Dijital Dünyada Sanal Ekip Yönetimi

Giriş

Modern iş dünyasında fiziksel ofislerin sınırları kalkarken Sanal ekip yönetimi artık opsiyonel bir beceri değil zorunlu bir hayatta kalma yetkinliği haline gelmiştir. Coğrafi engelleri aşarak küresel yetenekleri bir araya getirmek operasyonel anlamda büyük bir avantaj olsa da sanal ekip yönetimi süreçlerinde yaşanan iletişim kopuklukları ve güven erozyonu ciddi riskler barındırır.

Klasik liderlik anlayışı fiziksel gözetim üzerine kuruluyken sanal ekip yönetimi tamamen sonuç odaklılık ve radikal şeffaflık üzerine inşa edilmek zorundadır. Bu yeni düzende rekabet avantajı sağlamak isteyen yöneticiler teknolojiyi sadece bir iletişim aracı olarak görmemeli sanal ekip yönetimi dinamiklerini kurum kültürünün tam merkezine yerleştirmelidir.

Sanal ekip nedir?

Çeşitli üyeler ofis, bölgesel ve ulusal sınırların ötesinde sanal bir ekipte çalışır. Yine de katılımı ve beraber çalışmayı mümkün kılmak için iletişim, örneğin telefon konferansları veya Skype toplantıları gibi en son dijital teknoloji aracılığıyla gerçekleştirilir. Sanal ekip fenomeni 1990’ların sonunda World Wide Web’in genişlemesiyle eş zamanlı olarak gelişti ve istisnai durumlar için sadece bir “acil çözüm” olarak kabul görüldü. Geçmişte geçici sanal ekipler çoğunlukla günlük işin bir parçasıyken, bunlar artık giderek kalıcı bir organizasyon biçimine dönüşür hale gedi. Sanal ekip yönetimi burada devreye girer. Sonuç olarak, çalışanlar çok çeşitli yerlerde ve hatta farklı zaman dilimlerinde veya kültürlerde ortak bir hedefe doğru çalışırlar. Bu çalışma türünün elbette çok sayıda avantaj ve dezavantaja sahiptir.

Yöneticiler ve çalışanlar için Sanal ekip yönetiminin avantajları

• Sanal bir ekip, hem işverenler hem de çalışanlar için yüksek derecede esneklik sağlar. Böylelikle ekip üyeleri, ev ofis gibi esnek çalışma süresi modellerinden kolaylıkla faydalanabilir hatta işleri bozulmadan yurt dışında kalabilirler. Öte yandan işveren, gereksiz iş gezileri için çok para harcamaz, dünyanın her yerinden uzmanları veya danışmanları esnek bir şekilde projelerine dahil edebilir. Bu nedenle, bir proje için en uygun bilgi birikimi kombinasyonu işverene dünya çapında açıktır.
• Şirket için bu aynı zamanda personel açısından da büyük tasarruf anlamına gelir, çünkü artık tüm lokasyonlarda her uzmanlık alanı için ayrı bir uzmana ihtiyacınız yoktur, ancak tüm lokasyonlardaki tüm projeler için tek bir yetkin uzman yeterlidir.
• İşveren tarafında, ekip üyelerinin bir proje üzerinde dünya çapında bir yayılma ile neredeyse günün her saati çalışabilmeleri ve herhangi bir ek maliyet olmadan daha verimli ve daha hızlı olmaları da büyük bir avantajdır.
• Özellikle yeni fikir üretme süreçlerinde farklı kültürlerden çalışanlar birbirlerini olumlu etkileyerek olağanüstü çözümler üretebilirler.
• Sanal ekiplerdeki çalışanlar için özellikle büyük bir avantaj, çünkü iş ve ailenin daha iyi uyumluluğunun yanı sıra esnek çalışma modelleri ve süreleri sayesinde daha dengeli iş-yaşam dengesi kurulur.
• Sanal ekip, departmanları veya çalışma alanları tek bir yerde çözülse bile başka bir yere kolayca yerleştirilebildiğinden, çalışanlar için iş güvenliğini de artırır.
• Son olarak, en iyinin en iyisi ile sanal takımlarda çalışacak ve böylece profesyonel olarak daha da gelişebileceksiniz. Bu, iş piyasasında bir işçi olarak değerini artırır ve örneğin maaş müzakerelerinde, kendi şirketinizde müzakere pozisyonunuzu güçlendirir.

Sanal ekip yönetiminin dezavantajları – yöneticiler için zorluklar

• Sanal ekiplerdeki çalışanlar ve yöneticiler kendilerini çok sayıda zorlukla karşı karşıya buluyor. Listenin başını ise teknik sorunlar çekiyor. Dizüstü bilgisayarların, telefonların ve benzerlerinin asla yapmaları gerekeni yapmadıkları ile bilinmektedir. Bu durum değerli zamana mal olabilir! Tüm ekip üyelerini farklı yerlerde koordine etmek gerçek bir muazzam görevdir. Ve nihayet herkes “ortak masada” buluştuğunda, bu fırsat verimli bir şekilde kullanılmalıdır.
• Dil engelleri ortaya çıktığında iletişim özellikle zorlaşır. Uluslararası iş dili elbette ingilizcedir, ancak Almanca, İspanyolca veya Çince aksanı iletişimiz girerse işler daha da zorlaşabilir. Sanal ekipte ne kadar farklı ana dillere sahip katılımcı olursa, zorluk o kadar büyük olur.
• Bununla birlikte, bazen bireysel ekip üyeleri arasındaki tam iletişim eksikliği de karışıklıklara, hatalara veya projenin yavaşlamasına neden olabilir.
• Böyle bir iletişim eksikliğinin bir nedeni, bireysel çalışanın sorumluluklarının net olmayan bir tanımı olabilir. Bu nedenle her ekip üyesi, hangi meslektaşıyla iletişime geçebileceğini ve belirli bir konu alanı veya sorumluluk alanı hakkında soruları olup olmadığını bilmelidir. Yani şeffaflık her şeyin en önemli noktasıdır.
• Özellikle esnek bir şekilde organize edilmiş sanal ekipler, her zaman ücretsiz sürücü riskini taşır. Bu nedenle, bireysel sonuçları kontrol etmek ve tembel olma eğiliminde olan çalışanları motive etmek yöneticinin sorumluluğundadır.

Sonuçta yanlış yönetim şekli birçok sanal ekibin başarısız olmasının bir numaralı nedenidir. Bununla birlikte, sanal ekiplerin gerektirdiği özellikleri ve bunları nasıl yönettiğini biliyorsanız, modelin şirketiniz için sayısız avantajı vardır.

Sanal ekip yönetimi ile başarıya nasıl yönlendirebilirsiniz?

Aşağıdaki tavsiyeler uyarak çalışmalarınızı kolaylaştırır ve verimliliğinizi artırabilirsiniz. 

• Ekip üyelerini kişisel olarak tanıyın: Özellikle yeni bir sanal ekip kurulduğunda ekip üyelerini tanımaya çalışın. En iyi şekli yüz yüze tanışmak olmasına rağmen, zaman, maliyet veya dış etkenler nedenlerinden dolayı, mümkün olmayabilir. Bu nedenle, başlangıçta, telefon konferansı veya dijital bir toplantı düzenleyerek, bireysel ekip üyelerini tanıyabilirsiniz. Bu, daha sonraki beraber çalışmak için önemli bir temeli temsil eder. 
• Ortak bir hedef bulun: Sanal ekip ortak beraber aynı hedef, ara hedefler ve kalite gereksinimleri peşinde koşmalı. Yani toplantıdan sonra, her ekip üyesi hedefleri ve kendi görevini tam olarak anlamış olmalıdır. Bu nedenle ekibinizin hedefleri ve görevlerini anladığını tekrar kontrol edin ve ortaya çıkan tüm soruları yanıtlayın. 
• Sorumlulukları tanımlayın ve şeffaflığı sağlayın: Ekip üyesi meslektaşlarının kim olduğunu, ne yapabileceklerini ve onlara nasıl ulaşılabileceğini bilmelidir. Aynı şekilde, ortak hedef ve bireysel ara hedefler yeterince iletiliyor. Bir sonraki adımda, her bir çalışanın ilgili sorumluluklarını tanımlamak ve ardından tüm bu bilgileri şeffaf bir şekilde ve her ekip üyesi için erişilebilir bir şekilde iletmek yöneticinin bu aşamadaki ana işidir. 
• Mesafeyi güven ile doldurmak: Ekip üyeleri yalnızca birbirlerine güvenecek ve birbirlerine güvenirlerse verimli bir şekilde birlikte çalışacaklardır. Mesafe ve kişisel iletişim eksikliği nedeniyle, bu faktör özellikle önemlidir. Bu nedenle, hedeflenen bir şekilde bireysel çalışanlar arasında güven oluşturmalısınız. 
• Dijitalleştirme olanaklarını kullanın: Zamanımızdaki teknolojik olanakları biliyor ve bunları sanal ekibinizde kullanmanız mümkündür. Örneğin: Telefon görüşmesi yerine video konferansı.Başlangıçtan itibaren net bir teknolojik çizgiyi takip etmek için, bu ve daha fazla sorunun proje başlamadan önce – tercihen uygun bir uzmanla – açıklığa kavuşturulması gerekir.
• Kuralları tanımlamak önemlidir: Ekibinizde uygulanan kurallarla ilgili net bir çizgiye de ihtiyacınız var. Ekip üyelerinin yalnızca birbirleriyle ne zaman iletişim kurduklarını bilmeleri değil, aynı zamanda hangi biçimde iletişim kurmalarını da bilmeleri gerekir. Özellikle farklı kültürlerden üyelerin bulunduğu sanal ekiplerde, yaygın olan davranış kurallarının herhangi bir başka yerinde de geçerli olduğuna güvenemezsiniz. Bu nedenle kuralların tanımı, sanal bir ekibin işleyişi ve çatışmalardan kaçınılması için önemli bir mihenk taşıdır. Bu çalışmaya ekip üyelerini de dahil ederseniz daha verimli bir sonuca ulaşırsınız çünkü kuralların gelişiminde söz sahibi olan ekip bireyleri daha az direnç gösterecektir. 

Sanal ekip yönetimi çok karmaşık bir konudur ve bu konu hakkında sadece bu bağlamda genel bir bakış sunabiliriz. Ancak bir yöneticinin bu zorlukla başa çıkabilmesi için uygun nitelikli eğitim alması yada yeterli yönetim deneyimine sahip olması gerekir. 

Sonuç

Geleceğin organizasyonları beton duvarlarla değil sanal ekip yönetimi becerisine sahip vizyoner liderlerin kurduğu dijital köprülerle ayakta kalacaktır. Teknolojik altyapı parayla satın alınabilir ancak sanal ekip yönetimi için gereken güven ve empati kültürü ancak sabırlı ve bilinçli bir liderlikle inşa edilir. Ofis ortamındaki sosyal bağları dijital dünyada sürdürebilmek ve çalışan aidiyetini mesafelere rağmen korumak sanal ekip yönetimi ustalığının en belirgin kanıtıdır. Son tahlilde liderliğin kalitesi ekibi yanındayken değil onlar dünyanın öbür ucundayken ne kadar verimli yönetebildiğiyle ölçülür.

Kalın sağlıcakla…

Sıkca Sorulan Sorular