Ivy Lee yöntemi çok yüksek verimliliği garanti eder. Minimum çabayla aynı anda artan üretkenlik, daha iyi sonuçlar ve daha az stres. İş hayatımızda yapmamız gereken işlerin azalması ile uğraştıkca, daha fazla olma eğiliminde olan bu zamanda, yukardaki vaatler kulağa cazip geliyor. Kullandığımız yapılacaklar listeleri saçma sapan uzunluklar almış ve genel bakış açımız kaybolmuştur. Bütün gün çok çalışırken, günün sonunda çok fazla yol alınmadığı, son teslim tarihlerine uyulmadığı ve işin kalitesinin yüksek olmadığını görüyoruz.
Bu yöntem, tam da bu sorunu çözmeyi ve önemli şeyleri tespit edip halletmenize yardımcı olmayı amaçlamaktadır. Nasıl çalışır, arkasındaki ilginç hikaye ve avantajları neler olduğunu bu kalemde sizler ile paylaşmak istiyorum.
Fihrist
Ivy Lee nin İlginç Bir Başlangıç Hikayesi
Charles M. Schwab 20. yüzyılın başında dünyanın en zengin adamlarından biriydi ve zamanın en büyük ikinci çelik şirketi olan Bethlehem Steel’in Başkanıydı. Başlangıçta dünyanın en büyük gemi üreticisi olarak bilinen çelik patronu, gökdelen çağına öncülük etti. Schwab genellikle başarılı olmak için her şeyi yapmakla ve sürekli gelişmek için çabalamakla tanınırdı. Thomas Edison’un bir keresinde onun hakkında sürekli olarak rakiplerine karşı bir avantaj aradığını söylerdi. Schwab’ı 1918’de yönetim danışmanı ve üretkenlik uzmanı Ivy Lee’yi işe almaya iten de muhtemelen bu arayıştı.
Schwab, yaptığı işten ve ekiplerinin performansından memnun değildi ve bir çözüm aradı ve Ivy Lee ye aynı zamanda daha fazla iş yapabilme görevini verdi. Cevap olarak her bir yönetici ile 15 dakikaya ihtiyacı olduğunu iletti. Daha sonra yöntemin başarılı olup olmadığını üç ay sonra test etmesini ve sonrasında kendisine makul bir ücret ödenmesini istedi.
Üç ay sonra, ikisi tekrar buluşur ve Schwab, Ivy Lee’ye 25.000 dolarlık bir çek sunar (Bu yöntem aynı zamanda 25.000 dolarlık yöntem olarak da bilinir). Schwab daha sonra bu kararın hayatında en iyi ve en karlı dersi olduğunu söyledi.
Uygulama
Çalışmaların daha etkin bir şekilde işlenmesini sağlayan bu yöntem, karmaşık bir teknoloji veya iş süreçi ile optimize edileceğini düşünebilirsiniz. Bu yöntem çok kolaydır, yani karmaşık bir şey yoktur. Tek ihtiyacınız olan kalem, kağıt ve birkaç dakika zaman. Bu nedenle, verimlilik uzmanının yöntemi açıklamak için sadece 15 dakikaya ihtiyaçı vardır. Her şey sadece birkaç adımda anlaşılabilir ve öğrenilebilir:
- Bir sonraki gün yapmak istediğiniz altı iş yazın. Bir sonraki gün sizi neler bekliyor? Hangi projeler üzerine çalışmanız gerekiyor? Hangi işlerin bitmesi gerekiyor? Boş bir kağıt parçası alın ve bir sonraki gün için en önemli altı işi yazın.
- Yazdığınız İşleri öncelik sırasına göre düzenleyin. İkinci adımında, her yapılacak iş için önceliğine karşılık bir numara atayın. En öncelikli işe bir yazın. Bu şekilde listelediğiniz işleri önceliklere göre altıya kadar numaralandırın.
- Listedeki ilk işi tamamlayın. İş gününüz en yüksek önceliğe sahip olan iş ile başlar. Dikkatinizi dağıtacak e-posta veya telefon görüşmeleri gibi başka işler ile uğraşılmayacak. İşiniz tamamlanana kadar tamamen konsantre olmanız gerekecek.
- Öncelikleri tekrar kontrol edin. Listenizdeki ikinci işe başlamadan önce, önceliklerin hâlâ doğru olup olmadığına bakın. Belki acilen yapılması gereken yeni bir iş eklenmiştir veya önemini kaybetmiştir. Önceliklerin doğru olup olmadığından emin olmak için listenizi tekrar kontrol edin ve gerekirse sıralamayı yeniden düzenleyin.
- Bir sonraki işe geçin. İkinci işi tamamlayın. Bu şekilde, iş gününüzün sonuna kadar bu şekilde devam edin. Bir işi tamamlayın, öncelikleri kontrol edin ve birsonraki işle devam edin.
- Akşam yeni bir liste yapın. İş günü sona erdiğinde, bir sonraki gün için aynı rutini hazırlayın: En önemli altı işin listesini yapın. Listede bugünden arta kalanlar ve yeni oluşan işleri ekleyin.
Bu yöntemin faydaları
Verimliliği artırmak için kullanılabilecek çok sayıda ipucu, tavsiye, yöntem ve yaklaşım vardır. Bu yöntemi bu kadar özel yapan nedir? Bu soruyu tek bir cavapla noktalamayız. Kesin olarak bilinen şu ki, bu yöntem bir dizi avantajı beraberinde getiriyor.
- Odaklanma: Sıkça tartışılan çoklu görev (Multitasking), yani çok işi aynı anda yapma mücadelesi, genel anlamda verimli olmamakla beraber elde ettiğiniz sonuçların kalitesi düşük olur. Bu yöntem ile çoklu görev uygulasanız bile, tek bir işe odaklanmanızı sağlar! Bu şekilde, her proje ihtiyaç duyduğu ilgiyi görür. Sorunlarla uğraşmak için saatler harcamak yerine sorunlar erken belirlenebilir ve çözülebilir.
- Öncelik: Çalışma gücünüzü yanlış (önemsiz) yerlere yönlendirirseniz verimli olamazsınız. Tüm gün çalışılmış, ancak gerçekten önemli işler bitmemiş olur. Bu yöntemin önemli bir avantajı ise hedeflenen ve tekrarlanan önceliklendirmedir. Gerçekten ele alınması ve tamamlanması gereken işler halledilir.
- Verimlilik: Dikkatin dağılması ve özellikle çoklu görevde, çoğu zaman çok iş yapılmasına, ancak çok az şey başarılmasına neden olur. Ivy Lee, işte zamanı verimli kullanmayı öğretir.
- Organizasyon: İşler masanın üzerinde birikir, patron her saat yeni bir şey getirir ve kafanızın nerede olduğunu bilmezsiniz. Bu durum size tanıdık geldimi? Bu yöntemle, işleri otomatik olarak takip ve organize etmeyi alışkanlık haline getirirsiniz. Yalnızca her akşam değil, öncelikleri her bitirdiğiniz işde yeniden gözden geçirdiğiniz için, her zaman sırada ne olacağını bilirsiniz.
- Motivasyon: Patron çalışmalarınızdan memnun değilse, bu durum sizde strese dönüşecektir. Bu da sizin kendi performansınızdan şüphe duymasına sebep olur. Öte yandan, gerçekten bir şeyler başardığınızı görmek de, motivasyonunuzu artırır.
Öncelikli bir işi bitirmek motive edicidir. Bir günde ne kadar iş başarabilirseniz o kadar çok motive olursunuz. Bu istikamet, doğru yolda olduğunuzu ve başarınıza katkıda bulunan bir şeyi gerçekten başardığınızı teyit eder.
Özet: Çok basit ve yine de çok iyi bir yöntem
Bu yöntemin günlük işleriniz ve kariyeriniz üzerinde sayısız olumlu etkisini göreceksiniz. Uzun vadede daha sağlıklı, daha verimli ve dolayısıyla daha başarılı olursunuz. En önemlisi, çoklu görevlerden ve ertelemekten uzaklaşacaksınız. Bu yöntemin gücünü akşam kullandığınızda ve bir sonraki gününüzü önceden planladığınızda göreceksiniz. Bu sayede kalkar kalkmaz ne yapacağınızı bilir ve tüm konsantrasyonunuzu en önemli işinize verebilirsiniz.
Hatırlatma: Tek 6 iş listelemeniz bir zorunluluk değildir, her yönetici yapılacakların sayısını kendisi ayarlayabilir. Bazı insanlar günde sekiz, diğerleri günde sadece üç önemli yapılacak işi yönetebilir. Bu arada, bu yöntem tek yöneticiler için değil, iş yapan herkez için tavsiye edilir.
