Verimlilik, üretkenlik veya daha doğrusu verimli çalışma, sanayileşme devrinden çağımıza insanlığı defalarca meşgul eden bir konudur. Başlığı okuduğunuzda, fazla mesai veya çok sayıda sonuç üretkenliği akla gelebilir ama kesinlikle eşleştirilmemelidir. Bunlar daha çok sıkı çalışma ve motivasyona işaret eder.
Üretkenlik tam anlamıyla, somut sonuçlara ve değerlere, belirli bir zamanda verimliliğinizi artıracak ve ihtiyaç duyulan formda ulaşılmasını ifade edecektir. Bazı yöneticiler gerçekten önemli bir projeyi kolaylıkla sona erdirirken, aslında önemsiz görevlere takılıp uzun süre bekletilmelerine izin veren insanlar da olabiliyor.
Öyleyse verimliliğin anahtarı nedir? Ve neden her birimiz verimliliğimizi artırmayı hedeflemeliyiz? Bu yazımda sizlere verimliliğini artırmak için tavsiyelerde bulunacağım.
Fihrist
Verimliliğinizi artıracak nedenler
Kendi üretkenliğinizi artırmak istemeniz için birçok neden vardır. Verimli çalışan insanlar kendilerini daha az stresli hissederler, daha hızlı ve daha iyi sonuçlar alırlar, profesyonel olarak daha başarılı olurlar ve daha uyumlu bir iş-yaşam (Work-Life Balance) dengesine sahiptirler.
Sorun şu ki, insanlar git gide önceliklerini belirlemek te zorlanıyor. Önemsiz faaliyetlere çok fazla odaklanarak, gerçekten önemli yönleri gözden kaçırıyor. Bu sadece işyerindeki durum için değil, çoğu zaman hayatı bir bütün olarak kapsamaktadır. Sonuç olarak verimliliğiniz düşüyor.
Bu olumsuz yaklaşımın aşırı zaman baskısı, stres ve hatta muhtemelen tükenmişlikle (Burnout) sonuçlanmasına yol açma ihtimali çok yüksektir. Bunun karşısında başka tipte insanlar da var. Kendimize sürekli “her şeyi nasıl çözdüğünü” sorduğumuz kişi. Peki verimliliğin sırrı nedir?
Verimliliğin anahtarı
Cevap paradokstur: daha azı daha fazladır. Üretken insanlar “hayır” diyerek, gerçekten önemli görevlere konsantre olmayı başardılar. Bu yaklaşım ile yaptıkları işe daha fazla enerji ve daha fazla zaman ayırabiliyorlar. Aslında çok basit bir strateji.
Sorun şu ki, birçok insan, özellikle patrona veya meslektaşlarına “hayır” demeye cesaret edemiyor. Bunu başarabiliyorsa bile, temel unsurlara odaklanmada eksikliği oluyor. Hangi görevlerin gerçekten önemli olduğunu ve hangilerinin olmadığını nasıl anlarsınız?
Çok sayıda farklı çalışma yöntemi, sistemi, yazılımlar, teknik cihazlar ve gürültülü açık ofisler, işçilerin verimsizliğine giderek daha fazla katkıda bulunuyor. Bu modern kaos içinde kaybolmak son derece normaldir. Daha üretken olmak için işgücünün daha az sütun üzerinde yoğunlaşması gerekiyor.
Elbette günlük işlerde bunu söylemek yapmaktan daha kolaydır. Bu nedenle, son bölümde verimliliği artırmaya yönelik belirli ipuçlar ve çeşitli yaklaşımlar özetlendi.
Üretkenliği ne belirler?
Her şeyden önce, işyerinde üretkenliği etkileyen diğer faktörleri açıklığa kavuşturmalıyız. Çünkü bireysel üretkenlik üzerinde olumlu ya da olumsuz etkisi olan sadece karakter ya da insanların çalışma biçimi değildir. Aksine… Birçok çevresel faktör günlük yaşamımızda rol oynar ve bunlara çaresizce maruz kalırız.
Sonuçta, doğal bioritm ile mücadele, yüksek üretkenlik ten daha çok hastalığa yol açar. Etkileyen faktörlerin farkına varırsak ve bunları en uygun şekilde kullanmayı öğrenirsek üretkenliğinizi destekler:
- İnsanlar genel anlamda sabahları en üretkendir! En fazla enerjiye sahip olduğumuz ve en iyi konsantre olabileceğimiz zamandır. Bu nedenle sabahları özellikle önemli işler yapmalı veya önemli toplantıları öğle yemeği molasından önce planlamanız uygun olur.
- Üretken çalışma için molalar çok önemlidir. Özellikle beş ila on dakikalık uyku molaları, evet yanlış okumadınız, uzun vadede üretkenliği artırır ve sağlığınız için faydalı olacaktır!
- Enerjili olmanız tesadüf değil. Bu enerjiye ulaşmak için ne yedeğinize dikkat etmelisiniz. Bu, örneğin doyurucu bir öğle yemeği içerir. Bu sizi kısa vadede yorabilir, uzun vadede enerjiyi ve odaklanmayı artırır. Avantajı: Vücudunuz ve zihniniz için çok önemli olan öğle yemeği molasına kendinizi zorlamış olursunuz.
- Öğle vakti düşük seviyenin kahve (ve benzerleri) ile üstesinden gelebilirsiniz. Bu stratejik olarak kullanılmalıdır. Sık sık kahve içenlerle vücut kafeine hızla alışır ve istenen etki elde edilemez. Nadiren ama özel olarak kahve tüketmeyi öğrenen herkes, gelecekte üretkenlik açıklarını da daha hızlı bir şekilde geride bırakabilecektir.
Elbette üretken çalışmanın iniş ve çıkışları vardır. Bir kişinin arka arkaya ne kadar verimli çalışabileceğine dair kesin ifadeler de yoktur çünkü üretkenliği artırmak için farklı teknikler mevcuttur. Çalışanların işte günde en az iki saat boşta kalması gerektiği tahmin edilmektedir. Eleştirmenler önemli ölçüde daha yüksek sayılardan da bahsediyor. Sonuçta, günlük işlerde gerçek bir zorluk oluşturan ve üretkenliği engelleyen çok sayıda unsurlar olması aşikâr.
Üretkenliği engelleyen 8 en kötü unsur
- sürekli ulaşılabilinir olmak,
- gürültü,
- e-postalardan veya telefondan dikkatin dağılması,
- düzensizlik,
- fazla iş yükü,
- özel hayattaki stres,
- molaların olmaması,
- “evet” demek ama işi devredememek
- ve çok daha fazlası…
Üretkenliği engelleyen unsurların listesi uzundur ve her zaman kişiye, işe, sektöre ve özel duruma bağlıdır. Statista tarafından yayınlanan bir araştırmaya göre, ankete katılanların yüzde 58’i konsantrasyon güçlüğü şeklinde stres yaşadıklarını belirtti.
Stres halinde üretken çalışma mümkün değildir! Ayrıca aşırı stresin bir sonucu olarak ruhsal hastalıklara sebep olabilir. Üretkenliği arttırmak, önleyici bir önlem olarak iyi bir yaklaşım olacaktır. Bununla birlikte, etkilenenler için de iyileşme için vazgeçilmez bir faktördür.
Üretkenliği arttırmak için üç yaklaşım
1. Pomodoro Tekniği
Pomodoro Tekniği, bireysel çalışma adımları beş dakikalık bloklara ayrılır. Rahatsız edilmeden tek bir göreve konsantre olmak için beş dakikanızı ayırın. Telefon yok, e-posta yok! Sonra kısa bir ara verilir, belki meslektaşınızla hızlı bir sohbet ve ardından bir sonraki beş dakikalık blokla başlarsınız. Beş dakika içinde düşündüğünüzden çok daha fazlasını yapabilirsiniz. Kesinlikle işin ortasında durmayacaksınız. Bu şekilde hedeflediğiniz beş dakika 10, 20 ve hatta 25 dakika olabilir.
2. “İşleri Halletmek” – GTD sistemi
GTD sistemi David Allen tarafından icat edilmiştir ve basitçe görevlerin sayısını azaltmayı hedefliyor. GTD sistemi 7 farklı sütuna dayanıyor.
- Yapılacaklar listesi (To-Do-List): Araçlar arasında bir klasik olan yapılacaklar listesi, görevlere düzen getirir ve işlerin takibini kaybetmemenize yardımcı olur. Ne yapmanız gerektiğini bildiğiniz zaman yapacaklarınızı verimli bir şekilde bölebilirsiniz.
- Yapılmayacaklar listesi (Not-To-Do-List): Klasik yapılacaklar listesi karşısında, “yapılmaması gerekenler listesi” tarafından dengelenir. Bugün ve gelecekte kesinlikle yapmak istemediğiniz tüm görevleri buraya kaydedin. Bu, örneğin, sinir bozucu meslektaşınızın sizi sürekli olarak zorladığı görevleri veya devredebileceğiniz her şeyi içerir. Elbette, tüm işlerinizi başkalarına kaydırmanız anlamına gelmiyor. Meslektaşın kendisi ne yapabilir, yardımıma gerçekten nerede ihtiyaç duyar ve stajyer benim için ne yapabilir? Bu çerçevede “hayır” demeyi de öğrenmelisiniz!
- Proje listesi: Tüm mevcut projeleri listeleyin ve durumlarını kaydedin. Burada ilerlemeyi gözlemleyebilir, projeyi küçük adımlara bölebilir ve görevleri en uygun sıraya koyabilir veya farklı çalışanlara dağıtabilirsiniz. Görevler ne kadar küçükse, Pomodoro tekniği ile kombinasyon o kadar iyi olur.
- Fikir listesi: Üretkenliği arttırmak için, her zaman mevcut iş sürecinizi optimize etmekle ilgilenmelisiniz. Bunu yapmak için tüm fikirlerinizi ve ayrı bir listede toplayın. Bunlar gelecekteki projeler veya basit bir düşünce olabilir. Bu fikirlerle daha sonra gerçekten uğraşmak veya onları tekrar gözden çıkarmak size kalmıştır.
- Not defteri (dijital da olabilir): Defter her zaman yanınızda olmalıdır. Bahsedilen listeleri içerebilir veya ayrı tutulabilir. Sürekli kullanılabilirliği nedeniyle, ani soruları, fikirleri veya görevleri belgelemek için idealdir. Bir daha asla önemli bir şeyi unutmak için endişelenmenize gerek kalmaz. Not defterine alıştıktan sonra, yakında onsuz çalışmak istemeyeceksiniz.
- Takvim (dijital da olabilir): Not defterine de entegre edilmiş veya günümüzde cep telefonunda giderek daha sık dijital olarak da takviminizi her zaman yanınızda taşımak zorundasınız. Tüm görevlerinizi, fikirlerinizi ve listelerinizi yazılı olarak listeler halinde sıraladığınızın dışında, sadece randevularınız için takvime ihtiyacınız vardır. Bu şekilde işlerinizi kolayca takip edebilirsiniz.
- Dosyalama sistemi: Dosyalama, kuruluşun önemli bir parçasıdır ve üretkenlik üzerindeki etkisi küçümsenmemelidir. Belgelerinizi dikkatli bir şekilde dosyalamanız halinde daha sonra hızlı bir şekilde elinizin altında olacak ve onlarla daha verimli çalışabileceksiniz. Zaten bir görevi tamamladınız mı? Ardından, sıfırdan başlamak yerine bunları dosyalama sisteminden hızlı bir şekilde alabilirsiniz. Ne de olsa organizasyon, üretken çalışmanın en önemli unsurudur.
3. İki dakika kuralı
David Allen’a göre iki dakika kuralı da GTD sisteminin bir parçasıdır ve başka bir üretken çalışma prensibini açıklığa kavuşturmayı amaçlamaktadır: Her görevi iki dakikada tamamlayıp tamamlayamayacağınıza göre ölçün. İki dakikada tamamlayabiliyorsanız, o işi hemen yapın. Cevabınız hayır ise, üç farklı seçeneğiniz var.
- işi yapmamak
- Bir çalışana devretmek
- Bu da işe yaramazsa, işi uygun listeye girmek.
Üretkenlik üzerine sonuç
Ürtelenliği artırmaya yönelik çalışmalar, sağlıklı bir gelecek için iyi bir işarettir. Ancak nihayetinde kendiniz için doğru sistemi bulmanız gerekir. Bunun için farklı seçenekleri birleştirebilir veya kendiniz için tamamen yenilerini bulabilirsiniz.
Bazıları meditasyona, bazıları öğle yemeği molasında egzersize ve üçüncüsü cep telefonunu kapatmaya güveniyor. Ancak, verimliliği artırmak her birimiz için kalıcı bir hedef olmalıdır çünkü günlük hayatı kolaylaştırır, stresi azaltır ve daha uyumlu bir iş-yaşam dengesi sağlar. Üretkenliğinizi engelleyen unsurların nerede olduğunun farkında olun ve uzun vadede onlardan kaçınmayı öğrenin.
Tavsiyeler dışında şu soruları kendinize sürekli sorun. Enerjinizi nereden alıyorsunuz? Sizin konsantre olmanıza ne yardımcı oluyor? Bu soruları cevaplamaya çalışın ve iş-özel hayatınızda uygulayın!