E-Mail (e-posta) hayatımızın kaçınılmaz bir parçası olduğunu kimse inkar edemez! Her iletişim vasıtada olduğu gibi E-Mail ile ilgili de daha etkin bir kullanım mümkündür. Dijitalleşme, ne kadar da e-posta devrinin sona erdiği söylense de, realitede bu vasıta, çok faal bir şekilde kullanılmaktadır. Nekadar da e-posta taraftarı olmasam bile bu durum önümüzdeki yıllar devam edecek. Bu makalede, sizi zorlayan sorulara cevap veya kritik soruları nasıl sormanız gerektiğine yönelik olacaktır. Yani Etkili Mail yazma santıni öğreneceksiniz!
Fihrist
Gelen E-Postalara cevap şekli nasıl olmalı?
Sıkı bir teslim tarihlerinin olduğu bir ortamda
Gönderdiğiniz e-postada: “Yaptığın işin son tarihi ……..” yerine “Ne zaman bu işi teslim edeceğini düşünüyorsunuz?” veya “xx.xx.xxxx tarihinde işi teslim etmeniz tercih edilir, böylece teslim gününden önce yapılması gereken herhangi bir değişiklik olup olmadığını görüşmek için yeterli zaman kazanmış oluruz.” yazarsanız, daha hızılı geri dönüm alırsınız.
Son teslim tarihlerinin önemine inanmayan veya gerekli hassasiyeti gösteremeyen kişiler olabilir. Bu tür insanlar son teslim tarihlerinin karşılandığını düşünmezler, bu yüzden çalışmalarına gereken önemi vermezler! Ancak terminler doğrudan belirtildiğinde yani doğrudan sorulduğunda işin önemini anlar ve üretken olmaya zorlanır. Ancak, davranış değişmezse, belli ki başka bir sorun var.
Bitmesi biraz zaman aldı ama siz bu gecikmeyi idare edebilirsiniz
“Gecikme için üzgünüm.” yerine, “Sabrınız için teşekkür ederim.” yazınız.
Dakik olan insanlar bile geç kalabilir. Bu bir suç değildir. Özür dilemek yerine, bekledikleri ve bundan dolayı sabır gösterdikleri için teşekkür edin.
Programım önemlidir!
“Sizin için ne zaman uygundur?“yerine “xx.xx.xxxx tarihine kadar yapabilir misiniz?” yazınız.
Sizin ihtiyacınız olan işi, belirlediğiniz zaman çerçevesinde ulaşıp ulaşmadığını öğrenmenin iyi bir yolu.
Evet, Rica ederim.
“Sorun değil!” veya “Endişelenmeyin!” yerine “Her zaman yardımcı olmaktan mutluluk duyarım!” diye yazınız.
“Hiç sorun değil” ifadesi bu zamanda samimiliğini yitirmiş bir cümledir. Kullanmayın!
Ne yaptığımı biliyorum
“Sanırım …(bu şekilde)… yapmalıyız.” yerine “En iyisi … (bu şekilde) … şekilde yaparsak en iyisi olur.“
“Bence” kelimesi, belirsiz ve zayıf bir kelimedir. Bazen, e-posta yazarken iddialı olmak uygundur.
İfade etmek zordur
30 dakika boyunca karşılıklı e-postaları yazmak yerine “Şahsen görüşsek daha uygun olur.” yazın.
Uzun bir konu varsa, bunları yazmak oldukça yorucu olabilir. Bundan dolayı uzun e-postalar yazmak yerine, bir fincan kahveye veya bir çay da buluşup görüşmeniz, konuyu hızlı çözmenizi sağlar.
Anladın mı?
“Umarım yaptığın mantıklıdır?” yerine “Sorularınız varsa bana iletebilirsiniz” yazınız.
Bu gibi durumlarda iddialılık iyi olabilir.
Son durum nedir?
“Sadece son durumu kontrol etmek istedim.” yerine “Ne zaman bir güncelleme bekleyebilirim?” diye yazınız.
Çok sert olmadan geri bildirim istemenin nazik bir yolu.
Küçük bir hata yaptım
“Üzgünüm! Benim hatam. Tamamen unuttum!” yerine “İyi bir tespit. Benimle paylaştığınız için teşekkürler!“
Hata yapmaktan korkmayın, hatalar utanmanızı gerektirmez. Hatalardan ders alın! Özür dilemek yerine, olumlu geri dönüşü deneyin!
Toplantım var
“Toplantıdan erken ayrılabilr miyim” yerine”…(başka bir yere )… yetişmem için, Saat xx:xx toplantıdan ayrılmam gerekiyor.” yazınız.
Bir toplantının ortasından ayrılmak herzaman rahatsız edicidir! Bu nedenle, katılımcıları durumunuzdan haberdar ederseniz, yani nekadar şeffaf olursanız, o kadar gereksiz tartışmaları ortadan kaldırırsınız.
E-Posta ile etkili çalışma tavsiyeleri
Posta kutusuna günlük gönderilen maillerin değerlendirilmesi ve gerektiğinde cevaplanması zaman zaman sorun olabilir. Aşırı e-posta, hacmi strese yol açtığından dolayı, etkili email yönetimi için burada size yardımcı olan tavsiyeler bulabilirsiniz.
E-Postalarınızı günde sadece iki veya üç kez düzenleyin
Posta kutusuna bir göz atmak için devam etmekte olan çalışmaları yarıda kesmeyin. Çünkü her kesinti sizin konsantreniz dağıtıyor ve gereksiz zaman harcanıyor. Posta kutusunu sürekli kontrol etmek yerine, maillerinizi okumak ve yanıtlamak için günde iki ya da üç zaman dilimi belirleyin. Tabii ki, bu tavsiye e-postalara zamanında cevap vermekten sorumlu olan personeli için geçerli değildir.
Sıfır gelen kutusu stratejisi
Genellikle Gelen Kutusunda yüzlerce mesaj vardır. Bu da odaklanmanızı engelleyebilir. Sıfır Gelen Kutusu Stratejisini deneyin: Amaç, her gece boş bir gelen kutusuna sahip olmaktır. Bunun anlamı: Alakasız olanı silin. Hemen cevaplanabileceğinizi hemen cevaplayın. Daha fazla zaman alan mesajlar için bir görev (task) oluşturun. Boş bir gelen kutusu, düzenli bir masa ile aynı odaklanma etkisine sahiptir. Tutarlı ol. Cevap verdiyseniz, bir eki kaydettiyseniz, takvime bir randevu girdiyseniz veya bir görev not ettiyseniz, e-postayı silin. İşle ilgili e-postaların arşivlenmesi gerektiğini unutmayın.
Daha az… daha fazladır…
Aşırı örgütlenme verimlilik kaybına neden olur. maillerinizi karmaşık dosyalama yapılarına göre sıralamak ve daha sonra mailleri aramak çok fazla enerji ve zaman alır. Ortalama olarak, bir klasörde bir mail bulunana kadar neredeyse bir dakika geçer. Aramaya göre arama 20 saniyeden kısa sürer. Ek olarak, arama işlevleri daha iyi hale geliyor ve birçok e-posta programı otomatik olarak ilgili e-postaları görüntülüyor.
Yapılacaklar listelerini kullanın
Gelen kutunuzu yapılacaklar listesi olarak kullanmayın. Yapılacaklar listesi oluşturun ve işlerinizi o listeden takip edin.
Şablonlar kullanın
Sıklıkla, aynı içeriğin tamamına veya bir kısmına sahip olan mailler size ulaşabilir. Bu tip mailleri cevaplamak için “Şablonlar” kullanın. Bu çalışmayı yapabilmek için özel klasör açın ve kullanmak istediğiniz “Şablonları” ekleyin.
Daha az mail yazmaya çalışın
Kim çok yazar ise birçok cevap alır. Bazen, bir telefon görüşmesi daha fazla zaman kazandırır ve hedefe daha hızlı ulaşmanızı sağlar.
Kaynak
https://t3n.de/news/guide-produktiv-schreiben-e-mail-instagram-1193098/
https://t3n.de/news/e-mails-antwort-913428/
https://www.meinsystemhaus.de/2018/08/30/e-mails-bearbeiten-so-gehts-effektiver/
