Şirketler sürekli gelişmek, daha etken olmak veya blundukları piyasa gereği değişmek isteyebilirler. Değişim kararı verilerek çalışanlar ile bu sürece girildiğinde, çalışanlar farklı problemler ile karşı karşıya kalacaklardır. Çalışanlar bu karardan çıkan problemler karşısında, ortaya çıkan sorunları tanımayı, nedenlerini analiz etmeyi ve çözmeyi öğrenmeleri hedeflenmelidir . A3 raporu, bu hedefe ulaşmak için akıllıca bir yaklaşımdır. A3 raporu endüstri mühendisi Joseph M. Juran tarafından icat edilmiştir. 1950’lerde Juran, üst düzey Toyota yöneticilere sorun çözümlerini, karar alma temellerini, stratejilerini bir kağıt parçası üzerinde açıkça sunmalarını tavsiye eder.

Toyota bu tavsiyeye uyar ve A3 formatındaki kağıt üzerinde mevcut problemi tanımlandığını ve çözüm yollarını net bir şekilde görürdükten sonra tüm şirkette yeni problem çözme yöntemi olarak kullanılmaya başlar. A3 raporu yalnızca sorunları çözmeye yardımcı olmakla kalmıyor. Aynı zamanda, çalışanlara bir problemi çözerken gerçekleştirmeleri gereken analiz ve eylem adımları için bir şablon sağlıyor. Bir güzel yan etkisi olarak da A3 raporuyla çalışıldığında, çalışanlar bağımsız olarak çözümler tasarlamayı ve uygulamayı öğrenebiliyorlar.

A3 raporu ile çalışmak istiyorsanız, excel ile yapılmış A3 Raporu taslağını alt kısımdan indirebilirsiniz.

A3 raporun yapısı

Çözülecek sorunu özel olarak tanımlayan anlamlı bir başlığa sahip olmak önemlidir. A3 raporu, deming döngüsü olarak da bilinen PDCA (PUKÖ) döngüsünün (Plan – Uygula- Kontrol Et – Önlem Al) dört aşamasına dayanmaktadır.

Şablonda, planlama PUKÖ nün ‘P’ si, solda, sağda ise Uygulama ‘U’ aşamaları ile ilgilenilir ve Kontrol Et ‘K’ ve Önlem Al ‘Ö’ (yürütme, kontrol etme, Önlem alma) içerir. Düzenleme solda başlar ve sağda devam eder. A3 raporunu akıcı bir anlatı olarak düşünebilirsiniz.

A3 raporu (türkce)

Her bir A3 raporunun üzerinde bir başlık vardır. Bu başlık çözülmesi gereken sorunu temsil eder. Başlığı yazdıktan sonra bu yöntemin yedi analiz ve çalışma adımı izlenir.

Arka Plan

Burada sorunu ve etkilerini açıklayacaksınız. İki noktaya özellikle dikkat edin:

  • Sürece dahil olan herkesin problemi ve sonuçlarını anlayacağı şekilde tanımlayın.
  • Bu tanımlama, şirketin hedefleriyle ne kadar alakalı olduğunu göstermelidir.

Mevcut durum

Bu adımda gerçekte ne olduğunu net bir şekilde tarif edilmelidir. Sorun nerede ortaya çıkıyor? Bu problemden etkilenenlerin istenilen sonuca, yani problemin çözülmesine, ulaşmasını engelleyen nedir? Mevcut durumu olabildiğince basit bir görsel olarak sunuma dikkat edilmesi gerekiyor. Diyagramlar ve tablolar kullanırsanız, problemin gerçeğe dayalı olarak anlaşılmasına yardımcı olur. Önemli noktaların altını çizerseniz sunumu inceliyenlere yardımcı olursunuz.

Hedeflenen durum

Hedeflenen durumu çok net bir şekilde tanımlayın. Bir hedeften geriye doğru düşünürseniz, genel anlamda daha etkili çözümler bulabilirsiniz. Bi çözüm yolu oluştururken, hedefe ulaşmak için dahil olan çalışanlar, elde ettikleri sonuçların uygun olup olmadığını sorgulayabilirler. Hedeflenen durumy tanımlarken aşağıdaki soruları da cevaplayın:

  • Projenin başarılı olup olmadığını nasıl ölçebiliriz?
  • Elde edilen sonuçları karşılaştırmak için hangi standardı veya hangi temeli (örneğin: anahtar rakamlar) kullanılacaktır?

Sorun kaynağı analizi

Bu adımda, mevcut durumun nedenlerini anlamak ile ilgilidir.’Ishikawa diyagramı’ (neden-sonuç diyagramı) sorun kaynağı analizi ile ilgili en uygun yöntemlerden bir tanesidir. Karakteristik şekli balık kılçığına benzediği için bu yöntem ‘balık kılçığı diyagramı’ olarak da adlandırılır. Bu yöntem ile olası nedenleri toplayarak, gerçek sorunu doğrudan etkileyen faktörleri belirliyorsunuz.

Karşı Önlemler

Burada, sorunun nedenlerini ortadan kaldırmaya ve sistemi iyileştirmeye yardımcı olan önlemleri listeleyiniz. Toyota terminolojisinde, karşı önlemler problemin temel nedeni ortadan kaldırır ve kalıcı sorun çözümü sağlar. Karşı önlemleri tanımlıyarak sıralarken aşağıdaki noktaları açıkça belirtmek önemlidir:

  • Önlemin çözmeyi amaçladığı (kısmi) sorun (veya nedeni) NEDİR?
  • NASIL araştırılır / çözülür?
  • Önlemden KİM sorumludur?
  • NE ZAMAN yapılır?
  • NEREDE yapılır?

Başarı kontrolü

Bu aşamada, karşı önlemlerin planlanan sonuca yol açıp açmadığını kontrol edersiniz. Değilse, burada başarısızlığın nedenlerini belirleyiniz. Elde edilen etkiyi ölçün. Önce ve sonra karşılaştırması, değişikliğin anlaşılmasını kolaylaştırır.

Standardizasyon ve takip

Bu bölümde, genel sürec değerlendirilmelidir. Elde edilen iyileştirmeleri güvenc altına almak ve daha da ileriye götürmek için hangi önlemler tanımlanması gerekiyor. Bu süreçte aşağıdaki soruları da yanıtlayın:

  • Uzun vadede başardıklarımızdan emin olmak için ne yapmalıyız?
  • Deneyimlerimizi başka hangi görevlere / sorunlara aktarabiliriz?
  • Kuruluşun diğer alanlarının da yararlanabilmesi için deneyimlerimiz hakkında kimi bilgilendirmeliyiz?

Günlük çalışmada A3 raporu

Kurumsal hedefler çerçevesinde stratejik bir proje tanımladığınızı varsayalım. Bu tanımlama çerçevesinde departmanlar ve ekipler çözülmesi gereken bir dizi görev veya problemle karşı karşıya kalacaktır.

İlk olarak, görevleri ve sorunları önceliklendirin. Önecelikler belirerken aşağıdaki soruyu hep kendinize sorun. ‘Bunlar şirketin hedeflerine ulaşmak için ne kadar önemlidir?’ Bu adımı tamamladıktan sonra A3 raporu devreye girer. Çalışanlara veya çalışan gruplara bir soruna çözüm bulmaları ve bunları uygulamaları için talimat verilir.

Görevlendirilen çalışanlar sorunun arka planını düşünürler ve bunu A3 rapor formuna yazarlar. Sonra sizinle otururlar ve arka planın yeterince tanımlanıp tanımlanmadığını ve değilse bunun için ne yapılması gerektiğini kontrol ederler. Ancak, o zaman çalışanlar mevcut durumu analiz etmeye ve açıklamaya başlar. Sonra sizinle tekrar görüşerek mevcut durumun doğru anlatılıp anlatılmadığını kontrol edilir. Diğer tüm problem çözme adımları için aynı prosedürü uygularsınız. Çalışanlar geri bildirim almadan önce her zaman önce ilgili (alt) görev ve çözümüyle ilgilenmesi ve ardından yalnız çalışmaya devam etmesi anlamına gelir. Bu, sorunları ve nedenlerini bağımsız olarak tanıma, onları analiz etme ve onlar için çözümler tasarlama becerilerini geliştirir.

A3 yönteminin avantajları

  • Çalışanların problemle yoğun bir şekilde ilgilendiğin den dolayı sorunların nedenlerinin hızlı bir şekilde belirlenmesi söz konusudur.
  • Tek bir ‘A3′ kağıtı üzerinde şeffaflık oluşmaktadır. Bu, sürekli iyileştirme sürecinde stratejilerin hedeflenen detaylandırılmasını ve uygulanmasını kolaylaştırır.
  • A3 raporunun işlenmesine dahil olan problem, etkileri ve olası çözümleri ile yoğun bir şekilde ilgilenmeye teşvik edildiği için, ekip ruhu teşvik edilmektedir. Bu, farklı departmanlar arasında çalışmaları teşvik ederek ve sürecin etkinliğini artırır.
  • Problemlerin bireysel uyarlanması yoluyla çeşitlilik ve esneklik sağlanır. Bu, hem hedefli ve verimli bir çözüm stratejisinin geliştirilmesine hem de proje ve toplantıların kontrolüne olanak sağlar. Projeler, birkaç belge birbirine bağlanarak koordine edilebilir.
  • Sorunları bağımsız olarak çözme, analiz etme ve karmaşık görevleri yerine getirme yeterliliğinin artması sözkonusudur.

Sonuç

Bu süreçte, çalışanlar problemleri çözmek için bir prosedür uygular ve zamanla problemleri tanıma, analiz etme ve çözmede rutin hale gelirler. A3 raporu ek olarak ona bağlı problem çözme prosedürü, ekipler ve departmanlar arasında sorunlar ve çözümleri hakkında bilgi alışverişi için bir temel oluşturur. Bu, tüm organizasyonun kademeli olarak tek tip bir yönteme dayalı bir değişim yetkinliği geliştirdiği anlamına gelir.

A3 raporuyla çalışırken, yöneticiler (aynı zamanda) çalışanlar için bir öğrenme arkadaşı olmalıdır. Bu ilk başta ek bir yük olması aşikar. Ancak, orta vadede çalışanlar sorunları bağımsız olarak çözmede gittikçe daha iyi hale gelecektir ve sizin yükünüzü hafifletecektir. Çalışanlarınız problemleri bağımsız olarak çözme konusunda ne kadar yetkinlik ve rutine sahip olursa, o kadar karmaşık görevler atayabilirsiniz, destekçi ve sorun giderici olarak o kadar az talep görürsünüz.

A3 rapor taslağı