Deming Döngüsü nedir?

Giriş

Yaşadığımız dinamik iş dünyasında durmak, gerilemek demektir. Bu nedenle başarılı organizasyonların amacı kusursuz olmak değil, hataları yönetilebilir kılıp süreçleri sürekli iyileştirmektir. İşte bu bitmeyen gelişim sürecinin en güvenilir aracı, global literatürde PDCA (Plan-Do-Check-Act), Türkçe’de ise PUKÖ (Planla-Uygula-Kontrol Et-Önlem Al) olarak bilinen Deming Döngüsü‘dür.

Günümüzde çevik proje yönetiminden (Agile) yalın üretime kadar pek çok modern metodolojinin temelini oluşturan bu döngü, statik bir yönetim anlayışını reddeder; bunun yerine organizasyonları yaşayan, öğrenen ve sürekli gelişen bir yapıya dönüştürür.

Tarihsel Köken: Shewhart’tan Deming’e Bir Miras

Her ne kadar ismi W. Edwards Deming ile özdeşleşmiş olsa da, bu metodolojinin fikir babası istatistiksel kalite kontrolün öncüsü Walter Shewhart’tır. Döngünün temelleri, Shewhart’ın 1939 yılında kaleme aldığı ve kalite yönetimi tarihinin mihenk taşlarından biri sayılan “Statistical Method From the Viewpoint of Quality Control” isimli eserinde atılmıştır.

Shewhart’ın “öğrenme ve iyileştirme döngüsü” olarak tanımladığı bu yapıyı, II. Dünya Savaşı sonrasında Japonya’nın endüstriyel kalkınma hamlesinde kullanan ve geliştiren kişi ise W. Edwards Deming olmuştur. Deming, Shewhart’ın modelinde bazı stratejik değişiklikler yaparak onu sadece bir üretim kontrol mekanizması olmaktan çıkarmış, tüm yönetim süreçlerine uygulanabilen bugünkü PUKÖ Döngüsü haline getirmiştir.

PUKÖ Nedir ve Neden Önemlidir?

PUKÖ, kalite yönetiminden doğan ancak bugün proje yönetimi, yazılım geliştirme ve hatta kişisel gelişim süreçlerinde dahi “altın standart” kabul edilen sistematik bir yaklaşımdır.

Başlangıçta sürekli iyileştirme (Kaizen) sürecine hizmet eden bu model, özellikle bir proje çerçevesinde uygulandığında gücünü en etkili şekilde gösterir. Rastgele yapılan iyileştirmelerin aksine PUKÖ, hataların kök nedenine iner ve başarıyı şansa bırakmaz.

Döngünün dört temel aşaması şunlardır (Bakan, 2006, 324):

• Ö – Önlem Al (Act): İyileştirmeyi standartlaştır veya süreci revize et.
• P – Planla (Plan): Hedefleri belirle ve süreci tasarla.
• U – Uygula (Do): Planı hayata geçir.
• K – Kontrol Et (Check): Sonuçları analiz et ve hedeflerle kıyasla.

Deming in yaklaşımı, işyerinde çalışanların karar mekanizmalarına dahil edilmesine dayanmaktadır. İş yerinde bir ürünün kalite problemi varsa, sorumluluğun % 94’ünün yöneticilere ait olduğunu tesbit etmiştir.

Çalışanların kaliteyi yüksek seviyeye getirebilmeleri için kendilerine söz hakkı verilerek önlerine çıkan engelleri kaldırmaları sağlar ve şevklerini arttırarak daha kaliteli iş yapmaları sağlanır (Şimşek, 2007, 111).

Deming Döngüsünün (PUKÖ) faydaları

• Daha etkin ve verimli çalışabilmek için
• Ekip de şeffaf iletişim ve rolleri belirler
• İlk defa da doğru yapmayı hedefler
• Çalışanların proaktif olmasını sağlar
• Çalışanların işleyiş esnasında oluşan aksiliklere anında müdahale edilecek ortamlarda

PUKÖ nezman devreye girer?

• Yeni bir çalışmaya başlarken
• Sürekli kaliteyi iyileştirmek istenirse
• Yeni işleyiş şekli düşünürken
• Mevcut olan işleyişleri daha iyi yapmak için

Ön şartlar

• Bu çalışmayı yapan aktörler kontrol önlemlerini uygulamak için gerekli yetkilere sahip olmalıdır.
• Kontrol edilecek sistem, küçük değişikliklere karşı dengesiz bir hal almamalıdır (yani “domino etkisi” veya “kelebek etkisi”).
• Sistem değişimi için yeterli zaman ayrılması gerekir.
• Proje yönetim sistemi sürekli iyileştirme isteğine sahip olması gerekir.

Yeterlilik

Temel kullanımda farkı yetenek veya ustalık gerekmemektedir. Ancak zor bir durmda, yönetim sisteminin ustalığını gerektirir (örneğin kalite, projeler, riskler).

Gerekli bilgi

• Hedefin tanımı
• Müdahale gerektiren durumun en doğru ve kapsamlı açıklaması
• Çözüm gerektiren durumun bulunduğu çevrenin hakkında mümkün olduğunca kapsamlı bilgi olması
• Benzer durumlardan tecrübe edinin

Gerekli yardımlar

• İzlenecek göstergeler için ölçüm seçenekleri (örneğin, hata listeleri)
• Denetleme (Controlling) önlemlerini ve etkilerini belgelemek için uygun araçlar

Elde edilen sonuç

• Geliştirilmiş sisteminiz  (proje, ürün, süreç)

PUKÖ (PDCA) Aşamaları:

Planla

PUKO döngüsünün ilk ve en kritik adımı planlama aşamasıdır. Bu aşamada planlanan işin kimler tarafından, neden, nasıl, nerede, ne zaman, ne kadar sürede yapılacağı kararlaştırılır. 

Planlama aşamasında her noktanın düşünülmesi, görev dağılımlarının ve hedeflerin düzgün olarak belirlenmesi, PUKÖ nun son adımı olan Önlem al aşamasında yapılacakları en aza indirecektir. 

Eğer planlama aşamasına gereken önem verilmez ise, kontrol al ve önlem al aşamalarında yapılacak olan uygulamaların maliyeti çok fazla olacaktır.

Yapılacak iş ya da hedefler belirlenirken, alınacak kararlar gerçek verilere dayalı ve gerçekçi olmalıdır. İlk başta çok yüksek hedeflerin konması ve bunları gerçekleştirilememesi durumunda motivasyon düşecek ve verimsizlik başlayacaktır.

Uygula

PUKÖ döngüsünün ikinci aşamasıdır. İlk aşamada planlanan faaliyetlerin belirlenen kişi yöntem ve zamanlarda gerçekleştirildiği aşamadır. Bu aşamada kullanılan istatistiksel yöntemlerden elde edilen veriler PUKO nun üçüncü adımı olan Kontrol et aşamasının girdisini oluşturur.

Kontrol Et

PUKÖ döngüsünün üçüncü aşamasıdır. Planlanan hedeflere ne kadar ulaşıldığı belirlenir. Hedeflere ulaşıldı ise, yapılan uygulama faaliyetleri kontrol edilir ve standartlaştırılır.

Önlem Al

PUKÖ döngüsünün dördüncü ve en son aşamasıdır. Kendi içinde PUKÖ döngüsü içerir. Planlanan faaliyetler ile yapılan uygulamalar arasında ortaya çıkan farklılıkların, sapmaların nedenleri araştırılır ve bunların ortadan kaldırılmasına yönelik faaliyetler başlatılır.

Sıkca Sorulan Sorular