💼 Makale Özeti: Toplantılarda Başarı

Verimli bir toplantı şans eseri olmaz; iyi bir tasarım ve sıkı bir yönetim gerektirir. İşte başarı formülü:

  • Zamanın Efendisi Olun: Toplantı belirlenen saatte başlar ve biter. Geç kalanları beklemek, zamanında gelenleri cezalandırmaktır. Her gündem maddesine süre ayırın (Time-boxing) ve sadık kalın.
  • Çatışmayı Yönetin: Fikir ayrılıkları iyidir, kişisel çatışmalar kötüdür. Başarılı moderatör, tartışmayı “kişilerden” alıp “fikirlere” odaklar.
  • Sonuç Odaklı Kapanış: Toplantı odasından çıkarken herkesin cebinde net bir “Ev Ödevi” (Action Item) olmalıdır. Kim, neyi, ne zamana kadar yapacak? Bu net değilse, vakit harcanmıştır.
📚 Yöntem: Harvard Business Review’ın “Meeting Management” rehberleri ve Agile/Scrum ritüelleri temel alınmıştır.

Giriş

Toplantılar… Birçoğumuz için karmaşık duygular uyandıran bir kelime. Bazen verimli bir ortamı, fikir alışverişi platformu ve çözüm bulma noktası, bazen de zaman kaybı ve hayal kırıklığı kaynağı olabiliyorlar. Peki ya toplantılarda başarıyı artırmak için bir anahtarınız olduğunu söylesem?

Bir önceki yazımda toplantı türleri ve toplantı türüne göre nasıl davranılması gerektiğinie dair bir Makale yazmıştım. Bu yazımda, toplantılarınızı birer kabustan, başarıya giden bir yola dönüştürecek 4 kritik etkeni sizler ile paylaşmak istiyorum. Telefonlarınızı bir kenara bırakmaya, zamanı ustalıkla yönetmeye ve fikirlerinizi saygılı bir ortamda dile getirmeye hazır olun. Sizlere 4 etkenle tanıştırmadan önce şu üç soruyu kendinize cevaplamanızı rica edeceğim. Eğer cevabınız “evet” ise, okumaya devam edin ve toplantılarınızı verimli hale getirin!

  • Hiç bir toplantıda dikkatinizin dağıldığı ve konsantre olamadığınız oldu mu?
  • Toplantılar bittiğinde “Hiç bir sonuç alamadık!” diye düşündüğünüz oluyor mu?
  • Toplantılarınız daha verimli olabilirdi diye düşündüğünüz oluyor mu?

Başarıyı Artırmak için 4 Etken

1. Başarı Faktörü: Toplantılarda Dikkat Dağıtıcı Unsurları Azaltmak

Toplantılarda en büyük moral bozucu unsurlardan biri dikkat dağıtıcı cihazlardır. Maalesef birçok çalışan, toplantı sırasında e-postaları yanıtlamak veya belgeleri düzenlemek gibi paralel işler yapma alışkanlığına sahiptir. Bu durum ister cep telefonunda ister dizüstü bilgisayarda olsun, tek bir kişinin elektronik cihazına bakması bile odadaki tüm katılımcıların konsantresini düşürür. Özellikle, toplantıya katılan bir kişinin bu paralel çalışma nedeniyle önceki soruyu duymaması ve sorunun herkes için tekrarlanması sinir bozucu olur. 20 dakikalık bir konu, bir saate uzar veya daha da kötüsü, odaklanma eksikliği nedeniyle herhangi bir karar verilmediği için ek bir toplantı organize edilmesi gerekir.

Özellikle toplantılarda Cep telefonu kullanımı, yukarıda bahsedilen rahatsızlıkların ana sebeplerinden bir tanesidir. Bu durumu önlemek için “Toplantıda Cep Telefonu kullanmıyoruz” adlı uygulamayı devreye sokuyoruz. Bu adımda, sadece bir kişi üzerine değil, diğer tüm katılımcılar üzerinde (yukarıda belirtildiği gibi) olumsuz etkileri olduğunu belirtiyoruz. 

Tüm katılımcıları, toplantı süresi boyunca cep telefonlarını (ve ideal olarak dizüstü bilgisayarlarını da) elinde taşımamaya veya masalarına koymamaya işaret ediyoruz. “Cep telefonu kullanımı yasaktır” gibi klasik bir kurala kıyasla, bu yaklaşım, cep telefonu kullanımını bir kural ihlali olarak vurgulamak yerine, katılımcıların toplantının başarısına katkıda bulunma sorumluluğunu üstlenmelerini sağlar. 

Elbette, cep telefonuna bakmanın toplantıya odaklanmaktan daha önemli olduğu istisnai durumlar da vardır. Örneğin, bir aile üyesi hasta olduğunda veya bir katılımcı önemli bir nedenle çağrıya hazır olması gerektiğinde. Böyle bir durumun söz konusu olup olmadığına karar verme yetkisi katılımcıların kendisindedir ve bunu toplantının başında şeffaf bir şekilde dile getirebilirler. Önemli olan, diğer katılımcıların bu durumdan rahatsız olmamasıdır. Şüpheli durumlarda şu şekilde hareket edin: Katılımcı, toplantı odasından sessiz bir şekilde ayrılır, gerektiği görüşmeleri yaptıktan sonra içeriğe tekrar tam konsantre olabilecek şekilde toplantıya geri döner.

2. Başarı Faktörü: Timeboxing (Zaman Kutusu)

İlk başarı faktöründe uyguladığımız “Dijital detoks” ve bunun sonucunda toplantı sırasında artan konsantrasyon karşılığında, herkesin e-posta ve arama yapabildiği molalar düzenlemeye dikkat ediyoruz. Bu konuda geçerli kural: her saat başı on dakikalık mola. Bu ilk bakışta, normal günlük yaşamdan çok daha fazla mola gibi görünebilir. Ancak, iş gününün sonuna kadar konsantre ve yüksek enerjili kalmak için ihtiyacımız olan mola miktarı tam olarak budur.

Önemli olan, tüm katılımcıların önceden belirlenmiş mola süresine uymasıdır. Tam da burada “Zaman Kutusu” (Timebox) başarı faktörü devreye giriyor. Hepimiz, on kişiden dokuzunun dakik geldiği ve bir kişinin eksik olduğu durumu biliyoruz. Bu durumda, dakik gelenler eksik kişiyi beklerken dezavantajlı duruma düşerler. Yine de dakik başlasalar bile, geciken kişi için daha önce konuşulan her şey tekrarlanmak zorunda kaldığından dakiklikleri için “cezalandırılırlar”. Buna göre, moladan zamanında dönmek, tüm ekibe saygı göstergesidir.

Yine de gecikme olursa, tek bir kişiyi azarlayarak öne çıkarmak gerekmez. Alternatif olarak, tüm ekip üyelerine “Zaman Kutusu” nun önemini hatırlatarak bu başarı faktörünü tekrar vurgulamak mümkündür. Mümkünse ek olarak, geciken kişiye bir dahaki sefere dakik gelmek için ne yapması gerektiği sorulabilir. Ancak bu, kişiye ve duruma göre daha sonra da sorulabilir.

Bir saatten kısa süren toplantılarda elbette bu saatlik molaya ve “Zaman Kutusu”na gerek yoktur. Yine de, kimsenin mola vermeden bir toplantı maratonu günü boyunca koşturmak zorunda kalmaması için toplantının mümkün olduğunca erken sona erdirilmesine dikkat edilmelidir.

3. Başarı Faktörü: ELMO

Toplantılarda verimliliği düşüren diğer bir unsur ise, tüm katılımcılar için önem taşımayan konulara sapmalar ve sonu gelmeyen monologlardır. Bu tür odak kayıplarını önlemek için basit olan  “ELMO” metodu  (Enough – Let’s Move On, Yeter – Devam Edelim) uygulamayı tavsiye ediyoruz. ELMO, Muppet Show’dan gıcır gıcır bir peluş canavar ve bu yöntemde sembol olarak kullanılır.

Katılımcılar toplantı esnasında, bir konunun yeterince tartışıldığına, konunun toplantıyla alakalı olmadığında veya önem taşımadığını düşündüğünde, ELMO’yu sessizce havaya kaldırarak sorumluluk alırlar.

Önemli: ELMO’nun kişisel olarak algılanmaması için önceden mutabakat sağlanması gerekir. Bu nedenle, ELMO kuralını tanıtırken, kesilen konunun önemli olduğunu, ancak tüm katılımcılar için alakalı olmayabileceğini vurgulamak önemlidir. Tüm katılımcıların bu konuda hemfikir olup olmadığını sormak için bir dakikalık bir ara vermek de faydalı olabilir. Bunu önceden katılımcılar ile paylaşılmadığında, bir katılımcı ELMO’yu kaldırmasına rağmen diğer katılımcılar tartışmaya devam edebilir.

ELMO’yu Kullanma Kuralları

1. ELMO’yu Tanıtın:

  • Toplantı öncesi ekibinizle ELMO’yu ve amacını tanıtın.
  • ELMO’nun neyi temsil ettiğini ve nasıl kullanılacağını açıklayın.
  • ELMO’nun toplantıları daha verimli ve keyifli hale getirmeye yardımcı olacağını vurgulayın.

2. ELMO’yu Havaya Kaldırmak:

  • Toplantı sırasında bir konunun yeterince tartışıldığını veya katılımcıların bu konunun önem taşımadığını düşündüğünde, ELMO’yu sessizce havaya kaldırın.
  • Bunu yaparken herhangi bir yorum yapmaktan kaçının.
  • ELMO’yu havaya kaldırmak, konu üzerinde daha fazla tartışma yapılmasını istemediğinizi nazikçe ifade etmenin bir yoludur.

3. ELMO’ya Tepki Vermek:

  • Bir katılımcı ELMO’yu havaya kaldırdığında, diğer katılımcılar buna saygı göstermelidir.
  • Konuyu daha fazla tartışmak istiyorsanız, ELMO’yu kaldıran kişiye nedenini sorabilirsiniz.
  • ELMO’yu kaldıran kişi, konunun yeterince tartışıldığını veya katılımcıların bu konunun önem taşımadığını düşünüyorsa, tartışmayı sonlandırmak veya farklı bir konuya geçmek uygun olabilir.

4. ELMO’yu Kullanmanın Faydaları:

  • ELMO, toplantıları daha verimli hale getirir.
  • Gereksiz tartışmaları ve monologları önler.
  • Konunun odakta kalmasına yardımcı olur.
  • Katılımcıların aktif katılımını teşvik eder.

5. ELMO’yu Kullanmaya Başlamak:

  • Ekibinizle ELMO’yu ve kullanım kurallarını konuşun.
  • ELMO’yu toplantılarınızda kullanmaya başlayın.
  • Gerekirse kuralları uyarlayın ve ekibinizin geri bildirimlerini dikkate alın.

ELMO’nun faydaları:

  • Konuyu odakta tutmaya yardımcı olur.
  • Gereksiz tartışmaları ve monologları önler.
  • Toplantıları daha verimli hale getirir.
  • Katılımcıların aktif katılımını teşvik eder.

ELMO’yu kullanmaya başlamak için:

  • Ekibinizle ELMO’yu ve amacını tanıtın.
  • ELMO’nun nasıl ve ne zaman kullanılacağına dair kurallar belirleyin.
  • ELMO’yu toplantılarınızda kullanmaya başlayın ve gerekirse kuralları uyarlayın.

4. Başarı Faktörü: Park Yeri

ELMO kuralına güzel bir ekleme ise “Park Yeri”dir. Toplantılarda, genellikle ilk planlanan konunun dışında konulara sapma olur. Bazen bunlar kesinlikle takip edilmesi gereken harika fikirlerdir, ancak bu toplantıda değil. Tüm katılımcıların rahat bir şekilde asıl konuya odaklanabilmeleri için, tartışılan konuyu görsel veya sanal bir tahtaya yazmanızı tavsiye ederiz. Bu şekilde, konu unutulmaz, yeni konuyu sunan katılımcıya saygı gösterilir ve toplantının gündemine geri dönmek kolaylaşır.

Önemli olan, toplantının sonunda park edilen bu konular ve fikirlerle nasıl ilerleyeceğinizi tartışmak için yeterince zaman ayırmaktır. Bunun için ayrı bir toplantı mı yapılacak? İki kişi mi karar verecek? E-posta mı gönderilecek? Takipten kim sorumlu olacak ve ne zaman gerçekleşecek? Konular sadece park edilip toplantının sonunda tekrar ele alınmazsa, katılımcılar park yerine olan güvenlerini kaybederler ve gelecekte asıl tartışmaya geri dönmekte zorlanıverirler.

Sonuç

Sunulan dört başarı faktörü, toplantıların etkinliğini artırmak için güçlü bir çerçeve sunar. Bu faktörlerin her biri, katılımcıların odaklanmasını sağlayarak, zamanın verimli kullanılmasını teşvik eder ve fikir alışverişini kolaylaştırır. Her bir toplantının başarılı olması için bu faktörlerin bir araya gelmesi hayati öneme sahiptir. Bu nedenle, her toplantıda bu faktörlere odaklanmak ve gerektiğinde yeni alışkanlıklarla değiştirmek, toplantıların sürekli olarak iyileştirilmesini sağlar. Düzenli aralıklarla toplantıların genel verimliliğini gözden geçirmek, ekibin gelişme potansiyeline odaklanmasına yardımcı olur. Sonuç olarak, bu faktörlerin benimsenmesi, toplantıların daha etkili ve başarılı olmasını sağlar. Sağlıcakla kalın!

Kalın Sağlıcakla…

Sıkca Sorulan Sorular

  1. Toplantı başarısının yüzde kaçı “Hazırlık” aşamasına bağlıdır?

    Uzmanlara göre en az %80’i. Toplantıya hazırlıksız girmek, savaşa silahsız gitmek gibidir. Başarıyı artıran kilit nokta, odaya girmeden önce verilerin incelenmesi, gündemin netleşmesi ve “Bu toplantıdan ne alarak çıkacağım?” sorusunun cevabının bilinmesidir.

  2. “Park Etme Yöntemi” (Parking Lot) toplantıyı nasıl kurtarır?

    Toplantı sırasında konu dağılıp alakasız (ama önemli) bir yere gittiğinde, moderatörün “Bu konu önemli ama gündemimiz dışı, bunu ‘Park Alanı’na yazalım ve sonra konuşalım” demesidir. Bu teknik, toplantının raydan çıkmasını ve sürenin aşılmasını engeller.

  3. Sessiz katılımcılar (Introverts) sürece nasıl dahil edilir?

    Başarı sadece çok konuşanların değil, en doğru fikri olanların duyulmasıdır. Moderatör, baskın karakterleri nazikçe frenleyip, sessiz duranlara “Ayşe, senin bu konudaki tecrüben ne diyor?” gibi doğrudan sorular sorarak kolektif zekayı artırmalıdır.

  4. Toplantı Tutanakları (MOM – Minutes of Meeting) neden hayati önem taşır?

    “Söz uçar, yazı kalır.” Toplantıda konuşulanlar yazıya dökülüp, kime hangi görevin atandığı (Deadlineları ile birlikte) 24 saat içinde mail atılmazsa, o toplantı hiç yapılmamış sayılır. Başarı, konuşulanı eyleme dökebilmektir.

  5. Online toplantılarda (Zoom/Teams) başarıyı artıran altın kural nedir?

    “Kamera Açıklığı” ve “Multitasking Yapmamak”. Kameranın kapalı olması kopukluk yaratır. Toplantı esnasında mail cevaplamak ise odak kaybına neden olur. Online başarı, fiziksel ortamdaymış gibi “orada olma” (Presence) disiplini gerektirir.

🚀 Teoriyi pratiğe dökmek ister misiniz?

Teori iyidir, ancak etki eylemle oluşur. Şirketlere ve yöneticilere, bu yöntemleri akademik yük olmadan, pratik bir şekilde uygulamaları konusunda destek oluyorum.