Bİr şirket fazla sayıda proje çalışmalarında bulunuyorsa, benzer kavramlar için farklı terimlerin kullanılması nedeniyle kafa karışıklığı ortaya çıkabilir. Özellikle birçok projeler birarada yada birbirine bağımlı oluyorsa kullanılan kavramlar dahada önem kazanır. Karışıklık veya hataları ortadan kaldırmak için bu kavramların ve arkasındaki yöntemlerin doğru anlaşılması zorunludur! Bu yazımda portföy yönetiminin yanı sıra çoklu proje yönetimi, program ve proje yönetiminin anlamını sizler ile paylaşacağım.
Fihrist
Proje Yönetimi
İlk önce Proje kelimesini kısaca inceleyelim. Proje Yönetim Enstitüsü (PMI), bir proje “benzersiz bir ürün, hizmet veya sonuç oluşturmak için üstlenilen geçici bir çaba” olarak açıklanır. Belirli bir hedefe ulaşmak için tasarlanmış olup, belirli bir başlangıcı ve sonu vardır. Proje yönetimi ise bir projeyi tasarımdan, bir uygulama, etkinlik, ürün veya hizmet gibi bir sonucun teslimine kadar yönetmek için ilkeleri ve prosedürleri kullanma disiplinidir. Aşağıdaki şartları içerebilir:
- Proje hedeflerinin tanımı
- İhtiyaçların alımı ve yönetimi
- Görevlerin dağılımı ve zamanlaması
- Bütçe ve maliyet yönetimi
- Proje kaynaklarının atanması ve yönetimi
- Proje durumunun kilometre taşlarına karşı iletimi
Bir projeyi yönetmekle sorumlu olan kişiye genellikle proje yöneticisi denir. Bir proje yöneticisinin sorumlulukları şunları içerebilir:
- Proje kapsamı, zamanlama ve onaylar
- Kaynak yönetimi
- Bütçe yönetimi
- Risk yönetimi
- Ekip üyelerine ve paydaşlarına durum bildirme
Daha gelişmiş kurum ve kuruluşlarda, proje yöneticileri bir Proje Yönetim Ofisi (PMO – Project Management Office) adı verilen bir grup veya departmanla birlikte çalışırlar. PMO, projelerin organizasyon içinde nasıl yönetildiği ile ilgili standartları belirler ve uygular.
Program Yönetimi
PMI’ye göre, bir program “bireysel olarak yönetilmesinden elde edilemeyecek faydalar elde etmek için koordineli bir şekilde yönetilen bir grup proje” dir.
Program yönetimi, stratejik hedeflerin ölçülebilir iş sonuçlarına çevrilmesidir ve sonucun gerçekleşmesi için gereken birçok ilgili girişimin entegrasyonu ile birliktedir. Bir programın yönetiminden sorumlu olan kişiye genellikle program yöneticisi adı verilir. Program yöneticisinin rolü kuruma bağlı olarak değişir. Bazı kurum ve kuruluşlar rolün ticari yönlerini vurgular. Diğerleri bir BT (Bilişim Teknolojisi) veya teknolojiye odaklanır ve belirli teknik ve proje yönetimi niteliklerini vurgular. Program yöneticileri, yaklaşımın şekillendirilmesinden istenen sonuç kümesinin sunulmasına kadar çapraz işlevli programın uçtan uca ücretini yönlendirir. Program yöneticisi bunlardan sorumludur:
- Girişimlerin önceliklendirilmesi ve finanse edilmesi
- Kuruluşlar arası bir yol haritası tanımlama
- Kaynak kapasitesini ve kullanılabilirliğini sağlama
- Projeler arasındaki bağımlılıkları yönetme
- Program düzeyinde hedeflere ulaşmasının sağlanması
Program yöneticileri genellikle bir Şirket PMO’suna veya Stratejik Planlama Ofisine rapor verir ve bölümleri ve iş birimlerini kapsayan stratejik girişimleri yönetme sorumluluğunu taşır.
Proje ve Program Yönetimi arasındaki fark
Proje yöneticisi bir proje içinde birden fazla görevi yönetirken, program yöneticisi tüm projeler arasında koordinasyonu sağlar ve aynı amaç ve hedefe sahip olabilecek birbirleriyle ilişkili bağımlılıklara bakar.
Bir Program, stratejik uyum ve faydaların gerçekleştirilmesi ile ilgilidir, proje yöneticisi ise projeyi verimli ve güvenilir bir şekilde sunmak için çalışır. Program yöneticisi, proje yöneticilerinin aralarında etkili iletişimi sağlamak için neler yaptığını anlayabilmeli ve işlerin nerede olduğunu anlamaya çalışır ve teslimatı geliştirmek için eylemleri destekler.
Projeler ve programlar kurum ve kuruluşlar içinde sağlanır ve stratejik hedeflere ulaşmasını sağlamak için yaptığı yatırımlardır. Bu, seçilen herhangi bir projenin veya programın stratejik olarak üst düzey hedeflerle uyumlu olmasını ve değer vermesini gerektirir. Kritik olan, örgütün bu faydaları gerçekleştirmek için kullanılan taktikleri olan projeleri ve programları aracılığıyla stratejilerini yerine getirmeye çalışmasını sağlar.
Portföy Yönetimi
Portföy
Portföy, ilgili olmayan projeler veya programlar grubunu ifade eder. Bir portföy, tek bir program olmadan birden fazla programdan veya birden fazla projeden oluşabilir. Bir portföy, programsız çok sayıda benzer olmayan projeye sahip olabilir çünkü portföy yönetimi iki veya daha fazla bağımsız projeyle ilgilenir. Program yönetiminde ise sadece ilgili projeler yönetilir.
Örneğin, üç projeniz olduğunu varsayarsak: ilk proje bir bina inşa etmek, ikinci proje motor kirliliğinin çevre üzerindeki etkisini bulmak için araştırma yapmak ve üçüncü proje bir çağrı merkezi oluşturmaktır. Bu farklı projeleri ancak bir portföy altında tutarak yönetebilirsiniz.
Portföy Yönetimi
Portföy yönetimi, program yönetiminden daha büyük bir kapsam ve hedefe sahiptir. Portföy yönetiminde, işi proje veya programları tanımlamak, önceliklendirmek ve yetkilendirmek olan merkezi yönetim vardır. Bu merkezi yönetim, kurumun stratejik iş hedeflerine ulaşmak için projeleri veya programları kontrol eder ve yönetir. Portföy yönetimi, bir gruptaki projelerin veya programların önceliğini belirlese de, herhangi bir proje veya programı denetlemez.
Portföy ve Program Yönetimi arasındaki fark
Program yönetiminde birbirine benzer projeler, portföy yönetiminde ise benzer olmayan projeleri veya farklı programları yönetiyorsunuz. Program yönetimi, proje yönetimi kapsamından daha geniş çaplıdır. Portföy ise kurum ve kuruluşun stratejik hedefleri ile değişen organizasyon çapında bir kapsamı olmaktadır.
Çoklu (Multi) proje yönetimi
Çoklu proje yönetim terimini belirtmeden bırakmak istemiyorum. Öncelikle Almanca dili konuşulan ülkelerde bulunan bu terim genellikle portföy yönetimiyle eş anlamlı kullanılır. Bazıları da bunu program yönetimi karşılığında kullanır yada proje / program yönetimi ile proje portföy yönetimi arasında olası başka bir derecelendirme olarak kullanırlar.
Örneğin, büyük bir organizasyonda, bazıları programların parçası olan birçok proje olabilir. Tüm bu projeler proje portföyünün bir parçasıdır. Ancak, örneğin, bir departmanın tüm projelerinin en uygun yönetimi gerçekleşecekse, çoklu amaç yönetimi terimi bu amaç için kullanılabilir.
Tabii ki, bu da bu bölümün proje portföy yönetimi olarak tanımlanabilir, ancak, çoklu proje yönetimi terimi “gözden geçirilerek”, yukarıda belirtilen daha iyi derecelendirme elde edilir ve böylece kurum çapında proje portföy yönetiminin departman genelinde proje portföy yönetimi (örneğin, çoklu proje yönetimi) ile karıştırılmasını önler.
Bu nedenle, proje portföyü yönetimi, önce talep edilen projelerin değerlendirilmesinin yanı sıra organizasyonel hedeflerin gerçekleştirilmesindeki önemine dayanarak gerçekleştirilecek projelerin (organizasyon genelinde) seçimini içerir. Sınırlı kaynaklar – çalışanların mevcudiyeti, zaman ve para gibi – bu önceliklendirme temelinde projelere atanır. Diğer şeylerin yanı sıra, proje portföyü yönetimi (kurum çapında) projelerin ilerlemesini ve buna bağlı olarak kurumsal hedeflere ulaşılmasını izler. Proje ve program yönetiminde bir diğer önemli ayrım, yaşam döngüsüdür (Life Cycle). Projeler ve programlar belli bir zamanda bitiyor.
Örneğin, hedeflerin başarılması ile veya önceden tanımlanmış bir zamanda. Portföy yönetimi ise yinelemeli döngülerde tekrarlanan ve hiçbir zaman tam olarak tamamlanmayan uzun süreli bir görevdir. Çoklu proje yönetimi teriminin nihai ve tutarlı bir tanımı henüz bulunamamıştır ve bu terimi nasıl kullanıp kullanmamanız size bağlıdır.
Özet
Proje yönetiminde mikro yönetimi gerçekleştirirsiniz ve portföy yönetiminde üst düzey makro yönetimi gereklidir. Program yönetimi ve portföy yönetimi, projeler ve programlar arasında daha iyi iletişim sağlayarak daha düşük riskler için faydalar sağlar. Başarı kriterleri projeler, programlar ve portföyler için farklıdır.
