Hayır diyebilmek kişisel gücü ve ilişkileri geliştirmede önemlidir. Bir yönetici tarafından, önemli paydaşlardan gelen yeni fikirlere hayır demek genellikle zordur. Her şeye “evet” ve ihtiyaçlarına “hayır” diyen insanlar, en iyi ihtimalle tatmin edici olmayan bir sıradanlıkla sonuçlanır. Dostça ama kararlı bir şekilde hayır diyebilirseniz, başkasının duygularını incitmeden kendinizi savunabilirsiniz.
Bu makale size, dostça ama kararlı bir şekilde hayır demek için günlük yaşamınızda doğrudan uygulayabileceğiniz beş fikir sunuyor. Bu, gerçek değeri olan sorunlara evet demenize, ilerlemeye odaklanmanıza ve bir ekip olarak koşulsuz gelişme sağlamanıza yardımcı olacaktır.
Fihrist
Hayır diyebilmek neden bu kadar zor?
Bu soruyu hiç aklınızdan geçirdiniz mi? Çözebileceğinizden daha fazla sorunla ayrıldığınız için bir toplantıdan hüsrana uğradınız mı? Kendinizi bu yüzden stresli hissederek neden kesin bir hayır demediğinizi hiç merak ettiniz mi? Bunun nedeni genellikle hayır demenin olumsuz sonuçları olan çatışmalara yol açabileceği korkusudur. Örneğin, karşıdaki kişiye hayır diyerek ilişkinizi olumsuz etkiliyorsa ya da reddederseniz kariyer yolunuzda dışlanma, incinme veya engellenme korkusudur.
Olumsuz sonuçlardan korktuğumuz için, genellikle evet demenin ciddi sonuçları olduğunu dikkate almayız. Size getirilen her fikre ve her talebe evet dediğinizde günlük yaşamınızda neler olabilir? Hiç düşündünüz mü? Örneğin: Her müşteri isteğine evet diyen bir yönetici, hedeflere ulaşmayı tehlikeye atar ve en iyi ihtimalle vasat sonuçlar üretir. Aşırı yüklenmesine rağmen hayır diyemeyen geliştiriciler, hataya kapı aralamak ve çözümün kalitesini tehlikeye atmaktadır.
Hangi rolde olursanız olun, hayır diyememek çok daha fazla iş yaratır ve israfa, hatalara, yarım çalışmaya, strese ve hayal kırıklığına alan açar.
Hayır diyebilmenin faydaları
Hayır dediğinizde, size başka bir şeye, daha önemli, hatta daha değerli bir şeye evet deme fırsatı verir. Sırf kimseyi gücendirmemek için yaptığınız şeylerden çok, evet dediğiniz şeylerin çok daha fazla değere sahip olmaktadır.
Hayır diyebilme yeteneği, kamu imajını da geliştirir. Bu sadece görünürlüğünüzü artırmak ve karar verme yetkinizi göstermekle kalmaz, aynı zamanda netlik, şeffaflık, odaklanma ve bağlılık oluşturur. Hayır diyebilmek bazen de önemli (açıklamalar) bir konuşma olasılığına da vesile olabilir.
5 adımda sağlıklı ‘hayır’ söyleyebilmek?
Hayır demek çoğu durumda çok zordur. Ancak, aşağıdaki beş adımı izlerseniz başarılı olma ihtimaliniz daha yüksek olabilir ve muhatabınız tarafından da kabul edilirsiniz.
1. Adım: Kim? Ne? Ne için?
İlk adımda, üç şey hakkında net olmanız önemlidir. Sizden kim bir şey ister, kişi ne bekler ve bu görevin amacı nedir?
Kim?
Kiminle karşı karşıya olduğunuzu öğrenin:
- Kişiyi tanıyor muyum?
- Kişi nasıl sınıflandırdım ve ne kadar etkisi var?
- Kişinin pozisyonu (rolü) nedir?
- Kişi hiyerarşik olarak benim üstümde mi, altında mı yoksa benimle aynı seviyede mi?
Karşı tarafınızdaki kişinin hiyerarşik pozisyonuna göre hayır demeniz muhtemelen farklı sonuçlara sebep olacaktır. Size karşı talepte bulunan kişiyi tanımıyorsanız, onu iyi tanıyın, sorular sorun veya araştırma yapın, böylece kendisiyle tanıştığınızda iyi hazırlanmış bir şekilde karşılaşırsınız.
Ne?
Konuyu anlamak için iletişim dili önemlidir. Yani talebiniz ya da size yönlendirilen talep şeffaf bir şekilde konuşulması gerekiyor. İletilmek istenilen talep net değilse soru işaretleri oluşur. Yalnızca talebin ne olduğu gerçekten net ise, kesin olarak hayır diyebilirsiniz.
Ne için?
Bu talebin arkasındaki anlam nedir? Faydası nedir? Bu talebin ne için spesifik olarak istendiğini öğrenin. Nedenini, sebebini, ihtiyacını gerçekten anlayana kadar soruyu sık sormaktan çekinmeyin. Ne için sorusu geleceğe yöneliktir, çünkü talebin neyi mümkün kılacağını netleştirir. Sorunun amacı soyutu somutlaştırmak tır.
Nedenini, sebebini, ihtiyacını gerçekten anlayana kadar soru sormaktan çekinmeyin demiştik. Bu yapabilmeniz için “Beş Neden” tekniğini kılavuz olarak kullanın. Her ‘neden’ sorusuna cevap aldığınızda, cevabı baz alarak tekrar ‘neden’ diye sormaktır. Nedenini defalarca sorduğun için talebin arka planının ne olduğu netleştir. Ayrıca faydanın ne olduğunu ve ne kadar önemli olduğu da ortaya çıkar. Gerekirse, nedene ulaşmak için de mümkün olan alternatifler görünür hale gelebilir.
2. Adım: Kim?, Ne? ve ne için? doğru anlaşıldığına emin olun
Bu adım da geldiyseniz sizden kimin bir şey istediğini, özel görevin ne olduğunu ve bunun ne için olduğunu öğrenmiş olmalısınız. Bu üç noktayı özetlemek, kesinlikle emin olabilmeniz ve muhatabınızın istediği şekilde anlayıp anlamadığınızı kontrol edebilmeniz için yardımcı olur. Duyduklarınızı yorumlayın ve diğer kişiye geri yansıtın. Bu şekilde ona düzeltme fırsatı vermiş olursunuz ve her iki taraf da birbirini doğru anladığından emin olur.
3. Adım: Ne istediğiniz ve neden istediğiniz konusunda net olun
Bu önemli adıma yeterince zaman ayırmalısınız! Genellikle bu adım ihmal ediliyor.
Bu adım da, binici adımdaki gib yaklaşmanız gerekecek. Tek fark: Soruları karşı tarafa değil kendinize yöneltmeniz.
- Yeteneklerime ve becerilerime uyuyor mu?
- Benim nedenim ile uyuşuyor mu? Bu, kendinize mevcut görevinizin ne olduğunu ve bunu ne için yaptığınızı sormanız anlamına gelir. Kısa, orta ve uzun vadeli hedefiniz nedir? Ekibin ortak hedefi nedir?
- Ben bu iş için doğru kişi miyim yoksa başka biri daha uygun olabilir mi?
Bazen ne istediğimizi hemen aklımıza gelmez çünkü yapacak çok şeyimiz vardır. Bu yüzden gerçekten ne istediğinizi anlamak için zaman ayırmanız önemlidir. Kendinize özellikle şunu sorun: “Görev gerçekten burada olduğum şeye, sorumluluk alanıma, hedeflerime uyuyor mu?
Ardından, 1. ve 3. adımlardaki bulguların birbirine uyup uymadığını netleştirin. Bu, size getirilen talebin nedeninize uyup uymadığını kontrol ettiğiniz anlamına gelir. Bu iki parça birbirine uyuyorsa, kesinlikle evet deyin! Adımlar kısmen uyuşuyorsa, kısmen evet deyin.
4. Adım: Hayırınızı formüle edin
3. adımdaki içgörüler ve size sunulan gereksinim uyuşmuyorsa, hayırınızı formüle etmelisiniz. Bunu yapmak için izleyebileceğiniz birkaç yol var. Yanıtınıza dürüst bir takdirle başlamanız iyi olur. Muhatabınız sizden ne istediğini anladığınızı fark ettiğinde ve bunu takdir ettiğinde, anlaşılmak için gerekli ihtiyaç çoktan karşılanmıştır. Bu yaklaşım, hayırı kabul etme isteğini artırır. Takdirinizi ifade ettikten sonra, hayırınızı nedenleriyle birlikte açıklayınız. Aşağıdaki sorulara dayanarak hangi nedenin geçerli olduğunu düşünebilirsiniz.
- Sunulan tabeb gerçekten yeterince değerli mi?
- Konu için yeterli bütçe ve kapasite mevcut mu?
- Talebin hemen ele alınması gerekiyor mu?
- Sunulan talep diğer görevleri veya kişileri etkiliyor mu?
- Talep, ürünün kalitesini etkiler mi?
5. Adım: Hayırınızın karşı tarafa ‘geçtiğinden’ emin olun
Hayırınızı net bir şekilde formüle ettiğinizi düşünseniz bile bu, karşınızdaki kişinin de aynı şekilde anladığı anlamına gelmez. Aşağıdaki ipuçları size yardımcı olacaktır.
Net bir hayır, belirsiz bir evet’ten daha iyidir
Hayır cevabınız ne kadar belirsizse, muhatabınızın bir eveti anlama ve sonra size geri dönme olasılığı o kadar yüksektir. Bunu önlemek için doğrudan ve net bir şekilde hayır demek önemlidir. Mümkünse, cevabınızın başında hayır demeli ve konuşmanın devamında açıklama veya gerekçe sunmalısınız. Rahatsız olsanız veya sonuçlarından korksanız da, “Katılmıyorum / katılmak istemiyorum, aynı fikirde değilim” demek daha iyidir. Belirsiz bir şekilde formüle ederseniz, bu zor sohbeti yalnızca ertelersiniz çünkü siz ve muhatabınız ondan farklı fikirlerle ayrılırsınız. Siz reddettiğinizi düşünüyorsunuz, diğer kişi ise onun yarı yarıya kabul ettiğini ya da en azından özellikle redd etmediğini düşünür.
Meslektaşım hayırı anladı mı?
Diğer kişinin hayır dediğinizi anlayıp anlamadığına emin olmanız için, ondan ne anladığını tekrar etmesini isteyebilirsiniz. Örneğin: “Az önce söylediklerini tekrar etmen gerçekten yardımcı olur.” Bu şekilde, çok muğlak kaldığınız noktalara odaklanabilir ve konuşmadan ikinizin de aynı fikirde çıkacağınızdan emin olabilirsiniz.
Hayır dedikten sonra sohbeti hızlıca bitirmek de yardımcı olur. Bazı insanlar hayır cevabını almak istemezler ve fikrini değiştirme umuduyla konuşmayı uzatmaya başlarlar. Meslektaşınız masanızda duruyorsa, hayır dedikten sonra, örneğin ayağa kalkıp hareket ederek ve ona kendi masasına kadar eşlik ederek veya kahve makinesinin yolunu açarak sohbeti sonlandırabilirsiniz.
Hayırı ertelemek
Bazen hemen karar vermek mümkün olmayabilir. Bu durumda, cevabınız hakkında düşünmek için zaman ayırmanız, aceleci kararlar almamanıza yardımcı olur. Örneğin: “Hala emin değilim ve şimdi bir karar vermek istemiyorum. Önümüzdeki hafta bana gelmenizde bir sakınca var mı?” Bu şekilde, sizden bir şey isteyen kişinin eylemini sürdürürken yanıtınızı ertelemiş olursunuz.
Özet
- Olumsuz sonuçlardan korkarak, birçok hayır demekten korkuyor.
- Evet demenin olumsuz sonuçları vardır, çünkü hayır diyememek çok daha fazla iş üstünüze yüklemiş olur ve israfa, hatalara, yarım kalmış işlere, strese ve hayal kırıklığına yer açar.
- Kesin olarak hayır diyebilmek için kimin sizden neyi neden istediğini öğrenmenizde fayda var. Ardından, cevapların kişisel iş rolünüz ve hedeflerinizle eşleşip, kendinize uygun olup olmadığını sorun.
- Hayır demek için ilk önce samimi bir takdirle başladığınız size yardımcı olur. Bu yaklaşım, diğer kişinin hayırı kabul etme isteğini artırır.
- Son olarak, her zaman hayırınızın karşı taraftan tam olarak anlandığından emin olun. Karşınızdakinden görüşmenizin sonucunu özetlemesini isteyin.
Sonuç
Hayır demek kolay değil. Her hayırın ve her evetin sonuçları olduğunu unutmayın. Bu nedenle, bir talebi aceleyle kabul etmemek ve sonrasında sonuçlarına katlanmamak için, doğrudan reddetmek size yardımcı olur. Sizin için önemli olan şeylere bilinçli ve özgürce evet demenin tek yolu budur. Hayır demek, sizin için daha önemli bir şeye her zaman evet demektir.