Etkili Toplantı Yönetimi

Toplantılar hayatımızın bir parçasıdır. İnsanların İş, dernek hatta özel hayatında çokça toplantılara katılmalarına rağmen hatalar yapılıyor, katılımcıların gereksiz zamanını alıyor ve verimini düşürüyor. Bu yazımda ‘Toplantı’ kavramını, şekillerini ve etkili toplantı yönetimini sizlerle paylaşarak, verimliliğin sırlarını sizlerle paylaşmak istiyorum.

İlk önce toplantı kavramını inceleyelim. Toplantılar bir nevi iletişimdir. Karşılıklı diyaloglarda bazen karşımızdakilerin yüz ifadesinin değiştiğini, kimi zaman kaşlarının çatıldığını, kimi zaman düşüncelere daldığını veya kimi zaman gülümsediğini gözleriz. Bu yön ve düşünce ifadelerine göre de davranışlarımıza yeni bir yüz verir, olumlu yada olumsuz tepkiler gösteririz. Kimi zaman da susarız. Susmakta bir iletişim biçimidir. İletişimsizlik mümkün değildir. İnsanlara sözlerle veya beden diliyle mesaj ulaştırırız. Bu sonuçlar doğrultusunda davranışlarımıza farklı bir yön veririz.

Kimi zaman hiç unutulmadık bir tepki ile karşılaşabiliriz. Başarılı bir iletişim için davranışlarımızdaki karmaşıklığı kontrol altına almamız gerekir. İletişimde karşımızdaki kişilere verdiğimiz tepki, aldığımız veya algıladığımız yanıtlar değişik ipuçlarının gözlemlenmesi ile anlam kazanır. Beden dili tutum ve davranışlar, kullanılan kelimeler, ifadeler ve ses tonu vb. sözü geçen ipuçlarının sadece bazılarıdır. Bu algıladığımız düzenli geribildirim doğrultusunda davranışları duruma göre uyarlama becerisidir.

Fihrist

İnsanların kariyerleri geliştikçe daha çok toplantıya katılırlar. Yapılan araştırmalarda; bazı yöneticilerin toplam çalışma sürelerinin yüzde 90’lık kısmının toplantılarda geçtiği görülmektedir. Bununla birlikte aynı araştırma, birçok yöneticinin katıldıkları toplantı sürelerini, zaman tuzağından başka bir şey olmadığını kanıtlanmıştır.

Toplantılar yöneticinin en büyük silahı, yönetim biliminin ise kalbi diyebiliriz. Toplantılar ilham ve enerji verici, aydınlatıcı, paylaşımcı ve eğlendirici olmakla beraber, bazı durumlarda motivasyon bozucu ve sıkıcı olabilir. J.K. Galbraith bunu şu şekilde ifade etmektedir;

Eğer bir şey yapmak istemiyorsanız ya da yapacak bir şeyiniz yoksa, toplantı yapmanız kaçınılmazdır.

Bununla beraber yapılan araştırmalar önümüzdeki yıllarda kurumlarda yapılan toplantıların daha da artacağını göstermektedir. Nedeni ise toplam kalite yönetimlerinin özü, ekip ve ortak üretimciliktir. Ekip çalışmaları başlı başına bir unsurdur. Ekip kendi kişiliğini geliştirerek, toplantılar aracılığı ile nasıl çalıştığını öğrenir. Ekip liderlerinin toplantıları sıkıcı, motivasyon bozucu durumlarda eğlenceli ve verimli olmasına yönelik ayrı sorumlulukları vardır.

En Sık Rastlanan Toplantı Türleri

Konferans

İzleyicinin en pasif olduğu toplantı türü. Bir konuda, o konunun uzmanı bir kişinin konuyu derinlemesine anlattığı, bilgi edinmek isteyenlerin gelip sessizce dinlediği, çoğu kez sonunda izleyici sorularına da yer verilen toplantı türü. Soru soran kişi sorusuyla ilgili durumu açıklayan bir iki cümle ile başlayabilir, ama açıklamayı çok uzatarak kendi konferansına döndürmeye çalışması saygısızlık sayılır.

Sunum

Kısa bir konferans olarak nitelendirilebilir. Sunumlarda projeksiyon kullanımı çok yaygın ve yararlıdır. Ancak görüntülerde uzun metinler kullanılmasının hiçbir yararı yoktur. Söylenenlerin ana başlığı ile yetinmek ve anlatılanları destekleyecek görseller kullanmak daha doğrudur.

Kongre

Dernek, vakıf, sendika ve siyasi partilerin en üst organı olan periyodik kongreleri ayrı bir kenara koyarsak, kongreler, belli bir konuda uzman kişilerin görüş ve buluşlarını paylaşmak için yaptıkları akademik nitelikli toplantılardır. Kongreleri genellikle bir başkan ve yardımcıları ndan oluşan bir divan heyeti yönetir. Konuşmacılar belli bir düzen içinde söz alır, kendilerine ayrılan süre içinde görüş veya tezlerini açıklar, konferansın yapısı öyle seçilmişse soruları yanıtlar. Kongrelerde çoğu kez, o kongreye katılanların görüşlerinin ortak paydalarını içeren “Sonuç bildirileri” de tartışılır, oylanır ve yayınlanır.

Sempozyum

Bir konunun farklı boyutlarının, o konu ile ilgili farklı disiplinlerden uzmanların görüşlerini açıkladığı ve bu görüşlerin tartışıldığı, çok oturumlu toplantılardır. Konuşmacılar bir moderatörün yönetiminde sıra ile kürsüye çıkıp konuşmalarını yapabilecekleri gibi, oturumlar birkaç kişinin aynı anda sahnede yan yana oturduğu paneller şeklinde de düzenlenebilir.

Panel

Belli bir konuda, tercihen farklı görüş sahibi olan küçük bir grup konuşmacının sahnedeki bir masa arkasında –veya bir oturma grubunda- oturarak sıra ile – ve genellikle birden fazla tur- konuştukları, daha sonra izleyici sorularını yanıtladı kları bir toplantı türüdür. Paneli bir moderatör yönetir.

Forum

Konuya ilgi duyan herkesin katılabildiği ve toplantı yöneticisinden söz alarak konuşabildiği toplantı türüdür. Konuşmacılar sahnedeki kürsüye çıkabilecekleri gibi, sıralar arasında dolaştırılan telsiz mikrofonları kullanarak oldukları yerden de konuşabilirler.

Çalıştay (Atölye Çalışması)

Katılımcılar küçük gruplar halinde ayrılarak farklı oda veya bölümlerde belli bir konu üzerinde görüş alışverişinde bulabilecekleri gibi, bir sanat çalışmasını birlikte yapıldığı üretim çalıştayları da yapılabilir.

Yukarıda sayılan toplantı şekli dışında rastlananlar:

Kurul Toplantısı: Tüzel kişiliğe sahip özel ve tüzel örgütlerde demokratik karar alma yöntemidir.

Koordinasyon Toplantısı: Örgütler arası iletişim

Komisyon Toplantısı: Uzman kişiler arasında kendilerine verilen bir konuyu görüşmek.

Emir Toplantısı: Astlara talimat verme, görev verme.

Bilgilendirme Toplantısı: Kaynaktan alıcıya bilgi akışı

Danışma Toplantısı: Bilgi alışverişi

Sorun Çözme Toplantısı: Örgütte sorunları tartışma

Eğitici Toplantı: Katılanlara davranış kazandırma

Yönlendirici Toplantı: Astları belli amaçlara yönlendirme.

Mesleki Toplantı: Aynı uzmanlık alanında karar alma.

Pazarlık Toplantısı: Karşılıklı çıkarlar için anlaşma

Toplantıların vazgeçilmezliği, aşağıdaki özelliklerinden kaynaklanır

Toplantılar en etkin iletişim aracıdır. Çünkü bu iletişim türünde kaynak ile alıcı uzunca bir süre karşı karşıyadır.
Sorun çözme aracı olarak kullanılır. Toplantılar sorunu yaşayan ve ondan etkilenen kişilerin bir araya gelerek onu çözmeye çalışan en etkin yollardır.
Toplantılar ekip çalışması imkânı sağlarlar. Toplantıların bir yararı da tüm örgüt üyelerini örgütün amaçlarına katkıda bulunmaya özendirici, onları sorumluluğa iten bir ortam sağlanmalıdır.
Örgütsel öğrenmenin vazgeçilmez aracıdırlar. Örgütlerin kendi kimliklerini kazanmalarında, kültürlerinin üyelere kazandırılmasında toplantılar vazgeçilmez bir öneme sahiptir.
Bilgi alışverişi yapmak ve durum değerlendirmesi için kullanılır.
Bireylerin çatışmaları ve gerginlikleri sona erdirme aracıdır.

Oyun yazarı David Hare, asla tiyatroda sıkılmadığını söylemektedir. David Hare’ye göre, tiyatro oyununda yaşanan korku, heyecan, hayal kırıklıkları, şaşkınlık, öfkeleyici farklılık oluşturan duygular, onu çok eğlendirmektedir.

Toplantılar insanlarda aynı türden duyguları harekete geçirmektedir. Bizim bunlara olan tepkilerimiz ise nadiren nötr olur. Bu gibi durumlardan ya daha kuvvetlenmiş, motive olmuş ve kararlılığımız artmış bir şekilde yada uzun süren konuşmalardan, tartışmalardan yılmış, baskılardan korkmuş bir şekilde çıkarız. Toplantının pozitif bir elektrik kazanabilmesi için çok iyi düşünülmesi ve planlanması gerekmektedir.

Başarılı bir toplantı için gerekli aşamalar

Toplantının amacını belirlemek.
Toplantıya kimlerin katılacağını belirlemek.
Gündemde neler olacağını belirlemek.
Toplantı yapılacak yerin durumunu belirlemek.
Toplantının nerede, ne zaman yapılacağını belirlemek.
Toplantının başkanının kim olduğunu belirlemek.
Toplantıda kullanılacak destekleyici materyallerin neler olduğunu hazırlamak.

Başarısız bir toplantının sebepleri

Toplantının amacı iyi belirlenmemişse
- Katılımcılar konunun başka yöntemlerle daha etkili biçimde ele alınacağını düşünürler. Tatmin olmazlar, toplantıda geçen süreci zaman hırsızı olarak nitelendirirler. Düzenleyen kişi saptanmış amacı katılanlara açıklayıp paylaşırsa olumsuzluk olmaz.
Toplantıya katılımcılar iyi seçilmemişse
- Kararları uygulama konumunda bulunmayanların etkili karar alabilmeleri olası değildir. Onun için gerekli kararların uygulanmasını sağlayacak anahtar kişiler tesbit edilmeli ve toplantıya çağrılmalıdırlar.
Toplantının gündeminde
- Yapısal olarak bir eksiklik var ise gündem etkili olamaz. Gündem maddeleri toplantı öncesi dağıtılmalıdır.
Toplantı yapılacak yerin fiziki durumu
- Aşırı sıcak, aşırı soğuk, aşırı kalabalık, aşırı gürültülü ve sürekli kesintiye uğrayacak ise etkili olamaz. Onun için toplantı yeri önceden ziyaret edilip, olumsuz koşullar giderilmelidir.
Toplantının nerede ne zaman yapılacağı
- Katılımcılara toplantı günü, saati ve nerede yapılacağı iletilmezse etkin olamaz. Bu iletişim iyi sağlanmalıdır.
Toplantı başkanının kim olduğu
- Başkan rehberlik yapamayan, tartışmaya açık olmayan katılımcıları sindiren ve beklenen iş birliğini sağlayamayan birisi olursa toplantı etkin olamaz. Başkan:
  - Katılanların duygularına, gereksinimlerine duyarlı olmalı.
  - Söz almayanları tartışmaya davet etmeli.
  - Aşırı konuşanları da kısıtlamalıdır.
Toplantıda kullanılacak destekleyici materyaller
- Özelliğine göre destek materyaller kullanılmayıp sadece tartışma, konuşma şeklinde yapılan toplantılar katılımcıların bir kısmının motivasyonunu bozup, düşüncelerini toplantı dışına çıkarabilirler. Onun için toplantılarda görsel iletişim araçlarından (Video, slayt, projeksiyon v.b) faydalanmak etkinliği artırır.

Ben haklı olmayı, başbakan olmaya tercih ederim. (Henry Clay)

Toplantılar aşağıdaki şekilde gruplandırmak mümkündür:

Bilgilendirme amaçlı toplantılar: Eğer iletişime ortak olan iki taraf da bir arada ise ve kaynaktan alıcıya sadece bir bilgi akışı söz konusu ise; böyle toplantılara bilgilendirici toplantı adı verilebilir. Bu tip toplantılarda yöneticinin örgüt ile ilgili konuları katılanlara aktarması ve onları bilgilendirmesi söz konusudur. Konferans türü toplantılar buna örnek olarak gösterilebilir.
Değerlendirme toplantıları: Bu tip toplantılarda katılanlara sunulan bilgilerin tartışılması ve değerlendirilmesi söz konusudur. Koordinasyon amacıyla aynı düzeydeki yöneticilerin yaptığı koordinasyon toplantıları da bu tür toplantıya girebilir.
Yönlendirici toplantılar: Yöneticiler bu tip toplantılar aracılığıyla astlarını, belli konularda istedikleri yönde harekete geçirme durumundadırlar. Yönetici merkezli toplantılardır. Bu nedenle otokratik görünümlüdürler. Bu görünümü çağdaş yönetim anlayışına uydurabilmenin yolu, yönlendirme değil, etkilemenin ön plâna çıkması ve bunun da gruba sunulan önemli ve değerli bilgiler aracılığıyla ve otoriter olmayan diğer etkileme yollarıyla yapılmasıdır.
Danışma toplantıları: Bu tür toplantıların temel ilkesi, paylaşımdır. Belli doğrultularda karar alma zorunluluğu yoktur. İnsanlar fikir alışverişinde bulunurlar.
Mesleki toplantılar: Aynı uzmanlık dalında çalışan kişilerin bir konuda karar almaları ya da bir kararı tartışmaları gerektiğinde başvurulan toplantılardır. Bu tür toplantılarda ortak karar alınması zorunludur. Ancak bu, kararlarda oy birliği anlamına gelmemelidir. Kararlar tartışılarak ortak hâle getirilir. Oylama vazgeçilmez bir uygulama değildir. Alınan kararlarda grup üyeleri ortak sorumludurlar. Okullarda yapılan zümre toplantıları bu niteliktedir.
Komite ya da komisyon toplantıları: Büyük bir gruba sunulacak bilgileri hazırlamak amacıyla kurulan gruba Komisyon denir. Komisyonların amacı, bir konuyu incelemek ve bu konu hakkında karar vermeyi kolaylaştırmak için büyük kurula bilgi sunmaktır. Komite ise yine büyük grup ya da üst makam tarafından kendilerine verilen konuyu görüşüp incelemek üzere kurulan küçük bir gruptur. Komite üyeleri, genelde farklı çıkar gruplarını ya da uzmanlık alanlarını temsil eden bireylerden oluşur. Bu grupların yaptığı toplantılar birer ön çalışma niteliğindedir. Büyük grubun ya da üst yönetimin karar alması sağlayıcı özelliktedir. Bu toplantılarda kararlar oya sunulurlar. Oy çokluğu esası vardır. Komite toplantılarının komisyon toplantılarından bir farkı, komitenin farklı gruplardan katılan üyelerden oluşmasıdır. Bu nedenle daha fazla tartışmalara sahne olurlar. Komisyonda ise daha fazla birliktelik ve ortak düşünceler olabilir.
Müzakere toplantıları : Farklı hedef, görüş ve anlayışlara sahip iki ya da daha fazla grup arasında yapılan toplantılar, bu gruba girer. Bu toplantılarda taraflar, ortak bir noktaya varmak ve anlaşmak durumundadırlar.
Sorun çözme toplantıları :Bir örgütte görülen sorunları, ilgililerin ve örgüt üyelerinin de katılımıyla çözümü için ortak noktaları ve çözüm yollarını ortaya koymak amacıyla yapılan toplantılardır.
Eğitici toplantılar : Bu toplantılar, bilgilendirici toplantılara benzer. Ancak, bilgilendirici toplantılar, çok belirgin davranış değişikliğini gerçekleştirmek amacını taşımazlar. Eğitici toplantılarda ise katılanların davranışlarını istenilen yönde değiştirmeleri söz konusudur. Katılanları, etkilemek çok önemlidir. Bu nedenle daha etkili yürütmenin yolları aranmalıdır. Öğretmenlere yeni bir yöntem ya da uygulamanın benimsetilmesi için yapılan bir toplantı buna örnek olarak verilebilir.

Uzun yolculuklar ilk adımla başlar ve birinin bu adımı atması gerekir. Atılan bu adımların bilinçli ve etkin olması gerekir.

Etkili toplantı için üç altın kural

Her toplantı kendine özgüdür. Kendi amaçları vardır. Eğer toplantı yapmak için tanımlanabilir bir amaç ortada yoksa, ya da bu amaçlara daha farklı şekillerde ulaşmak da mümkünse, o zaman kendinize toplantının gerekli olup olmadığını sorun. Bu özellikle de; haftalık, ekip, proje ve komite toplantıları gibi düzenli toplantılar için geçerlidir. Her toplantının amacı kendine özgü ve eşsiz olmalıdır. Belli bir amaca yönelik olmayan toplantılar çok pahalı oyuncaklardır.
Bir toplantının başarısı sonuçları ile değerlendirilir. Yaptığınız her toplantının ardından bir eylem listesi kaleme alma alışkanlığını edinin. Toplantı bittikten sonra neler olacak? Bunlardan bazılarını toplantıyı yapmadan önce kararlaştırma ya da yapması için bir başkasına devretmeniz mümkün olur muydu? Bunlara yönelik sorumluluklar ilgili kişilere net bir şekilde izah edildi mi? Yapılması gerekenler belli bir zaman dilimi içinde mi yapılmalı? Gelişmeyi kim kontrol edecek? Eğer bir toplantının sonunda yaptığımız her şey, bir sonraki toplantıyı ayarlamaya yönelik, ciddi anlamda bir şeyler yolunda gitmemiş demektir.
Toplantıyı yürütmek, bütün bir grubun sorumluluğundadır. Toplantıyla ilgili ilk elden sorumluluk tabii ki oturum başkanına (toplantıyı düzenleyen) aittir. Ama her katılımcı toplantının yolunda gitmesi için elinden geleni yapmalıdır. Toplantının zamanını kontrol eden kişi, oturum başkanına toplantının zamanlamasını ayarlama, üzerinde görüş birliğine varılan eylemleri kontrol etmede ve toplantının gelişimini ve sonuçlarını kaydetmede aktif olarak yardım edebilir.

Başkalarının düşüncelerine saygı gösterin, hiç kimseye yanlış düşündüğünü söylemeyin.
Dale Carnegie