Dört farklı proje yönetimi vardır: Projeler, Programlar, Portföyler ve Çoklu (Multi) projeler. Proje yönetimi, program yönetimi ve portföy yönetimi arasındaki fark nedir? Ve çoklu proje yönetimi teriminin arkasında ne gizlidir? Bu yazıda terimlerin ne anlama geldiğini ve özelliklerini anlatacağım.

Proje Kelimesinin Tanımı

İlk önce kısaca “Proje” kelimesini yakından inceleyelim. Proje Yönetim Enstitüsü (PMI), bir proje “benzersiz bir ürün, hizmet veya sonuç oluşturmak için üstlenilen geçici bir çaba” dır. Belirli bir hedefe ulaşmak için tasarlanmış bir proje olup, belirli bir başlangıcı ve sonu vardır.

Proje Yönetimi Tanımı

Proje yönetimi ise bir projeyi tasarımdan, bir uygulama, etkinlik, ürün veya hizmet gibi bir sonucun teslimine kadar yönetmek için ilkeleri ve prosedürleri kullanma disiplinidir. Bu şunları içerebilir:

  •     Proje hedeflerinin tanımı
  •     İhtiyaçların alımı ve yönetimi
  •     Görevlerin dağılımı ve zamanlaması
  •     Bütçe ve maliyet yönetimi
  •     Proje kaynaklarının atanması ve yönetimi
  •     Proje durumunun kilometre taşlarına karşı iletimi

Bir projeyi yönetmekle sorumlu olan kişiye genellikle proje yöneticisi denir. Bir proje yöneticisinin sorumlulukları şunları içerebilir:

  •     Proje kapsamı, zamanlama ve onaylar
  •     Ressourcenmanagement
  •     Bütçe yönetimi
  •     Risk yönetimi
  •     Ekip üyelerine ve paydaşlarına durum bildirme

Daha olgun kurum ve kuruluşlarda, proje yöneticileri bir Proje Yönetim Ofisi (PMO – Project Management Office) adı verilen bir grup veya departmanla birlikte çalışırlar. PMO, projelerin organizasyon içinde nasıl yönetildiği ile ilgili standartları belirler ve uygular.

Program Yönetimi Tanımı

PMI’ye göre, bir program “bireysel olarak yönetilmesinden elde edilemeyecek faydalar elde etmek için koordineli bir şekilde yönetilen bir grup ilgili proje” dir.

Program yönetimi, stratejik hedeflerin ölçülebilir iş sonuçlarına çevrilmesidir ve sonucun gerçekleşmesi için gereken birçok ilgili girişimin entegrasyonu ile birliktedir. Bir programın yönetiminden sorumlu olan kişiye genellikle program yöneticisi adı verilir. Program yöneticisinin rolü kuruma bağlı olarak değişir.

Bazı kurum ve kuruluşlar rolün ticari yönlerini vurgular. Diğerleri bir BT (Bilişim Teknolojisi) veya teknolojiye odaklanır ve belirli teknik ve proje yönetimi niteliklerini vurgular. Program yöneticileri, yaklaşımın şekillendirilmesinden istenen sonuç kümesinin sunulmasına kadar çapraz işlevli programın uçtan uca ücretini yönlendirir.

Program yöneticisi ayrıca şunlardan sorumludur:

  • Girişimlerin önceliklendirilmesi ve finanse edilmesi
  • Kuruluşlar arası bir yol haritası tanımlama
  • Kaynak kapasitesini ve kullanılabilirliğini sağlama
  • Projeler arasındaki bağımlılıkları yönetme
  • Program düzeyinde hedeflere ulaşmasının sağlanması

Program yöneticileri genellikle bir Şirket PMO’suna veya Stratejik Planlama Ofisine rapor verir ve bölümleri ve iş birimlerini kapsayan stratejik girişimleri yönetme sorumluluğunu taşır.

Proje ve Program Yöneticisinin arasındaki fark

Proje yöneticisi bir proje içinde birden fazla görevi yönetirken, program yöneticisi tüm projeler arasında koordinasyonu sağlar ve aynı amaç ve hedefe sahip olabilecek birbirleriyle ilişkili bağımlılıklara bakar.

Bir Program, stratejik uyum ve faydaların gerçekleştirilmesi ile ilgilidir, proje yöneticisi ise projeyi verimli ve güvenilir bir şekilde sunmak için çalışır. Program yöneticisi, proje yöneticilerinin aralarında etkili iletişimi sağlamak için neler yaptığını anlayabilmeli ve işlerin nerede olduğunu anlamaya çalışır ve teslimatı geliştirmek için eylemleri destekler.

Projeler ve programlar kurum ve kuruluşlar içinde sağlanır ve stratejik hedeflere ulaşmasını sağlamak için yaptığı yatırımlardır. Bu, seçilen herhangi bir projenin veya programın stratejik olarak üst düzey hedeflerle uyumlu olmasını ve değer vermesini gerektirir. Kritik olan, örgütün bu faydaları gerçekleştirmek için kullanılan taktikleri olan projeleri ve programları aracılığıyla stratejilerini yerine getirmeye çalışmasını sağlar.

Dört farklı proje yönetimi vardır: Projeler, Programlar, Portföyler ve Çoklu (Multi) projeler.

Proje yönetimi, program yönetimi ve portföy yönetimi arasındaki fark nedir? Ve çoklu proje yönetimi teriminin arkasında ne gizlidir? Bu yazıda terimlerin ne anlama geldiğini ve özelliklerini anlatacağım.

Proje Kelimesinin Tanımı

İlk önce kısaca “Proje” kelimesini yakından inceliyelim. Proje Yönetim Enstitüsü’ne (PMI) göre, bir proje “benzersiz bir ürün, hizmet veya sonuç oluşturmak için üstlenilen geçici bir çaba” dır. Belirli bir hedefe ulaşmak için tasarlanmış bir proje olup, belirli bir başlangıcı ve sonu vardır.

Proje Yönetimi Tanımı

Proje yönetimi ise bir projeyi tasarımdan, bir uygulama, etkinlik, ürün veya hizmet gibi bir sonucun teslimine kadar yönetmek için ilkeleri ve prosedürleri kullanma disiplinidir. Bu şunları içerebilir:

  •     Proje hedeflerinin tanımı
  •     İhtiyaçların alımı ve yönetimi
  •     Görevlerin dağılımı ve zamanlaması
  •     Bütçe ve maliyet yönetimi
  •     Proje kaynaklarının atanması ve yönetimi
  •     Proje durumunun kilometre taşlarına karşı iletimi

Bir projeyi yönetmekle sorumlu olan kişiye genellikle proje yöneticisi denir. Bir proje yöneticisinin sorumlulukları şunları içerebilir:

  •     Proje kapsamı, zamanlama ve onaylar
  •     Ressourcenmanagement
  •     Bütçe yönetimi
  •     Risk yönetimi
  •     Ekip üyelerine ve paydaşlarına durum bildirme

Daha olgun kurum ve kuruluşlarda, proje yöneticileri bir Proje Yönetim Ofisi (PMO – Project Management Office) adı verilen bir grup veya departmanla birlikte çalışırlar. PMO, projelerin organizasyon içinde nasıl yönetildiği ile ilgili standartları belirler ve uygular.

Program Yönetimi Tanımı

PMI’ye göre, bir program “bireysel olarak yönetilmesinden elde edilemeyecek faydalar elde etmek için koordineli bir şekilde yönetilen bir grup ilgili proje” dir.

Program yönetimi, stratejik hedeflerin ölçülebilir iş sonuçlarına çevrilmesidir ve sonucun gerçekleşmesi için gereken birçok ilgili girişimin entegrasyonu ile birliktedir. Bir programın yönetiminden sorumlu olan kişiye genellikle program yöneticisi adı verilir. Program yöneticisinin rolü kuruma bağlı olarak değişir.

Bazı kurum ve kuruluşlar rolün ticari yönlerini vurgular. Diğerleri bir BT (Bilişim Teknolojisi) veya teknolojiye odaklanır ve belirli teknik ve proje yönetimi niteliklerini vurgular. Program yöneticileri, yaklaşımın şekillendirilmesinden istenen sonuç kümesinin sunulmasına kadar çapraz işlevli programın uçtan uca ücretini yönlendirir.

Program yöneticisi ayrıca şunlardan sorumludur:

  • Girişimlerin önceliklendirilmesi ve finanse edilmesi
  • Kuruluşlar arası bir yol haritası tanımlama
  • Kaynak kapasitesini ve kullanılabilirliğini sağlama
  • Projeler arasındaki bağımlılıkları yönetme
  • Program düzeyinde hedeflere ulaşılmasının sağlanması

Program yöneticileri genellikle bir Şirket PMO’suna veya Stratejik Planlama Ofisine rapor verir ve bölümleri ve iş birimlerini kapsayan stratejik girişimleri yönetme sorumluluğunu taşır.

Proje ve Program Yöneticisinin arasındaki fark

Proje yöneticisi bir proje içinde birden fazla görevi yönetirken, program yöneticisi tüm projeler arasında koordinasyonu sağlar ve aynı amaç ve hedefe sahip olabilecek birbirleriyle ilişkili bağımlılıklara bakar.

Bir Program, stratejik uyum ve faydaların gerçekleştirilmesi ile ilgilidir, proje yöneticisi ise projeyi verimli ve güvenilir bir şekilde sunmak için çalışır. Program yöneticisi, proje yöneticilerinin aralarında etkili iletişimi sağlamak için neler yaptığını anlayabilmeli ve işlerin nerede olduğunu anlamaya çalışır ve teslimatı geliştirmek için eylemleri destekler.

Projeler ve programlar kurumve kuruluşlar içinde sağlanır ve stratejik hedeflere ulaşılmasını sağlamak için yaptığı yatırımlardır. Bu, seçilen herhangi bir projenin veya programın stratejik olarak üst düzey hedeflerle uyumlu olmasını ve değer vermesini gerektirir. Kritik olan, örgütün bu faydaları gerçekleştirmek için kullanılan taktikleri olan projeleri ve programları aracılığıyla stratejilerini yerine getirmeye çalışmasını sağlar.

Proje Pportföy Yönetim Tanımı

Portföy

Portföy, ilgili veya ilgili olmayan projeler veya programlar grubunu ifade eder. Bir portföy, tek bir program olmadan birden fazla programdan veya birden fazla projeden oluşabilir. Bir portföy, programsız çok sayıda benzer olmayan projeye sahip olabilir çünkü portföy yönetimi iki veya daha fazla ilgili olmayan projeyle ilgilenir. Tersine, program yönetiminde sadece ilgili projeler yönetilir.

Örneğin, üç projeniz olduğunu varsayarsak: ilk proje bir bina inşa etmek, ikinci proje motor kirliliğinin çevre üzerindeki etkisini bulmak için araştırma yapmak ve üçüncü proje bir çağrı merkezi oluşturmaktır. Bu projeleri nasıl yöneteceksiniz? Bu projeleri bir portföy altında tutarak yöneteceksiniz, çünkü her üç proje de birbiriyle alakalı ya da birbirine benzemiyor.

Portföy Yönetimi

Portföy yönetimi, program yönetiminden daha büyük bir kapsam ve hedefe sahiptir. Portföy yönetiminde, işi proje veya programları tanımlamak, önceliklendirmek ve yetkilendirmek olan merkezi yönetim vardır. Bu merkezi yönetim, kurumun stratejik iş hedeflerine ulaşmak için projeleri veya programları kontrol eder ve yönetir.

Portföy yönetimi, bir gruptaki projelerin veya programların önceliğini belirlese de, herhangi bir proje veya programı denetlenmediğini lütfen unutmayın.

Portföy Yönetimi ve Program Yönetimi Arasındaki Fark

Portföy yönetimi ile program yönetimi arasındaki bazı farklılıklar:

  • program yönetiminde birbirine benzer projeler, portföy yönetiminde ise benzer olmayan projeleri veya farklı programları yönetiyorsunuz.
  • Program yönetimi, proje yönetimi kapsamından daha geniş çaplıdır ve portföy ise kurum ve kuruluşun stratejik hedefleri ile değişen organizasyon çapında bir kapsamı olmaktadır.

Çoklu (Multi) proje yönetimi

Çoklu proje yönetim terimini belirtmeden bırakmak istemiyorum. Öncelikle Almanca dili konuşulan ülkelerde bulunan bu terim genellikle portföy yönetimiyle eş anlamlı olarak kullanılır. Bazıları da bunu program yönetimi karşılığında kullanır. Bazılarıda proje / program yönetimi ile proje portföy yönetimi arasında olası başka bir derecelendirme olarak kullanırlar.

Örneğin, büyük bir organizasyonda, bazıları programların parçası olan birçok proje olabilir. Tüm bu projeler proje portföyünün bir parçasıdır. Ancak, örneğin, bir departmanın tüm projelerinin en uygun yönetimi gerçekleşecekse, çoklu amaç yönetimi terimi bu amaç için kullanılabilir.

Tabii ki, bu da bu bölümün proje portföy yönetimi olarak tanımlanabilir, ancak, çoklu proje yönetimi terimi “gözden geçirilerek”, yukarıda belirtilen daha iyi derecelendirme elde edilir ve böylece kurum çapında proje portföy yönetiminin departman genelinde proje portföy yönetimi (örneğin, çoklu proje yönetimi) ile karıştırılmasını önler.

Bu nedenle, proje portföyü yönetimi, önce talep edilen projelerin değerlendirilmesinin yanı sıra organizasyonel hedeflerin gerçekleştirilmesindeki önemine dayanarak gerçekleştirilecek projelerin (organizasyon genelinde) seçimini içerir. Sınırlı kaynaklar – çalışanların mevcudiyeti, zaman ve para gibi – bu önceliklendirme temelinde projelere atanır.

Diğer şeylerin yanı sıra, proje portföyü yönetimi (kurum çapında) projelerin ilerlemesini ve buna bağlı olarak kurumsal hedeflere ulaşılmasını izler.

Proje ve program yönetiminde bir diğer önemli ayrım, yaşam döngüsüdür (Life Cycle). Projeler ve programlar belli bir zamanda bitiyor. Örneğin, hedeflerin başarılması ile veya önceden tanımlanmış bir zamanda. Portföy yönetimi ise yinelemeli döngülerde tekrarlanan ve hiçbir zaman tam olarak tamamlanmayan uzun süreli bir görevdir.

Çoklu proje yönetimi teriminin nihai ve tutarlı bir tanımı henüz bulunamamıştır ve bu terimi nasıl kullanıp kullanmamanız size bağlıdır.

Sonuç:

  • Proje yönetiminden portföy yönetimine geçtiğinizde kapsam ve amaç daha büyük ve daha kapsamlı olacaktır.
  • Proje yönetiminde mikro yönetimi gerçekleştirirsiniz ve portföy yönetiminde üst düzey makro yönetimi gereklidir.
  • Program yönetimi ve portföy yönetimi, projeler ve programlar arasında daha iyi iletişim sağlayarak daha düşük riskler için faydalar sağlar.
  • Başarı kriterleri projeler, programlar ve portföyler için farklıdır.

sağlamak için yaptığı yatırımlardır. Bu, seçilen herhangi bir projenin veya programın stratejik olarak üst düzey hedeflerle uyumlu olmasını ve değer vermesini gerektirir. Kritik olan, örgütün bu faydaları gerçekleştirmek için kullanılan taktikleri olan projeleri ve programları aracılığıyla stratejilerini yerine getirmeye çalışmasını sağlar.

Proje Pportföyü Yönetim Tanımı

Portföy

Portföy, ilgili veya ilgili olmayan projeler veya programlar grubunu ifade eder. Bir portföy, tek bir program olmadan birden fazla programdan veya birden fazla projeden oluşabilir. Bir portföy, programsız çok sayıda benzer olmayan projeye sahip olabilir çünkü portföy yönetimi iki veya daha fazla ilgili olmayan projeyle ilgilenir. Tersine, program yönetiminde sadece ilgili projeler yönetilir.

Örneğin, üç projeniz olduğunu varsayarsak: ilk proje bir bina inşa etmek, ikinci proje motor kirliliğinin çevre üzerindeki etkisini bulmak için araştırma yapmak ve üçüncü proje bir çağrı merkezi oluşturmaktır. Bu projeleri nasıl yöneteceksiniz? Bu projeleri bir portföy altında tutarak yöneteceksiniz, çünkü her üç proje de birbiriyle alakalı ya da birbirine benzemiyor.

Portföy Yönetimi

Portföy yönetimi, program yönetiminden daha büyük bir kapsam ve hedefe sahiptir. Portföy yönetiminde, işi proje veya programları tanımlamak, önceliklendirmek ve yetkilendirmek olan merkezi yönetim vardır. Bu merkezi yönetim, kurumun stratejik iş hedeflerine ulaşmak için projeleri veya programları kontrol eder ve yönetir.

Portföy yönetimi, bir gruptaki projelerin veya programların önceliğini belirlese de, herhangi bir proje veya programı denetlemediğini lütfen unutmayın.

Portföy Yönetimi ve Program Yönetimi Arasındaki Fark

Portföy yönetimi ile program yönetimi arasındaki bazı farklılıklar:

  • program yönetiminde birbirine benzer projeler, portföy yönetiminde ise benzer olmayan projeleri veya farklı programları yönetiyorsunuz.
  • Program yönetimi, proje yinetimi kapsamından daha geniş çaplıdır ve portföy ise kurum ve kuruluşun stratejik hedefleriyle değişen organizasyon çapında bir kapsamı olmaktadır.

Çoklu (Multi) proje yönetimi

Çoklu proje yönetim terimini belirtmeden bırakmak istemiyorum. Öncelikle Almanca dili konuşulan ülkelerde bulunan bu terim genellikle portföy yönetimiyle eş anlamlı olarak kullanılır. Bazıları da bunu program yönetimi karşılığında kullanır. Bazılarıda proje / program yönetimi ile proje portföy yönetimi arasında olası başka bir derecelendirme olarak kullanırlar.

Örneğin, büyük bir organizasyonda, bazıları programların parçası olan birçok proje olabilir. Tüm bu projeler proje portföyünün bir parçasıdır. Ancak, örneğin, bir departmanın tüm projelerinin en uygun yönetimi gerçekleşecekse, çoklu amaç yönetimi terimi bu amaç için kullanılabilir.

Tabii ki, bu da bu bölümün proje portföy yönetimi olarak tanımlanabilir, ancak, çoklu proje yönetimi terimi “gözden geçirilerek”, yukarıda belirtilen daha iyi derecelendirme elde edilir ve böylece kurum çapında proje portföy yönetiminin departman genelinde proje portföy yönetimi (örneğin, çoklu proje yönetimi) ile karıştırılmasını önler.

Bu nedenle, proje portföyü yönetimi, önce talep edilen projelerin değerlendirilmesinin yanı sıra organizasyonel hedeflerin gerçekleştirilmesindeki önemine dayanarak gerçekleştirilecek projelerin (organizasyon genelinde) seçimini içerir. Sınırlı kaynaklar – çalışanların mevcudiyeti, zaman ve para gibi – bu önceliklendirme temelinde projelere atanır.

Diğer şeylerin yanı sıra, proje portföyü yönetimi (kurum çapında) projelerin ilerlemesini ve buna bağlı olarak kurumsal hedeflere ulaşılmasını izler.

Proje ve program yönetiminde bir diğer önemli ayrım, yaşam döngüsüdür (Life Cycle). Projeler ve programlar belli bir zamanda bitiyor. Örneğin, hedeflerin başarılmasıyla veya önceden tanımlanmış bir zamanda. Portföy yönetimi ise yinelemeli döngülerde tekrarlanan ve hiçbir zaman tam olarak tamamlanmayan uzun süreli bir görevdir.

Çoklu proje yönetimi teriminin nihai ve tutarlı bir tanımı henüz bulunamamıştır ve bu terimi nasıl kullanıp kullanmayacağınız size bağlıdır.

Sonuç:

  • Proje yönetiminden portföy yönetimine geçtiğinizde kapsam ve amaç daha büyük ve daha kapsamlı olacaktır.
  • Proje yönetiminde mikro yönetimi gerçekleştirirsiniz ve portföy yönetiminde üst düzey makro yönetimi gereklidir.
  • Program yönetimi ve portföy yönetimi, projeler ve programlar arasında daha iyi iletişim sağlayarak daha düşük riskler için faydalar sağlar.
  • Başarı kriterleri projeler, programlar ve portföyler için farklıdır.