Proje, Program, Çoklu Proje ve Portföy yönetimi

Şu sahne size de tanıdık geliyor mu: Masada onlarca “acil” etiketli dosya var, ekipler hangi işe yetişeceğini şaşırmış durumda ve yönetimden gelen tek ses: “Hepsi öncelikli!”

Bir şirkette herkesin çok çalıştığı ama hedeflere bir türlü ulaşılamadığı bu durum, genellikle teknik bir yetersizlikten değil, kavramsal bir körlükten kaynaklanır. İşte burası, Çoklu Proje Yönetimi (Multi-Project Management) sancılarının başladığı yerdir. Çoğu organizasyon, operasyonel telaş içinde Proje, Program ve Portföy Yönetimi kavramlarını birbirine karıştırır veya eş anlamlı kullanır. Oysa bu disiplinler, şirketin kaderini belirleyen çok farklı mekanizmalardır.

Biri köprüyü en sağlam şekilde inşa etmeye odaklanırken (Proje Yönetimi), diğeri o köprünün, yolların ve tünellerin birbirine bağlanarak trafiği nasıl rahatlatacağını planlar (Program Yönetimi). En tepedeki akıl ise, bütçeyi ve sınırlı kaynakları riske atmadan, o köprünün stratejik olarak hangi şehre yapılması gerektiğine karar verir (Portföy Yönetimi).

Eğer şirketinizde kaynak planlama krizleri yaşanıyor, PMO (Proje Yönetim Ofisi) sadece rapor toplayan bir birime dönüşüyor ve “stratejik hedefler” sunumlarda kalıyorsa; bu üçlünün hiyerarşisini yeniden tanımlamanın vakti gelmiş demektir. Bu makalede, operasyonel karmaşadan kurtulup, stratejik proje yönetimi vizyonuna nasıl geçebileceğinizi inceleyeceğiz.

Proje Yönetimi

İlk önce Proje kelimesini kısaca inceleyelim. Proje Yönetim Enstitüsü (PMI), bir proje “benzersiz bir ürün, hizmet veya sonuç oluşturmak için üstlenilen geçici bir çaba” olarak açıklanır. Belirli bir hedefe ulaşmak için tasarlanmış olup, belirli bir başlangıcı ve sonu vardır. Proje yönetimi ise bir projeyi tasarımdan, bir uygulama, etkinlik, ürün veya hizmet gibi bir sonucun teslimine kadar yönetmek için ilkeleri ve prosedürleri kullanma disiplinidir. Aşağıdaki şartları içerebilir:

• Proje hedeflerinin tanımı
• İhtiyaçların alımı ve yönetimi
• Görevlerin dağılımı ve zamanlaması
• Bütçe ve maliyet yönetimi
• Proje kaynaklarının atanması ve yönetimi
• Proje durumunun kilometre taşlarına karşı iletimi

Bir projeyi yönetmekle sorumlu olan kişiye genellikle proje yöneticisi denir. Bir proje yöneticisinin sorumlulukları şunları içerebilir:

• Proje kapsamı, zamanlama ve onaylar
• Kaynak yönetimi
• Bütçe yönetimi
• Risk yönetimi
• Ekip üyelerine ve paydaşlarına durum bildirme

Daha gelişmiş kurum ve kuruluşlarda, proje yöneticileri bir Proje Yönetim Ofisi (PMO – Project Management Office) adı verilen bir grup veya departmanla birlikte çalışırlar. PMO, projelerin organizasyon içinde nasıl yönetildiği ile ilgili standartları belirler ve uygular.

Program Yönetimi

PMI’ye göre, bir program “bireysel olarak yönetilmesinden elde edilemeyecek faydalar elde etmek için koordineli bir şekilde yönetilen bir grup proje” dir.

Program yönetimi, stratejik hedeflerin ölçülebilir iş sonuçlarına çevrilmesidir ve sonucun gerçekleşmesi için gereken birçok ilgili girişimin entegrasyonu ile birliktedir. Bir programın yönetiminden sorumlu olan kişiye genellikle program yöneticisi adı verilir. Program yöneticisinin rolü kuruma bağlı olarak değişir. Bazı kurum ve kuruluşlar rolün ticari yönlerini vurgular. Diğerleri bir BT (Bilişim Teknolojisi) veya teknolojiye odaklanır ve belirli teknik ve proje yönetimi niteliklerini vurgular. Program yöneticileri, yaklaşımın şekillendirilmesinden istenen sonuç kümesinin sunulmasına kadar çapraz işlevli programın uçtan uca ücretini yönlendirir. Program yöneticisi bunlardan sorumludur:

• Girişimlerin önceliklendirilmesi ve finanse edilmesi
• Kuruluşlar arası bir yol haritası tanımlama
• Kaynak kapasitesini ve kullanılabilirliğini sağlama
• Projeler arasındaki bağımlılıkları yönetme
• Program düzeyinde hedeflere ulaşmasının sağlanması

Program yöneticileri genellikle bir Şirket PMO’suna veya Stratejik Planlama Ofisine rapor verir ve bölümleri ve iş birimlerini kapsayan stratejik girişimleri yönetme sorumluluğunu taşır.

Proje ve Program Yönetimi arasındaki fark

Proje yöneticisi bir proje içinde birden fazla görevi yönetirken, program yöneticisi tüm projeler arasında koordinasyonu sağlar ve aynı amaç ve hedefe sahip olabilecek birbirleriyle ilişkili bağımlılıklara bakar.

Bir Program, stratejik uyum ve faydaların gerçekleştirilmesi ile ilgilidir, proje yöneticisi ise projeyi verimli ve güvenilir bir şekilde sunmak için çalışır. Program yöneticisi, proje yöneticilerinin aralarında etkili iletişimi sağlamak için neler yaptığını anlayabilmeli ve işlerin nerede olduğunu anlamaya çalışır ve teslimatı geliştirmek için eylemleri destekler.

Projeler ve programlar kurum ve kuruluşlar içinde sağlanır ve stratejik hedeflere ulaşmasını sağlamak için yaptığı yatırımlardır. Bu, seçilen herhangi bir projenin veya programın stratejik olarak üst düzey hedeflerle uyumlu olmasını ve değer vermesini gerektirir. Kritik olan, örgütün bu faydaları gerçekleştirmek için kullanılan taktikleri olan projeleri ve programları aracılığıyla stratejilerini yerine getirmeye çalışmasını sağlar.

Portföy Yönetimi

Portföy

Portföy, ilgili olmayan projeler veya programlar grubunu ifade eder. Bir portföy, tek bir program olmadan birden fazla programdan veya birden fazla projeden oluşabilir. Bir portföy, programsız çok sayıda benzer olmayan projeye sahip olabilir çünkü portföy yönetimi iki veya daha fazla bağımsız projeyle ilgilenir. Program yönetiminde ise sadece ilgili projeler yönetilir.

Örneğin, üç projeniz olduğunu varsayarsak: ilk proje bir bina inşa etmek, ikinci proje motor kirliliğinin çevre üzerindeki etkisini bulmak için araştırma yapmak ve üçüncü proje bir çağrı merkezi oluşturmaktır. Bu farklı projeleri ancak bir portföy altında tutarak yönetebilirsiniz.

Portföy Yönetimi

Portföy yönetimi, program yönetiminden daha büyük bir kapsam ve hedefe sahiptir. Portföy yönetiminde, işi proje veya programları tanımlamak, önceliklendirmek ve yetkilendirmek olan merkezi yönetim vardır. Bu merkezi yönetim, kurumun stratejik iş hedeflerine ulaşmak için projeleri veya programları kontrol eder ve yönetir. Portföy yönetimi, bir gruptaki projelerin veya programların önceliğini belirlese de, herhangi bir proje veya programı denetlemez.

Portföy ve Program Yönetimi arasındaki fark

Program yönetiminde birbirine benzer projeler, portföy yönetiminde ise benzer olmayan projeleri veya farklı programları yönetiyorsunuz. Program yönetimi, proje yönetimi kapsamından daha geniş çaplıdır. Portföy ise kurum ve kuruluşun stratejik hedefleri ile değişen organizasyon çapında bir kapsamı olmaktadır.

Çoklu (Multi) proje yönetimi

Çoklu proje yönetim terimini belirtmeden bırakmak istemiyorum. Öncelikle Almanca dili konuşulan ülkelerde bulunan bu terim genellikle portföy yönetimiyle eş anlamlı kullanılır. Bazıları da bunu program yönetimi karşılığında kullanır yada proje / program yönetimi ile proje portföy yönetimi arasında olası başka bir derecelendirme olarak kullanırlar.

Örneğin, büyük bir organizasyonda, bazıları programların parçası olan birçok proje olabilir. Tüm bu projeler proje portföyünün bir parçasıdır. Ancak, örneğin, bir departmanın tüm projelerinin en uygun yönetimi gerçekleşecekse, çoklu amaç yönetimi terimi bu amaç için kullanılabilir.

Tabii ki, bu da bu bölümün proje portföy yönetimi olarak tanımlanabilir, ancak, çoklu proje yönetimi terimi “gözden geçirilerek”, yukarıda belirtilen daha iyi derecelendirme elde edilir ve böylece kurum çapında proje portföy yönetiminin departman genelinde proje portföy yönetimi (örneğin, çoklu proje yönetimi) ile karıştırılmasını önler.

Bu nedenle, proje portföyü yönetimi, önce talep edilen projelerin değerlendirilmesinin yanı sıra organizasyonel hedeflerin gerçekleştirilmesindeki önemine dayanarak gerçekleştirilecek projelerin (organizasyon genelinde) seçimini içerir. Sınırlı kaynaklar – çalışanların mevcudiyeti, zaman ve para gibi – bu önceliklendirme temelinde projelere atanır. Diğer şeylerin yanı sıra, proje portföyü yönetimi (kurum çapında) projelerin ilerlemesini ve buna bağlı olarak kurumsal hedeflere ulaşılmasını izler. Proje ve program yönetiminde bir diğer önemli ayrım, yaşam döngüsüdür (Life Cycle). Projeler ve programlar belli bir zamanda bitiyor.

Örneğin, hedeflerin başarılması ile veya önceden tanımlanmış bir zamanda. Portföy yönetimi ise yinelemeli döngülerde tekrarlanan ve hiçbir zaman tam olarak tamamlanmayan uzun süreli bir görevdir. Çoklu proje yönetimi teriminin nihai ve tutarlı bir tanımı henüz bulunamamıştır ve bu terimi nasıl kullanıp kullanmamanız size bağlıdır.

Yönetim Katmanları: Proje, Program ve Portföy Tabelası

Sonuç: Bu ayrımı Neden Yapıyoruz?

Tek bir projeyi yönetmek bir yetkinliktir! Çoklu projeleri, programları ve portföyleri yönetmek ise bir kültürdür. Şirketler genellikle “nasıl yapacağız?” sorusuna o kadar odaklanırlar ki (Proje Yönetimi), “neden yapıyoruz?” sorusunu (Portföy Yönetimi) unuturlar. Başarılı organizasyonlar, bu üç katmanı birleştirebilenlerdir: Stratejiyi belirleyen Portföy, faydayı maksimize eden Program ve işi teslim eden Proje. Bu zincir kurulduğunda, başarı tesadüf olmaktan çıkar.

Kalın sağlıcakla…

Özet

Bu maklaede, proje, program ve portföy yönetimi arasındaki kavramsal hiyerarşiyi ve bu disiplinlerin kurumsal başarıdaki rollerini ele almaktadır. Metne göre projeler belirli bir çıktıyı zamanında teslim etmeye odaklanırken, programlar birbiriyle ilişkili işleri koordine ederek ortak bir fayda yaratmayı hedefler. Portföy yönetimi ise şirketin stratejik hedefleri doğrultusunda hangi işlerin önceliklendirileceğine karar veren en üst yönetim katmanı olarak tanımlanır. Kaynak ayrıca, özellikle Almanca konuşulan bölgelerde kullanılan çoklu proje yönetimi terimine ve kaynak çatışmalarını önleyen Proje Yönetim Ofisi’nin (PMO) önemine dikkat çeker. Tek bir projeyi yönetmeyi teknik bir beceri olarak görürken, tüm bu katmanların uyum içinde işletilmesini organizasyonel bir kültür meselesi olarak nitelendirir. Özetle, karmaşık yönetim yapılarını netleştirerek şirketlerin strateji ile operasyon arasında nasıl bağ kurabileceğini açıklamaktadır.

Sikca Sorulan Sorular

Podcast

Video Açıklama