici unsurları ortadan kaldırın.

08 – Arka Planın temiz görünmesi

Katılımcılar ev ofisinden toplantıya katılırsa, arka planda odanız da ister istemez görünmektedir. Bu nedenle, kamera görüntüsünün arka planına dikkat edin. Örneğin: Kirli bulaşıklar ve kirli çamaşırlar kesinlikle yasaktır! Bulunduğunuz odanızında çok yönlü bir görüntü varsa, buda dikkat dağıtıcı olabilir. Bu nedenle profesyoneller, mümkün olan en az görünür nesneye veya hatta kendi koltuklarının arkasında şirket renkleri ve logosu bulunan bir tuvale olmasına dikkat ederler. Birçok video konferans sistemleri, sanal veya bulanık arka planları görüntüleme işlevine sahiptir. Bu, çözüm arka planda ne olup bittiğini engeller.

09 – Işıklandırmaya dikkat edilmesi

Bir video konferans için doğru aydınlatmayı oluşturmak çok kolaydır. Gün ışığı yüzünüzü aydınlatacak şekilde kendinizi konumlandırmak en uygunudur. Eğer arkanızı bir pencereye veya bir lambaya tutarsanız, karanlık çıkarsınız. Yapay ışığa ihtiyacınız varsa, bunu ekranın yan tarafına yerleştirmek en iyisidir.

10 – Kamerada uygun bir görüntü bölümünün seçilmesi

Kameraya olan en uygun mesafe, baş ve omuzlar görüntüde tam görünmesidir. Kamera yüzünüzün önüne yatay olarak yerleştirilir. Kameraların genellikle ekranın üst kısmına yerleştirildiği bir dizüstü bilgisayarla çalışan herkes, örneğin cihazı video görüşmesi sırasında bir yığın kitap üstüne koyabilir. Kamera çok yükseğe veya çok alçağa yerleştirilirse, konuştuğunuz diğer kişiye bir üstünlük veya aşağılık hissi verilir. 

11 – Ses donanımına dikkat edilmesi

Doğru ses çözümü, bir video konferansın başarısı için kritik öneme sahiptir. Bu nedenle, lütfen açıkça anlaşılabildiğinizden emin olun. Diğer katılımcıları da net bir şekilde anlayabilmelisiniz. Bunu yapmak için, kulaklık gibi yardımcı teknolojileri veya birden fazla kişi varsa konferans sistemlerini kullanabilirsiniz. 

Video konferans esnasında…

Bir video konferansında, yüz yüze yapılan bir toplantının aksine, doğal bir konuşma sürecine ulaşmak genellikle daha zordur. Örneğin: hareketlerde gecikme olur, yüz ifadeleri ve jestler doğru yorumlanmayabilir, katılımcıların hareket açıklığı kısıtlanır. Bu nedenle, iletişim davranışınızı teknolojiye uyarlamanız gerekir:

  • Her zaman konuşmacının bitirmesine izin verin.
  • Mümkünse doğrudan kameraya bakın.
  • Telaşlı hareketlerde bulunmayın
  • Bir moderatörün sohbeti yönlendirmesine izin verin
  • Katılımcılardan gelen sorular, konuşma akışının kesintiye uğramaması için sohbet işlevi (Chat) aracılığıyla sorulsun.
  • Mümkün olduğunca görüşmede duraklamalardan kaçının, aksi takdirde bağlantının kesildiği izlenimi ortaya çıkabilir. Konsantre bozulur.

01 – Tanışma faslına önem verilmesi 

Video konferansın düzenleyicisi sizseniz, güzel bir giriş yapın. Tüm katılımcıları selamlayın ve onlara isimleriyle hitap edin. Toplantıya dışarıdan katıım olursa, tüm katılımcılardan kendilerini kısaca tanıtmalarını isteyin.

02 – Kibar olunması

Bir katılımcının sözünü kesmek genellikle kötü bir alışkanlıktır ve bir video konferansta normalden daha da rahatsız edicidir. Teknolojiyle ilgili ses ve görüntü gecikmeleri varsa, konuşmadan önce biraz daha beklemeniz önerilir. Ayrıca kameraya bakarken net konuşun. Sesinizi hafif yükseltin ama bağırmayın! Bu şekilde karşı taraf sorularınızı bölmekten kaçınır ve katılımcılarla yakınlık oluşturursunuz.

03 – Rahatsız edici kaynakların engellenmesi

Konuşmacıyı dinliyorsanız, mikrofonu kapatın! Bu şekilde çevrenizdeki rahatsız edici seslerin herkes tarafından algılanmasını önlersiniz. Bir şey söylemek istiyorsanız, mikrofonu tekrar açmayı unutmayınız!

04 – Çoklu görevden kaçınılması

Bir video konferans esnasında başka şeyler yapmaktan kaçınmalısınız. E-postaları yanıtlamak, akıllı telefon ile uğraşmak yani toplantı dışında başka konularla ilgilenmek, karşı tarafın konsantresini bozar ve ardından hayal kırıklığına sebep olur.

05 – Zamanında toplantıya katılınması

Toplantıyı zamanında, ideal olarak video konferans başlamadan bir veya iki dakika önce giriş yapın. Geç kalmaktan kaçının! Aksi taktirde karşı tarafa saygısızlık yapmış olursunuz ve ciddiye alınmazsınız.

06 – Anlaşılır şekilde konuşulması

Video konferans sırasında net, anlaşılır, yavaş ve biraz daha yüksek sesle konuşun. Başarılı bir sanal toplantı için katılımcıyı iyi anlamak çok önemlidir. Konuşmadığınızda mikrofonu kapatmayı unutmayın!

07 – Toplantı esnasında ayrılınmaması

Video konferans sırasında kısa bir süre ayrılmanız gerekebilir. Bunun birçok nedeni vardır. Bu tür durumlarda, kısa bir süre için müsait olmayacağınızı bildirin. Konuşmacı sizseniz, konu işlendikten sonra ayrılın. Prensip olarak, bir video konferans sırasında ayrılmak uygun değildir. Sizin olmadığınız anda önemli bir bilgi kaçırabilirsiniz yada sizde bulunan bir bilgi istendiğinde mevcut olmayarak katılımcılarda olumsuz bir etki oluşturursunuz.

08 – Oturma şekline dikkat edilmesi

Rahat bir oturma pozisyonu, konuşma sırasında ileri geri hareket etmenizi engeller. Kamera önünde çok hareket ederseniz katılımcıların dikkatini dağıtırsınız. Dik oturmak diğer katılımcılar üzerinde olumlu bir etki oluşturur.

09 – Yüzünüzde olumlu bir ifade olması

Yüzünüzde olumlu bir ifadeyi eksik etmeyin. Fırsat oldukça gülümsemeye çalışın. Bir sunum paylaşılırken görünmediğinizde bile, konuşurken gülümseyin. Bu, sesinizin daha sempatik algılanmasını sağlar ve özellikle arkadaşça konuşursunuz.

10 – Gündeme bağlı kalınması

Gündem dışındaki konular bir başka toplantıda ele alınmalıdır. Gündemde yalnızca belirli katılımcıları ilgilendiren konular vasa, farklı bir toplantıda konuşulmalıdır. Burada moderatörün aktif olarak kontrol etmesi gerekir.

Video konferans sonrası…

Video konferansların verimliliğini yüksek tutmak için katılımcılarla ortak bir belge oluşturulmalıdır. Bu şekilde, katılımcılar karar verme sürecine dahil olurlar ve bu da toplantının daha olumlu olmasına yol açar.