Toplantı Sanatı: Geçmişten Günümüze Verimlilik Dersleri

Toplantılar… Kimimiz için zaman kaybı, kimimiz için toplumsal aklın en güçlü hâli. Peki, katıldığımız toplantıları gerçekten etkili hale getirmek mümkün mü?  Kısa cevap: Evet. Farklı çağlardan ve farklı dünyalardan gelen bu 14 lideri birleştiren ortak nokta şu: Toplantılar, onlar için yalnızca konuşmaların yapıldığı anlar değil; vizyonların paylaşıldığı, kararların şekillendiği ve liderliğin derinleştiği stratejik alanlardı. Her biri, kendi döneminde toplantıyı bir güç kaynağına dönüştürmeyi başardı.

Bugün iyi bir toplantı sanatı, özellikle iş hayatında, verimli toplantılar yapmak ve zamanı etkili yönetmek artık sadece bir tercih değil, bir gereklilik. Dijitalleşmenin hız kazandığı, çalışma kültürünün yeniden şekillendiği bu dönemde; zaman yönetimi, toplantı kültürü ve iş dünyasındaki yeni yaklaşımlar, hem kurumsal başarıyı hem de bireysel performansı doğrudan etkiliyor.

Bu yazıda, modern dünyanın teknoloji devlerinden 7 CEO’nun toplantı stratejilerini inceliyor; ardından İslam tarihinden 7 büyük liderin yaklaşımına göz atıyoruz. Ama asıl odaklandığım şu: İnsanların birlikte düşünme, konuşma ve karar alma şekli… ve bu süreci daha anlamlı, daha etkili hale nasıl getirebileceğimizin arayışı.

Toplantılar, sadece iletişim değil; düzen, amaç ve beraberliğin sınandığı alanlardır.

Neden 7’ye 7? Neden CEO’lar ve Tarihi Liderler?

Bu yazıyı hazırlarken kendime şu soruyu sordum: “Toplantıları gerçekten etkili kullanan insanlar kimlerdi?”. Cevapları ararken iki farklı dünyanın kapısı açıldı bize. Bir yanda teknoloji çağının liderleri. Yenilikleriyle iş dünyasını dönüştüren, her dakikası planlı CEO’lar… Diğer yanda ise yüzyıllar önce yaşamış ama bugün bile yöntemleriyle ilham veren büyük isimler. Karar alırken adaleti, bilgeliği ve stratejiyi bir araya getiren liderler.

Peki neden 7’ye 7? Bu sayı, simgesel bir tercih değil. Sadece her iki taraftan da farklı yaklaşımları yansıtan, iz bırakmış 7’şer ismi.  Onları seçerken de şuna dikkat ettim:

• Farklı dönemlerde yaşasalar da toplantıyı bir strateji alanı olarak kullanan kişiler olsunlar.
  
• Sadece yöneten değil, insanlara yön veren insanlar olsunlar.
  
• Bugünün toplantılarına da uyarlanabilir fikirler sunsunlar.
  

Modern Dünyanın CEO’larından 7 Toplantı Sanatı

Günümüz iş dünyasında toplantılar artık yalnızca “gündem okunan” alanlar değil. Onlar; kararların alındığı, fikirlerin olgunlaştığı ve ekiplerin hizalandığı en güçlü alanlardan biri hâline geldi. Ortak özelliklerine bakacak olursak net olarak şu: Netlik, odak, hız ve sorumluluk. Peki, zamanla yarışan büyük şirketlerin liderleri toplantılarını nasıl yönetiyor? Gelin inceleyelim…

Jensen Huang (NVIDIA)

 Yaklaşım: İlk ilkelerle düşün
Huang, bir mühendislik zekâsıyla toplantılara yaklaşır. Süslü anlatımlar yerine temel soruyu sorar: “Ne biliyoruz? Ne varsayıyoruz?” Bu yöntem, bulanık fikirleri ayıklayıp kök sebeplere inmenizi sağlar. Toplantılar soyut değil, çözüm odaklı olur.

Abigail Johnson (Fidelity)

Yaklaşım: Fikirleri test et
Bir karar doğru görünüyorsa bile, onun “testten geçmiş” olması gerekir. Toplantılarda sadece “evet” değil, “ya olmazsa?” sorusuna cevap bekler. Karşı görüşü savunacak bir kişi belirlenir. Böylece kurum içi uyum, sağlıklı çatışmayla güçlendirilir.

Tim Cook (Apple)

Yaklaşım: Zamanla sınırla
Apple toplantıları 30 dakikadır. Gündem maddeleri net, her biri bir kişiyle ve bir hedefle ilişkilendirilmiştir. Aksi takdirde o konu toplantıya alınmaz. Bu, kurum kültüründeki disiplinin bir yansımasıdır.

Lisa Su (AMD)

Yaklaşım: Müşteri masada oturuyormuş gibi düşün
Su, her toplantıyı şu soruyla başlatır: “Bu karar müşteriye nasıl dokunacak?” Kullanıcı hikâyeleri ve pazar verileriyle başlayan toplantılar, ekiplerin dış dünyaya karşı daha duyarlı kararlar almasını sağlar.

Sundar Pichai (Google)

Yaklaşım: Aksiyon olmadan çıkma
Pichai, her toplantının sonunda kimin ne yapacağını ve ne zaman yapacağını netleştirir. “Kim? Ne? Ne zaman?”  48 saat içinde harekete geçilmeyen fikir, raflarda kalmaya mahkûmdur.

Safra Catz (Oracle)

Yaklaşım: Tek bir metrik etrafında birleş
Catz, karmaşık fikirleri sadeleştirir: Örneğin “Hangi sayıyı iyileştirmek istiyoruz?” Toplantılar sadece o metrik etrafında döner. Bu netlik, büyük ekiplerde kararlılığı artırır.

Satya Nadella (Microsoft)

Yaklaşım: Uzun dinle, hızlı karar ver
Nadella, takımına önce söz hakkı verir. Sonra konuşulanları özetleyerek kararı açıklar. Böylece herkes duyulduğunu hisseder ama karar süreci uzamaz.

Zamanın Ötesinden Gelen Zeka: İslam Tarihinden 7 Liderin Toplantı Yaklaşımları

Toplantı denince akla ilk olarak bugünün iş dünyası geliyor olabilir. Ancak aslında, toplantılar ve danışma kültürü (şura), İslam tarihinin en güçlü kurumlarından biridir. Bu kültürde toplantılar yalnızca fikir beyanı için değil; adaletin korunması, kararın isabeti ve toplumsal uyumun tesisi için bir araçtı. Ortak yönleri: hikmet, adalet, derinlik ve sorumluluk.

Ömer ibn Hattab (ra)

Yaklaşım: Hakkı söyleyene alan aç: Hz. Ömer’in yönetiminde toplantılar, herkesin söz hakkına sahip olduğu adil zeminlerdi. “Beni yanlış yolda görürseniz ne yaparsınız?” diye sormaktan çekinmeyen bir liderdi. Eleştiri, yönetimin zaafı değil; cesurca kabul edilen bir iyileştirme gücüydü.

İmam Ebu Hanife

Yaklaşım: Görüş delilsiz olmaz

Ebu Hanife’nin toplantılarında fikrin kıymeti, sahibinin makamından değil, sunduğu delilden gelirdi. Tartışmalar hiyerarşik değil, bilgi temelliydi. Bu, hem fikri özgürlüğü hem de saygıyı aynı çatı altında barındırıyordu.

Fatıma el-Fihri

Yaklaşım: Bilgiyle başla, vizyonla bitir

Dünyanın en eski üniversitesini kuran bu öncü lider, öğrenmenin yalnızca bireysel değil, toplumsal da bir mesele olduğunu ortaya koydu. Toplantıların başında ilim, sonunda yön duygusu vardı. Bu da eylemlere anlam ve yön kazandırıyordu.

Selahaddin Eyyubi

Yaklaşım: Tavırla liderlik et
Tarihin en çetin mücadelelerinden birinde bile nezaketini kaybetmeyen bir liderdi. Toplantılarda saygıyı elden bırakmaz, herkesin fikrine değer verirdi. Zor anlarda bile, sabır ve sükûnetle çözüm bulurdu.

İmam Gazali

Yaklaşım: Niyet olmadan yön olmaz
Gazali’ye göre, doğru kararın ön koşulu doğru niyetti. Toplantılarda yalnızca “ne yapacağız?” sorusu değil, “neden yapacağız?” sorusu da sorulmalıydı. Bu da yüzeyin altını görmeyi mümkün kılıyordu.

İbn Haldun

Yaklaşım: Geçmişi gör, sistemi anla

İbn Haldun’a göre bir sorunu anlamanın yolu, onun tekrarlarını ve nedenlerini görebilmekten geçerdi. Toplantılarda yüzeysel çözüm önerilerinden çok, sistemin kökleri konuşulmalıydı. Bu da kalıcı çözümler üretirdi.

Nizamülmülk

Yaklaşım: Net yapı, net sonuç

Selçuklu veziri olarak, karar süreçlerinde disiplinin ve organizasyonun hayati olduğunu gösterdi. Toplantılar, net gündemle başlar, zaman sınırlaması ve sorumluluk paylaşımıyla biterdi. Bu sistem, yüzyıllar boyu etkisini sürdürdü.

Zamanlar Değişse de Zihinler Buluşur: Günümüzün ve Tarihi Liderlerin Toplantı Anlayışları Arasında 5 Köprü

Yedi modern ve tarihî lider. Aralarında yüzyıllar, kültürler, teknolojiler ve dünya görüşleri var gibi görünüyor. Ama dikkatle bakıldığında şunu fark ettim. Toplantıya nasıl yaklaştıkları, düşündüğümüzden de birbirine çok benziyor.

Bu bölümde, bu iki farklı dünyanın toplantı anlayışları arasındaki benzerlikleri ve farkları sizler ile paylaşacağım. Hem bugünün kurumları hem de liderlik etmek isteyen herkes için çok değerli ortak noktalar var.

BENZERLİKLER

1. Hazırlık ve netlik olmazsa olmaz

• Nizamülmülk toplantı öncesi net gündem, süre ve sorumluluk dağılımı isterdi.
• Tim Cook ise toplantı süresini sınırlayarak, net hedeflerle konuyu çerçeveler.

Alınacak Ders: Ne kadar büyük ya da küçük olursa olsun, hazırlıksız toplantı zaman kaybıdır.

2. Eleştiri ve karşı fikir teşvik edilir

• Hz. Ömer, kendisini eleştiren halkı yüceltirdi.
• Abigail Johnson, fikirlere karşı çıkılması için özel bir kişi belirler.

Alınacak Ders: Fikirlerin test edilmediği toplantılar, uzun vadede zayıf kararlar doğurur.

3. Odak noktası dış dünya: Müşteri ya da toplum

• Selahaddin Eyyubi, halkın birliğini ve maslahatını toplantıların merkezine alırdı.
• Lisa Su, toplantıya müşteri hikâyesiyle başlar.

 Alınacak Ders: İçeride konuşulanın dışarıdaki hayata etkisi düşünülmeli.

4. Sadece konuşulmaz, harekete geçilir

• Fatıma el-Fihri, toplantıyı ilimle başlatır, vizyonla kapatır. Bu yön bir harekete çağrıdır.
• Sundar Pichai, 48 saat içinde ilk adımı attırır.

Alınacak Ders: Toplantıdan sonra eylem yoksa, toplantı da yoktur.

5. Niyet, anlam ve bağlam arayışı

• Gazali, “neden yapıyoruz?” sorusunu önceler.
• Safra Catz, her konuyu tek bir metrikle bağlamaya çalışır.

Alınacak Ders: Toplantı bir yön belirleme aracıdır; niyetsiz yön olmaz.

FARKLILIKLAR

1. Modern CEO’lar veriyle karar alıyor, tarihî liderler hikmetle

• CEO’lar sayılara ve metriklere dayanarak ilerliyor (örneğin Oracle, Apple, Google).
• Tarihî liderler ise adalet, maslahat ve ilim üzerinden değerlendiriyor.
  

2. Modern sistemde hız öncelikli, tarihte ise denge ve süreklilik

• Günümüz toplantıları hız, çeviklik ve uygulama takvimine bağlı.
• Tarihî yaklaşımlar daha çok istişareye, sabra ve uzun vadeli dengeye dayanıyor.
  

3. Teknoloji farkı = iletişim farkı

• CEO’lar dijital araçlarla bilgiye anında ulaşabiliyor. 
• Tarihte ise toplantılar birebir temas, beden dili ve hikmet temelli sözlü etkileşimle yürüyordu.

Bu iki dünyanın farkları kadar benzerlikleri de, toplantının bir teknik değil, bir zihniyet meselesi olduğunu gösteriyor. Toplantıyı etkili yapan şey sadece yazılım ya da akıllı tahtalar değil; amaç netliği, dinleme kalitesi ve anlam arayışı.

Bugünün Toplantılarına Eski Bilgelik ve Yeni Strateji Nasıl Uyar?

Öğrendik ki, toplantılar ne kadar eski olursa olsun, verimli olanları hep aynı ilkelere dayanır:
Hazırlık, niyet, odak, karşılıklı saygı ve harekete geçme. Peki, bu yazıdaki 14 liderden öğrendiğimiz yaklaşımlar bugünün kurumlarında, ekiplerinde ya da STK’larında nasıl uygulanabilir?

İşte 7 öneriyle özetlenmiş bir uygulama rehberi:

• 1. Toplantıya amaçla girin, netlikle çıkın: Gündem cümlesi şu olsun: “Bu toplantı neden yapılıyor?”. Bitiş cümlesi ise şu: “Kim, neyi, ne zaman yapacak?”.
• 2. Karşı fikirleri teşvik edin, kişileri değil fikirleri tartışın: Herkesin “rahatça karşı çıkabileceği” bir ortam kurun. Sözünüzü savunun ama hakikate yer bırakın.
•  3. 30 dakikayı aşan toplantıya ikinci kez düşünerek girin: Zaman sınırlaması netliğe zorlar. 30 dakikada yapılamayan şey çoğu zaman hiç yapılamaz.
• 4. Toplantıyı dış dünyaya bağlayın: Konu ne olursa olsun, etkilediği kişiyi düşünün:
  Bir müşteri, bir çalışan, bir veli, bir vatandaş… Toplantı duvara değil, hayata konuşsun.
• 5. İçeriye değil, yukarıya bakın: Niyetinizi kontrol edin: Yalnızca “ne yapacağız” değil, “neden yapıyoruz?” sorusunu da sorun.  Niyet; odağı, önceliği ve kaliteyi belirler.
• 6. Her konuyu ölçülebilir bir değere bağlayın: Konuştuğunuz şeyin ölçülebilir çıktısı nedir?  Sayılara boğmadan, etkiyi netleştirin.
• 7. Toplantı sonunda 2 dakika sessizlik verin: Bu süre, konuşulanların sindirilmesini sağlar. Sükût, kararları içselleştirmenin başlangıcıdır.

Son Söz: Masanın Etrafında Oturanlar Değil, Masayı Nasıl Kullandığınız Belirleyici

Birçok kişi için toplantılar, ajandadaki bir zorunluluk, zamanı tüketen rutinler ya da kararların ertelendiği alanlardır. Ama bu yazıda gördük ki, önceden planlanmış bir toplantı, hem fikirlerin hem de insanların geliştiği bir zihinsel çalışma alanına dönüşebilir.

Toplantılar aslında bir şeyleri konuşmak için değil, ortak aklı harekete geçirmek içindir. Bazen kısa bir cümle, uzun süredir çözülemeyen bir düğümü çözebilir. Bazen doğru bir soru, tüm yönü değiştirebilir. Bazen de sadece iyi bir dinleyici olmak, bir liderin yapabileceği en güçlü eylem olabilir.

NVIDIA’nın CEO’su ya da Selçuklu’nun veziri olmasak da, hepimizin bir çevresi, bir ekibi, bir masası var. Bu masaları verimli, adil, anlamlı hale getirmek bizim elimizde.