Şirketler sürekli gelişmek, daha etken olmak veya blundukları piyasa gereği değişmek isteyebilirler. Değişim kararı alındıktan sonra Şirket yöneticileri ve çalışanları ile bu sürece girildiğinde, farklı problemler ile karşı karşıya kalacaklardır. Bu süreçte ortaya çıkan sorunları tanımayı, nedenlerini analiz etmeyi ve çözmeyi öğrenmeleri hedeflenmelidir . A3 raporu, bu hedefe ulaşmak için akıllıca bir yaklaşımdır.
Bir şirket, faaliyet gösterdiği pazara bağlı olarak büyümeye devam etmek, daha aktif olmak veya değişmek isteyebilir. Bu değişiklik kararı şirket yöneticileri ve çalışanlarını farklı sorunlarla karşılaştıracaktır. Bu süreçte ortaya çıkan sorunları tanımayı, nedenlerini analiz etmeyi ve çözmeyi öğrenmeleri hedeflenmelidir. A3 raporu, problemleri çözmek için akıllı bir yaklaşımdır.
A3 raporu endüstri mühendisi Joseph M. Juran tarafından icat edilmiştir. 1950’lerde Juran, üst düzey Toyota yöneticilere sorun çözümlerini, karar alma temellerini, stratejilerini bir kağıt parçası üzerinde açıkça sunmalarını tavsiye eder.
Toyota bu tavsiyeye uyar ve mevcut sorunu net bir şekilde belirler. Çözümü A3 kağıt üzerinde gördükten sonra şirket genelinde yeni bir problem çözme yöntemi olarak kullanmaya başlar.
A3 raporu yalnızca sorunları çözmeye yardımcı olmakla kalmaz. Aynı zamanda, çalışanlara bir problemi çözerken gerçekleştirmeleri gereken analiz ve eylem adımları için bir şablon sağlar. Bir güzel yan etkisi ise A3 raporuyla çalışanlar bağımsız olarak çözümler tasarlamayı ve uygulamayı öğrenir.
A3 raporları sadece problem çözmede yardımcı olmaz. Ayrıca, çalışanların sorunlarını çözmek için atması gereken analiz ve eylem adımları için şablonlar sunar. Güzel bir yan etki ise, A3 raporlama yoluyla çalışanların çözümleri bağımsız olarak tasarlamayı ve uygulamayı öğrenmesidir.
A3 raporu ile çalışmak istiyorsanız, excel ile yapılmış A3 Raporu taslağını alt kısımdan indirebilirsiniz.
Fihrist
A3 Raporu
Çözülecek sorunu özel olarak tanımlayan anlamlı bir başlık önemlidir. A3 raporu, Deming döngüsü olarak da bilinen PDCA (PUKÖ) döngüsünün dört aşamasına dayanmaktadır.
Şablonda, planlama PUKÖ nün ‘P’ si, solda, sağda ise Uygulama ‘U’ aşamaları ile ilgilenilir ve Kontrol Et ‘K’ ve Önlem Al ‘Ö’ (yürütme, kontrol etme, Önlem alma) içerir. Düzenleme solda başlar ve sağda devam eder. A3 raporunu akıcı bir anlatı olarak düşünebilirsiniz.
Her A3 raporunun üzerinde bir başlık bulunur. Belirlediğiniz başlık çözülmesi gereken sorunu temsil eder. Başlık yazıldıktan sonraki adım, yöntemin yedi analiz ve çalışma adımını izlemk ile devam eder.
Arka Plan
Burada sorunu ve etkisini anlatacaksınız. İki noktaya özellikle dikkat edin:
- Sürece dahil olan herkesin problemi ve sonuçlarını anlayacağı şekilde tanımlayın.
- Bu açıklama, şirketin hedefleriyle ne kadar alakalı olduğunu göstermelidir.
Mevcut durum
Bu adımda gerçekte ne olduğunu net bir şekilde tarif edilmelidir.
- Sorun nerede ortaya çıkıyor?
- Bu problemin çözülmesini engelleyen nedir?
Mevcut durumu görsel olarak olabildiğince basit bir şekilde sunmaya özen gösterilmelidir. Grafikler ve tablolar kullanırsanız, sorunun pratik bir şekilde anlaşılmasına yardımcı olur. Önemli bir noktanın altını çizerseniz, sunumu inceleyene yardımcı olursunuz.
Hedeflenen durum
Hedeflenen durumu çok net bir şekilde tanımlayın. Bir hedeften geriye doğru düşünürseniz, genel anlamda daha etkili çözümler bulabilirsiniz. Bi çözüm yolu oluştururken, hedefe ulaşmak için dahil olan çalışanlar, elde ettikleri sonuçların uygun olup olmadığını sorgulayabilirler. Hedeflenen durumy tanımlarken aşağıdaki soruları da cevaplayın:
Hedef durumu çok net bir şekilde tanımlayın. Tek bir hedeften geriye doğru düşünürseniz, daha etkili bir genel çözüm bulabilirsiniz. Çözüm üretirken, hedeflere ulaşmaya dahil olan çalışanlar, elde ettikleri sonuçların uygunluğunu sorgulayabilirler. Hedefin durumunu tanımlarken aşağıdaki soruları da yanıtlayın:
- Projenin başarılı olup olmadığını nasıl ölçebiliriz?
- Elde edilen sonuçları karşılaştırmak için hangi standardı veya hangi temeli (örneğin: anahtar rakamlar) kullanmalıyız?
Sorun kaynağı analizi
Bu adım, mevcut durumun nedenlerini anlamakla ilgilidir. Ishikawa diyagramı, problem kaynağı analizinin en uygun yöntemlerinden biridir. Bu yöntem aynı zamanda kılçık diyagramı olarak da bilinir çünkü karakteristik şekli bir balık kılçığına benzemektedir. Bu yöntemi kullanarak olası nedenleri toplayabilir ve asıl sorunu doğrudan etkileyen faktörleri belirleyebilirsiniz.
Karşı Önlemler
Bu bölümde, sorunun nedenini ortadan kaldırmaya ve sistemi iyileştirmeye yardımcı olabilecek eylemleri listeleyin. Toyota terminolojisinde karşı önlemler, bir sorunun kök nedenini ortadan kaldırır ve soruna kalıcı bir çözüm sağlar. Karşı önlemleri tanımlarken ve listelerken, aşağıdakileri açıkça belirtmek önemlidir:
- Önlemin çözmeyi amaçladığı (kısmi) SORUN (veya nedeni) NEDİR?
- NASIL araştırılır / çözülür?
- Önlemden KİM sorumludur?
- NE ZAMAN yapılır?
- NEREDE yapılır?
Başarı kontrolü
Bu aşamada, karşı önlemlerin planlanan sonuçlara yol açıp açmadığını kontrol edersiniz. Beklediğiniz sonuca ulaşamadıysanız, bu bölümde başarısızlığın nedenini belirtin. Elde ettiğiniz etkiyi ölçün. Karşılaştırma öncesi ve sonrası, değişikliklerin anlaşılmasını kolaylaştırır.
Standardizasyon ve takip
Bu bölümde, genel sürec değerlendirilmelidir. Elde edilen olumlu sonuçları güvenç altına almak ve daha da ileriye götürmek için hangi önlemler alınması belirlenmesi gerekir. Bu süreçte aşağıdaki soruları da yanıtlayın:
- Başarılarımızdan emin olmak için ne yapmalıyız?
- Başarılı deneyimlerimizi başka hangi görevlere / sorunlara aktarabiliriz?
- Şirketin geri kalanının da bu sonuçtan faydalanabilmesi için kime haber vermeliyiz?
Günlük çalışmada A3 raporu
Kurumsal hedefler çerçevesinde stratejik bir proje tanımladığınızı varsayalım. Bu tanımlama çerçevesinde departmanlar ve ekipler çözülmesi gereken bir dizi görev veya problemle karşı karşıya kalacaktır.
İlk olarak, görevleri ve sorunları listeleyin ve sonrasında önceliklendirin. Önecelikler belirerken aşağıdaki soruyu hep kendinize sorun: Bu görevler şirketin hedeflerine ulaşmak için ne kadar önemlidir? Bu adımdan sonra A3 raporu aktif hale girer. Sorunlara çözüm bulmak ve uygulamak için çalışanlara veya çalışma gruplarına rehberlik edin.
Çalışanlar sorunun arka planını düşünürler ve bunu A3 rapor formuna yazarlar. Sonra sizinle otururlar ve arka planın yeterince tanımlanıp tanımlanmadığını belirlerler. Arka plan tam değilse, çalışanlar tamamlamak için ne yapılması gerektiğini kontrol ederler. Sonra sizinle tekrar görüşerek mevcut durumun doğru anlatılıp anlatılmadığını kontrol edilir. Diğer tüm problem çözme adımları için aynı prosedür uygulanır. Bu durum, çalışanların geri bildirim almadan önce her zaman önce ilgili (alt) görev ve çözümüyle ilgilenmesi ve ardından bireysel çalışmaya devam etmesi anlamına gelir. Bu şekilde çalışanlar, sorunları ve nedenlerini bağımsız olarak tanıma, onları analiz etme ve onlar için çözümler tasarlama becerilerini geliştirir.
A3 rapurunun avantajları
- Çalışan sorunla çok ilgili olduğu için sorunun nedeni hızlı bir şekilde belirleyebilir.
- Şeffaflık, bir “A3” kağıt parçası üzerinde gerçekleşir. Bu, sürekli iyileştirme sürecinde hedeflerin geliştirilmesini ve stratejilerin uygulanmasını kolaylaştırır.
- A3 raporunun kapsadığı konulara, etkileri ve olası çözümleri ile yoğun bir şekilde ilgilenmeye teşvik ederek, bireyi ve ekip ruhunu gelişir. Bu, farklı departmanlar arasında çalışmayı teşvik eder ve sürecin verimliliğini artırır.
- Çeşitlilik ve esneklik, probleme bireysel adaptasyon yoluyla sağlanır. Bu, hem hedefe yönelik hem de etkili bir çözüm stratejisinin yanı sıra projeler ve toplantılar üzerinde kontrol sağlar.
- Problemleri çözme, karmaşık görevleri bağımsız olarak analiz etme ve gerçekleştirme becerisinde artırır.
Sonuç
Bu süreçte çalışanlar sorunu çözmek için uygulamaya girerek zamanla sorunu tanımlamak, analiz etmek ve çözmek için rutin bir prosedür haline getirir. A3 raporu ekipler ve departmanlar arasında problemler ve çözümleri hakkında bilgi alışverişi için bir temel sağlar. Bu, tüm organizasyonun kademeli olarak tek tip bir yönteme dayalı bir değişim yetkinliği geliştirdiği anlamına gelir.
Bu çalışma ilk başta ek bir yük olacaktır. Ancak, orta vadede çalışanlar sorunları bağımsız olarak çözme yeteneğini geliştirerek sizin yükünüzü hafifletecektir. Çalışanlarınız problemleri bağımsız olarak çözme konusunda ne kadar yetkinlik ve rutine sahip olursa, o kadar karmaşık ve zor görevler verebilirsiniz. Aynı zamanda, bir destekçi ve sorun giderici olarak rolünüzün giderek azaldığını göreceksiniz.
