Günümüzde işletmeler karmaşık idari ve bürokratik ortamlarda faaliyet göstermektedir. Bu işletmeler düzgün çalışması için anlaşılması gereken birçok süreci vardır. İç yapılarındaki olası boşlukları göz önünde bulundurmak, bu şirketlerin süreçler arasındaki bağlantıları anlamalarına yardımcı olur.
Süreçlerin kalitesi ve bunların ne kadar etkili veya verimli olması, büyük bir ölçüde yapısına ve sırasına bağlıdır. Bu nedenle, belirtilen kalite gereksinimlerini korurken, fikirden nihai sonuca giden yolu mümkün olduğunca maliyeti düşürmek ve zaman kazandıran hale getirme konusuna açıklık getirmek önemlidir.
Bu yazıda, sizinle pragmatik bir süreç analizi formu olan Kaplumbağa diyagramını paylaşmak istiyorum. Bu yöntemin çalışanlara iş süreçleri veya karmaşık sorunları iletme gibi konularda, kolaylığı ve anlaşılabilirliği nedeniyle uygulamada kendini kanıtlamıştır.
Fihrist
Kaplumbağa diyagramı nedir?
Kaplumbağa diyagramı, süreç analizi için bir araçtır ve onun yardımı ile riskler ve zayıf noktalar tanımlanır. Otomotiv endüstrisinde geliştirilen kaplumbağa yöntemi, süreç analizi ve denetim hazırlığı için klasik araçlardan biri olarak değerlendirilmektedir. Süreçlerin arayüzlerini ve farklı bir bakış açısıyla yeni bir yaklaşım kazanma olasılığını göz önünde bulundurmaktır.
Kaplumbağa diyagramın hedefleri
Klasik organizasyon şemalarında ve süreç tanımlarında kimin ne yaptığı sorusu, kaplumbağa modelinde her bir işlem adımı için neden, ne zaman, ne, nasıl, nerede ve ne kadar iyi olduğu ile genişletilir. Bireysel süreç adımlarının gerekliliği, başarı için kritik ayrıntıların düzenlenmesindeki belirsizlikler bir şekilde görülebilir. Ayrıca çalışanların arayüz duygusunu keskinleştirir, bağımlılıkları gösterir, şeffaflığı sağlar ve ölçülen değerleri belirler.
- Bu modele dayanarak, çalışma alanları ve süreçler arasındaki örtüşmeler ve ilişkiler gösterilebilir.
- Bu, süreçler içindeki zayıflıkları ortaya çıkarabilecek daha yüksek bir şeffaflık seviyesi oluşturur.
- Bu, çözümlere yaklaşımların daha çabuk bulunabileceği, uygulanabileceği ve mümkün olan en iyi süreç optimizasyonunun gerçekleştirilebileceği anlamına gelir.
İşlemleri anlaşılabilir bir şekilde sunmak için, görsel olarak bir kaplumbağa şeklinde hazırlanır. Böyle bir kaplumbağa grafiğinin temel unsurları süreç girdi ve çıktı, hedefler ve kaynaklar, ilgili çalışanlar, kilit figürler ve ilgili yöntemlerdir. Kaplumbağanın başı ve kuyruğu, işlemin giriş ve çıkışını simgeler. Bacaklar, hedeflere ulaşmak için gerekli kaynakları ve kontrol araçlarını temsil eder.
Standartları, iş akışlarını, üretim ve hizmet süreçlerini analiz etmek, gözden geçirmek ve tasarlamak için yararlı bir araçtır. Bir tedarik zinciri boyunca sağlam bir üretim süreci ve kalite sağlamak için, Otomotiv Endüstrisi VDA Birliği, temel olarak bu modele dayanan kalite standartları ve kontrol listeleri geliştirmiştir.
Kaplumbağa modeli, ISO / TS 16949’da, tanıma ve etkileşimlerle süreç odaklı bir yaklaşım yönetimiyle eşleştirilmiş olarak bir süreçler sisteminin en önemli ilkelerini içerir.
Kaplumbağa diyagramın uygulama alanı
Kaplumbağa diyagramı aşağıdaki alanlarda kullanılır:
- Bir süreç geliştirmek (süreç yönetimi)
- Risk analizleri yapmak (maliyet tasarrufu)
- Süreç analizleri yapmak (süreç optimizasyonu)
Kaplumbağa diyagramının temel soruları
- Hangi süreç söz konusudur?
- Süreçin sahibi kimdir?
- Süreç işlem girdileri nelerdir? (Input)
- Süreç sonucu nedir? (Output)
- Süreç nasıl uygulanır? (Donanım)
- Sürece kimler katılıyor ve hangi beceriler gerekiyor?
- Süreç nasıl ölçülür (Göstergeler)?
- Süreç nasıl kontrol edilir? (Yönergeler & Standartlar)
- Söz konusu süreç için riskler nelerdir?
Yardımcı Açıklamalar
Kaplumbağa yöntemini başlatmadan önce adlandırmak istediğiniz tüm bilgi ve verileri toplarsınız. Bunun tam olarak ne anlama geldiği, hedeflerinize ve amaçlarınıza bağlıdır. Her durumda, kaplumbağanın aşağıdaki uzuvları hakkında bilgi toplayın.
Input
Sürecin başlaması için, bir önceki süreçten süreç girdisine ihtiyacı var. Kaplumbağa başı ile sembolize edilir. Süreç girdisi her zaman bir şeyin yapılması gerektiğini söyleyen bilgidir. Sürecin başlamasını tetikleyen şey budur. Ayrıca süreç, süreçte dönüştürülen ve sonuca dönüştürülen malzeme, parça veya diğer ürünleri gerektirebilir. İşlem için hangi girdinin gerekli olduğunu kaplumbağa diyagramına kaydedersiniz. Örneğin:
- Sürecin başlaması ve aktif hale gelmesi için ihtiyaç duyduğu bilgi türü ve miktarı
- Malzeme, parçalar, bileşenler, montajlar, ürünler
- Önemli olan müşteri gereksinimleri veya kalite özellikleri
- Tam olarak ne yapacağınız konusunda bilgiler
İşlem
Süreçte, istenen sonuca, süreç çıktısına ulaşmak için yapılması gerekenleri tam olarak açıklarsınız. Etkinlik terimlerini şu şekilde adlandırırlar:
- kontrol etme,
- bir araya getirme,
- tavsiye verme,
- yazma, üretme,
- sıralama,
- test etme,
- ölçme.
Bu süreç aktiviteleri kaplumbağanın vücudunu oluşturur.
Output
Kaplumbağa kuyruğu süreç sonucunu sembolize eder. Bu bilgi, bir hizmet veya ürün veya bunların bir kombinasyonu olabilir. Kaplumbağa yöntemiyle, bu sonucun her durumda neyi göstermesi veya yapması gerektiğini derlersiniz. Bunun temeli, müşterilerin gereksinimleri veya takip sürecidir. Özellikle, şunları not ediniz:
- Sonucun özellikleri ve işlevleri
- Sonucun kalite özellikleri
- Süreçte üretilen bilgilerin türü ve kapsamı
- Müşteri için hizmet veya takip süreci
Yukarıdaki özellikler dışında sonucu ne zaman ve ne miktarda mevcut olması gerektiği hakkında bilgi ile tamamlayabilirsiniz.
Süreci destekleyen unsurlar
Kaplumbağanın dört ayağı, sürecin desteklerini simgeliyor. Bu şekilde, süreci gerçekleştirirken önemli olan diğer sorularını açıklar ve cevaplarsınız:
- Neyle
- Kimle
- Niçin
- Nasıl
Bir listede oluşturun. İçerik olarak, aktif hale gelmek ve verilen girdiden istenen çıktıyı üretmek için sürecin tam olarak ihtiyaç duyduğu destek ve yardımları toplayın.
Süreç Sahibi
İnsan kaynakları çerçevesinde her zaman bir kişiyi süreç sahibi olarak açıkça belirtin. Bu kişi, tüm girdilerin zamanında mevcut olmasını, süreç desteklerinin eksiksiz olmasını ve sonucun zamanında teslim edilmesini sağlamaktan sorumludur.
Riskleri belirleyin
Kaplumbağa diyagramında adlandırdığınız konular risklere sebep olabirir. Mümkün olduğunca, riskleri adlandırın. Bunlar ayrıca kaplumbağa diyagramında bir liste olarak görüntülenir.
Başlamak için yardımcı ipuçları
- Yüksek oranda sorunlu veya iyileştirme potansiyeli yüksek bir süreç seçin
- Süreç sahipleri ile bir çalıştay düzenleyin
- Sürece dahil olan işlevleri dahil edin
- Ekipte somut iyileştirme önlemleri üzerinde çalışın
- Kararlaştırılan tedbirlerin uygulanmasını sağlayın
- Daha sonra başarı ve sürdürülebilirlik için uygulanan önlemleri değerlendirin.
Kaplumbağa diyagramın artı ve eksileri
Artıları:
- Her bir özelliğin sistematik olarak, alt süreçlerde de dikkate alınarak yeni bir analiz bakış açısı alınır.
- Yapılandırılmış görselleştirme ile arayüzler ve bağımlılıklar (Input-Output) yüksek düzeyde şeffaflık oluşturur.
Eksileri:
- Bireysel faktörlerin (kaynaklar, personel, prosedür) nasıl etkileşime girdiğinin ayrıntılı açıklaması, bir profil biçimindeki süreç açıklaması yoluyla elde edilemez.
- Bir süreç zincirini analiz ederken, tek tek kaplumbağaları birbirleriyle karşılaştırmak gerekir. Bunun içinde yüksek çaba göstermek gerekir.
Özet
Kaplumbağa diyagramı, etkileşimde tüm süreç akışını haritalayan süreç faktörlerinin sistematik bir analizini temsil eder. Analiz alanlarının münferit alanlarına bölünmesi, ilgili bileşenlerin değerlendirilmesini daha kolay ve daha erişilebilir hale getirir. Süreç akışlarının şeffaflığının artırılmasını ve optimize edilecek alanlarda odaklanmış bir müdahale seçeneğinin bulunmasını sağlar. Tüm sürecin başarısını olumlu bir şekilde destekleyebilecek bireysel özelliklerin verimliliğinin ve etkinliğinin artırılmasını sağlar. Bir şirketin tüm süreç akışlarına uygulanırsa, genel yapı sinerjik olarak destekleyicidir.
İletişime girmek için aşağıdaki linki tıklayın:
https://scientu.net/contacts/
