Takım halinde çalışabilme becerisine sahip olmak rekabet açısından önemli bir avantajdır. Günümüzde bir kişinin bilgi sahibi olarak fayda sağlamak için yeterli olmadığı aşikardır. Bilginin faydalı bir şekle dönüştürülmesi çok önemlidir ve bir şirketin kurumsal yeteneklerinden biridir. Bu, ancak birbirleriyle konuşabilen ve ortak bir amaç için fikirlerini birleştirebilen farklı bakış açılarına sahip farklı insanlar arasındaki beraberlikle sağlanabilir.

Bruce Tuckman, bir takım için dört evreli bir gelişme modeli önermiştir. İdeal grup karar alma süreci, Tuckman modeline göre grup içinde diğer bireylerle iyi geçinir gibi görünme evresi olan “şekillenme“; nezâket engelini aşarak, sorunlara eğilme evresi olan “fırtına“; diğerlerine alışma ve karşılıklı güven duyma ile verimlilik evresi olan “norm oluşturma” ve ortak hedefe doğru yüksek verimlilikle ve işbirliği ile grup olarak çalışma evresi olan “icraat/performans” olarak ayrılmıştır.

Şekillenme (forming)

Şekillenme süreci, neredeyse tüm ekibin birbirine karşı en kibar olduğu aşamadır. Bazı ekip üyeleri ne yapacaklarını bilemedikleri için endişeliyken, diğerleri yeni sorumlulukları için iyi hazırlanmış ve heyecanlıdır. Bir takım yöneticisinin en aktif olması gereken aşamadır. Bu aşamada kişilerin birbirleri ile etkileşime girmeleri, gerektiğinde faaliyetlerde bulunulması ve en önemlisi kişilerin birbirleri hakkında temel bilgileri bilmeleri gerekmektedir. Bu süreç bazen uzun, bazen kısa sürebilir ancak göz ardı edilemeyecek kadar uzun olmamalıdır. Liderler, bu aşamada ortaya çıkabilecek birçok iç ve dış soruna hazırlıklı olmalıdır. Bu aşama, ekibin zihninden mümkün olduğunca çok konu temizlendikten sonra sona ermelidir.

Şekillenme sürecinde cevaplanması gereken sorular:

  • Ekip olarak misyonumuz ne?
  • Ekip olarak hangi değerleri benimsiyoruz?
  • Bizim takım da bireysel rol ve sorumluluklarımız nedir?
  • Bireysel rol ve sorumluluklarımızın takım performansına etkisi ne?
  • …

Şekillenme sürecine netleşmesi gereken konular:

  • Her takım üyesinin görevlerinin netleşmesi
  • Diğer takım üyeleri tarafından da bu görevlerin anlaşılması
  • Ortak takım hedeflerinin belirlenmesi
  • Ortaklığın tanımının yapılması
  • İletişim kanallarının belirlenmesi

Farklılıkları yönetme (storming)

Fırtına aşamasında, ekip oluşturma sürecindeki en kritik aşamadır. Bu aşama, ekip üyelerinin doğal çalışmaları arasında çatışmalar başlar. Çünkü fırtına aşaması aslında ekibin kafasındaki problemden çıkıp fikir üretme aşamasına geçmeye başladığı bölümdür. Birçok takım bu aşamayı aşmak için mücadele eder ve başarısız olur. Çünkü her şeyden önce herkesin birbirini içselleştirmeden önce kendi düşüncelerini netleştirmesi ve kabul etmesi gerekir. Göründüğü kadar kolay değil. Çoğu zaman takım yöneticisinin müdahale etmesi gerekir.

Burada başka koşullar da ortaya çıkabilir. Örneğin, ekip üyeleri takım yöneticisinin otoritesini sorgulayabilir, kendilerine verilen rollerden memnun kalmayabilir ve ya rol değişikliği talep edebilir. Takımı benimsemeyen veya konuyu tam olarak kavramayan içe dönük üyelerin pasif-agresif tarzı görülebilir. Takım atamaları net bir şekilde açıklanmaz ve benimsenmezse, üyeler görev yüklerinden şikayet edebilirler. Bazıları takımlarının amaçlarını ve değerlerini sorgulayabilir ve göreve karşı isteksizliklerini doğrudan veya dolaylı olarak takıma yansıtabilir.

Takım yöneticisi bu aşamaya geçişi dikkatlice gözlemlemeli ve gerekirse çeşitli kilit müdahaleler yapmalıdır.

Bu süreçte atılabilecek en kritik adımlar şunlardır:

  • Takımın birbirini anladığından emin olun.
  • Ekip üyelerinin, en azından başlangıç ​​düzeyinde, birbirlerinin çalışma tarzlarına, dünya görüşlerine ve olayları ele alma biçimlerine aşina olduklarından emin olun.
  • Takımın amacını, sürecini ve görevlerini, şekillenme sürecinde yapmadıysanız, bu aşamada açıkça belirtin ve açıklayın.
  • Ekip üyelerine lider olarak güven aşılayın ve sorunlarını bireysel veya toplu olarak açıklayabileceklerini hissettirin.
  • Üyelerin rollerini analiz edin ve buna göre yöntemleri gösterin.
  • Belirli bir iş tanımı sağlayın ve bir esneklik faktörü tanımlayın.

Fırtına sürecinde cevaplanması gereken sorular:

  • Farklılıklar karşısında tepkimiz ne oluyor?
  • Ekip olarak en fazla çatıştığımız konular ne?
  • Çatışmayı nasıl ele alıyoruz?
  • Birbirimize nasıl geribildirim veriyoruz?
  • İletişim modellerimiz ne?
  • Suçlama kültürü varsa bunu nasıl yapıcı modele çevirebiliriz?
  • Ortak hedefe odaklanmak için gelişim alanlarımız ne?

Bu aşamada çalışma katılımcılara aşağıdaki noktalarda gelişim imkanı sunar:

  • Çatışmadan kaçmadan yapıcı olarak fikir paylaşımının yollarının bulunması
  • Bireylerin kendi çatışma tarzlarını görmesi
  • Suçlama kültüründen, birlikte çözüm bulmak için yöntemlerin geliştirilmesi
  • Farklı profillerin anlaşılması ve ilişkilerin etkin yönetilmesi
  • Bütün paydaşların büyük resimde yerleştirilerek ilişki stratejilerinin oluşturulması
  • Olumlu ve gelişim alanları ile ilgili geri bildirim verilmesi
  • Takımın kendisini sorgulayarak, aksiyon planı oluşturması

Birlikte çözüm üretme (norming)

Bu aşamada, takım şimdi yavaş yavaş normalleşir. Ekip üyeleri birbirlerinin güçlü yanlarını takdir etmeye ve liderin otoritesini kabul etmeye başlar.

Artık otorite sorgulanmaz, takım üyeleri birbirlerinin yeteneklerini görmeye ve takdir etmeye başlar ve ekipler artık sosyalleşir, birbirlerine yardım eder ve birbirlerine yapıcı geri bildirim verir. Takım hedeflerine daha açık bir şekilde bağlılık hissederler. Fırtına ile düzen aşaması arasında genellikle uzun bir süre vardır. Takım yeni görevlerle yeniden fırtına aşamasına bile girebilir. Ancak bir takım norming aşamasına ulaştığında, fikir üretmeye başlar ve kısa sürede son aşamaya geçmeye hazır olduğu için ilk durumdaki kadar zaman almaz. Bu aşamadan sonra, takım yönetcisinin sorumlulukları artık sosyal ve iletişim becerilerinden daha teknik olacaktır.

Düzen sürecinde cevaplanması gereken sorular:

  • Birbirimizi nasıl dinliyoruz?
  • Ortak çözüm üretme konusunda yöntemlerimiz ne?
  • Birlikte sosyal ortamlarda bulunmaktan ne kadar zevk alıyoruz?
  • Farklılıklarımızı nasıl avantaja çeviyoruz?
  • Ortak değerlerimizi ne kadar dikkate alıyoruz?
  • Misyonumuza nasıl odaklanıyoruz?
  • iletişim modellerimiz ne kadar etkin?

Düzen sürecine netlesmeşi gereken konular:

  • Ortak amaçta birleşmiş olmaları
  • Birlikte karar verme modellerinin geliştirilmesi
  • Potansiyel güçlüklerin ön görüşleri ve proaktif planların yapılması
  • Takımın hedefleri ve bireysel hedefleri hususunda nerede durduklarını görmeleri
  • Ekibe yeni katılacak birini nasıl uyumlandıracakları konusunda model geliştirmeleri

Birlikte Performans Üretme (Performing)

Bu aşamada ekip üyeleri birbirini benimsemiş, fikirler önerilmiş ve çalışmalara başlanmıştır. İşin teorik kısmı tamamlanmış ve teknik safhaya geçilmiştir. Takım üyeleri, birbirlerinin olaylara karşı tutum ve tepkilerini anlar ve buna göre yaklaşımlar sergiler. Bu aşamada yönetici, fırtına aşamasında dikkatini çeken ve takım üyeleri arasında liderlik rolüne uygun olan birine görevleri devredebilir. Çünkü oluşturulan ekipler artık kimin neyi nerede yapacağını biliyor. Dış yöneticiler ekibi yalnızca nüanslı dokunuşlar ve rehberlik yoluyla koordine ederken, iç yöneticiler üretim aşamasını planlamaktan sorumludur.

Takımlar inisiyatif alabilir ve hatta kendi performanslarını ölçebilir. Bu noktada üretim açıkça görülüyorsa takım oluşturma süreci liderlik tarafından iyi yönetilmiştir. Liderler en rahat oldukları aşamaya geldiler. Bu aynı zamanda ekip üyeleri için en etkili ve üretken süreçtir.

Üretim sürecinde cevaplanması gereken sorular:

  • Takım olarak birbirimize olan güveni nasıl sağlıyoruz?
  • Alınan kararları uygularken nasıl bir modelimiz var?
  • Sonuçların sorumluluğunu nasıl paylaşıyoruz?
  • Yöneticiliği nasıl paylaşıyoruz?
  • Ekibimizin potansiyelini ortaya çıkarmak için ne yapıyoruz?

Son aşama takıma aşağıdaki noktalarda gelişim imkanı sunar:

  • Kendi takım modelleri konusunda fikir birliği oluşturma
  • Kendilerine özeleştri yapabilme ve bir yönlendirmeye gerek duymadan çatışmalarını yönetme
  • Bağlılıklarını gösterme
  • Daha büyük sorumluluklar için cesaret kazanma
  • Takım üyesi olarak tanınma ve takdir edilme

Kaynak