Ivy Lee yöntemi çok şey vaat ediyor. Neredeyse minimum çabayla daha fazla üretkenlik, daha iyi sonuçlar ve aynı zamanda daha az stres.

Yaşadığımız iş hayatımızda yapmamız gereken işlerin azalması ile uğraştıkca, daha fazla olma eğiliminde olan bir zamanda, yukarıdaki vaatler kulağa cazip geliyor. Kullandığımız yapılacaklar listeleri (To Do) saçma sapan uzunluklar almış ve genel bakış açımız kaybolmuştur. Bütün gün çok çalışmamıza rağmen, günün sonunda çok fazla yol alınmadığı, son teslim tarihlerine uyulmadığı ve işin kalitesinin yüksek olmadığını görüyoruz.

 Ivy Lee Metodu, tam da bu sorunu çözmeyi ve önemli şeyleri tespit edip halletmenize yardımcı olmayı amaçlamaktadır. Ivy Lee yöntemi nasıl çalışır, arkasındaki ilginç hikaye ve avantajları neler olduğunu bu kalemde sizler ile paylaşmak istiyorum.

Ivy Lee yöntemi: İlginç Bir Başlangıç Hikayesi

Charles M. Schwab 20. yüzyılın başında dünyanın en zengin adamlarından biriydi ve zamanın en büyük ikinci çelik şirketi olan Bethlehem Steel’in Başkanıydı. Başlangıçta dünyanın en büyük gemi üreticisi olarak bilinen çelik patronu ve şirketi, gökdelen çağına öncülük etti. Schwab genellikle başarılı olmak için her şeyi yapmakla ve sürekli gelişmek için çabalamakla tanınırdı. Thomas Edison’un bir keresinde onun hakkında sürekli olarak rakiplerine karşı bir avantaj aradığını söylerdi. Schwab’ı 1918’de yönetim danışmanı ve üretkenlik uzmanı Ivy Lee’yi işe almaya iten de muhtemelen bu arayıştı. 

Schwab, yaptığı işten ve ekiplerinin performansından memnun değildi ve bir çözüm aradı ve Ivy Lee ye aynı zamanda daha fazla iş yapabilme görevini verdi. Ivy Lee cevap olarak her bir yönetici ile 15 dakikaya ihtiyacı olduğunu iletti. Daha sonra yöntemin başarılı olup olmadığını üç ay sonra test etmesini ve sonrasında kendisine makul bir ücret ödenmesini istedi. 

 Üç ay sonra, ikisi tekrar buluşur ve Schwab, Ivy Lee’ye 25.000 dolarlık bir çek sunar (Ivy Lee yöntemi aynı zamanda 25.000 dolarlık yöntem olarak da bilinir). Schwab daha sonra bu kararın hayatında en iyi ve en karlı dersi olduğunu söyledi.

Ivy Lee Yöntemi Nasıl Çalışır

Çalışmaların daha etkin bir şekilde işlenmesini sağlayan bu yöntem, karmaşık bir teknoloji veya iş süreçlerinin optimize edileceği düşünülebilir. Ivy Lee yönteminde karmaşık bir şey yoktur. Tek ihtiyacınız olan kalem, kağıt ve birkaç dakika zaman. Bu nedenle, verimlilik uzmanının yöntemi açıklamak için sadece 15 dakikaya ihtiyaç duymuştur. Her şey sadece birkaç adımda anlaşılabilir ve öğrenilebilir: 

  1. Bir sonraki gün yapmak istediğiniz altı iş yazın.
    Bir sonraki gün sizi neler bekliyor? Hangi projeler üzerine çalışmanız gerekiyor? Hangi işlerin bitmesi gerekiyor? Boş bir kağıt parçası alın ve bir sonraki gün için en önemli altı işi yazın.
  2. Yazdığınız İşleri öncelik sırasına göre düzenleyin.
    İkinci adımında, her yapılacak iş için önceliğine karşılık bir numara atayın. En öncelikli iş bir rakamı ile numaralandırın. Bu şekilde listelediğiniz işlere önceliklere bakarak altıya kadar numaralandırın.
  3. Listedeki ilk işi tamamlayın.
    iş günü en yüksek önceliğe sahip iş ile başlar. Dikkatinizi dağıtacak başka işler (e-posta, telefon görüşmeleri, …) ile uğraşılmayacak. İşiniz tamamlanana kadar tamamen konsantre olmanız gerekiyor.
  4. Öncelikleri tekrar kontrol edin.
    Listenizdeki ikinci işe başlamadan önce önceliklerin hâlâ doğru olup olmadığına bakın. Belki acilen yapılması gereken yeni bir şey eklenmiştir veya bir iş önemini kaybetmiştir. Önceliklerin doğru olup olmadığından emin olmak için listenizi tekrar kontrol edin ve gerekirse sıralamayı yeniden düzenleyin.
  5. Bir sonraki işe geçin.
    İkinci işi tamamlayın. Bu şekilde, iş gününüzün sonuna kadar bu şekilde çalışın: Bir işi tamamlayın, öncelikleri kontrol edin, devam edin.
  6. Akşam yeni bir liste yapın.
    İş günü sona erdiğinde, bir sonraki gün için aynı rutini hazırlayın: En önemli altı işin bir listesini yapın. Listede bugünden arta kalanlar ve yeni olan işleri ekleyin.
Ivy Lee Yöntemi

Ivy Lee Yönteminin Faydaları

Verimliliği artırmak için kullanılabilecek çok sayıda ipucu, tavsiye, yöntem ve yaklaşım vardır. Niçin Ivy Lee yöntemini bu kadar özel yapan nedir? Bu, tek bir noktaya sabitlenemez, ancak kesin olan şey, yöntemin bir dizi avantaj getirdiğidir.

  • Odaklanma
    Sıkça tartışılan çoklu görev (Multitasking)… Her şeyi aynı anda yapmaya çalışırsanız, genellikle daha azını başarırsınız ve sonuçların kalitesi düşük olur. Ivy Lee yöntemi ile bir işe odaklanarak çalışırsınız.

    Bu yöntem ile her proje ihtiyacı olan dikkate sahip olur. Bu yaklaşımla, sorunlarla uğraşmak için saatler harcamak yerine sorunlar erkenden belirlenebilir ve çözülebilir.
  • Öncelik
    Çalışma gücünüzü yanlış (önemsiz) yerlere yönlendirirseniz bir işe yaramaz. Tüm gün çalışılmış, ancak gerçekten önemli şeylerin bitmemiş olur.

    Ivy Lee yönteminin önemli bir avantajı, hedeflenen ve tekrarlanan önceliklendirmedir. Gerçekten ele alınması ve tamamlanması gereken işler halledilir.
  • Verimlilik
    Dikkatin dağılması ve özellikle çoklu görev, çoğu zaman çok iş yapılmasına, ancak çok az şey başarılmasına neden olur.

    Ivy Lee işte zamanı verimli kullanmayı öğretiyor. Bu, ara verilmediği anlamına gelmez – tam tersi. Bu aralar, işler arasına yerleştirilmeli ve işe başladığında odaklanmayı engellememelidir.
  • Organizasyon
    İşler  masanın üzerinde birikiyor, patron her saat yeni bir şey getiriyormuş gibi geliyor ve artık kafanızın nerede olduğunu bilmiyorsunuz. Size tanıdık geldimi?

    Ivy Lee yöntemiyle, işleri otomatik olarak takip eder ve işleri organize etmeyi alışkanlık haline getirirsiniz. Yalnızca her akşam değil, öncelikleri her bitirdiğiniz işde yeniden gözden geçirdiğiniz için, her zaman sırada ne olacağını bilirsiniz.
  • Motivasyon
    Patron çalışmalarınızdan memnun değilse, bu durum sizde strese dönüşecektir. Bu durum da sizin kendi performansınızdan şüphe duymasına sebep olacaktır. Öte yandan, gerçekten bir şeyler başardığınızı görmek, motivasyonunuzu artıracaktır.

    Öncelikli bir işi bitirmek motive edicidir. Bir günde ne kadar iş başarabilirseniz o kadar çok motive olursunuz. Bu istikamet, doğru yolda olduğunuzu ve (kişisel ve şirket) başarınıza katkıda bulunan bir şeyi gerçekten başardığınızı teyit eder.

Sonuç: Çok basit ve yine de çok iyi bir yöntem

Bu yöntemin günlük işleriniz ve kariyeriniz üzerinde sayısız olumlu etkisini göreceksiniz. Uzun vadede daha sağlıklı, daha verimli ve dolayısıyla daha başarılı olursunuz. Ve en önemlisi… çoklu görevlerden ve ertelemekten uzaklaşacaksınız. Bu yöntemin gücünü akşam kullandığınızda ve bir sonraki gününüzü önceden planladığınızda göreceksiniz. Bu sayede kalkar kalkmaz ne yapacağınızı bilir ve tüm konsantrasyonunuzu en önemli işinize verebilirsiniz.

Hatırlatma: Tek olarak 6 iş listelemeniz bir zorunluluk değildir, her yönetici yapılacakların sayısını kendisi için ayarlayabilir. Bazı insanlar günde sekiz, diğerleri günde sadece üç gerçekten önemli yapılacak işi yönetebilir. Bu arada, Ivy Lee yöntemi de çalışanlar için de tavsiye edilir.