Yaşadığımız iletişim dünyasında örnek bir yönetici, çalışanları ile iletişimini nasıl yüksek seviyede tutmalıdır (Servant Leadership)? Bu yazımda yönetici ve çalışanları arasındaki iletişim şekli hakkında bilgilendirmek istiyorum.
Yeni yönetim metodlarında çalışanlar ve yöneticilerin arasındaki iletişime çok değer verilir. Çünkü modern yöneticiler çalışan experlerin problemini çözer ve ekibin pürüzsüz çalışmasını sağlar. Bunu yapabilmek için bir çalışan her zaman yöneticinin yanına gider ve yöneticisi ile konuşabilir.
Bu formasyonda olan yöneticiler çalıştığı odanın kapısını açık tutarlar. Bu sembolik davranış ‘kapım her zaman sizin için açıktır’ ve ‘istediğiniz zaman gelebilir ve benimle konuşabilirsiniz’ mesajı verir.
Şimdiye kadar her şey güzel, ama yöneticinin sergilediği bu davranış kendisi için iyi ve doğrumu? Nasıl çalışan biri, başka çalışanı bir soru ile çalışmasından koparabiliyorsa, aynısı yöneticiler için de geçerlidir. Bir araştırmaya göre bir çalışanın kesintisiz çalışma süresi 11 dakikayı geçmiyor. Şimdide bir yöneticiyi düşünün…
Bir yöneticinin her daim erişebilinir olması, yaptığı çalışmayı her an bölmek anlamına gelir. Bir imza almak bile yöneticinin çalışmasını bölebilir. Yani en küçük bölme bile yöneticinin bulunduğu çalışma akışını bozabilir. Tekrar çalışma akışına girebilmesi dakikalar alabilir. Bu tip kesintili çalışma yöneticiyi strese sokar ve verimsiz hale getirir.
Halbuki yönetici, iyi bir strateji ile çalışanlarla iletişimini azaltmadan bahsedilen olumsuzluklardan kendini kurtarabilir. Yönetici erişebilinir yerine ulaşılabilinir olması gerekir. Erişebilinir demek her zaman ulaşılabilinir anlamına gelmez.
Çalışan, istek veya problemini E-Mail ve SLACK (Collaboration) gibi iletişim uygulamaları ile yöneticiye iletebilir. Yönetici ise o sırada başladığı işi bitirdikten sonra çalışanın ilettiği bilgi ile ilgilenir. Bu şekle eşzamanlı olmayan (asynchronous) iletişim denir ve yönetici için bir avantaj niteliğindedir. Ama tek bu şekilde bir iletişim dünyası yok!
Genel iletişimde bir çalışan, yönetici ile telefonda veya kişisel olarak da görüşebilir. Buna senkronize (synchronous) iletişim şekli denir. Telefonu açtığınızda veya çalışanınız sizle kişisel iletişime girdiğinde mecburen cevap vermeniz gerekir. Bu davranış da yöneticiyi çalışmasından koparır. Bu gerçeklerden dolayı yönetici telefon konuşmalarını kabul etmemeli ve kişisel konuşmalardan kaçınmalı mı? Hayır, elbette değil!
Yönetici aktif olarak telefon veya kişisel konuşmalarını belirmesi gerekir. Mesela telefon veya kişisel görüşmeler için sık sık randevular planlamalıdır. Bunun dışında yönetici, çalışanlarla proaktif iletişim kurmalı ve çalışanları düzenli (planlı) olarak yerlerinde ziyaret etmelidir. Bu uygulama ile yönetici işini ne zaman durduracağına kendisi karar verir. Yönetici proaktif ilgi gösterdiğinden dolayı çalışanlar görüşmelerde daha açık konuşabilirler. Görüşmelerde yönetici genellikle dinleyen rolünü alır. Bu ortamlarda yöneticinin karar vermesi doğru olmaz. Ama karar verilmesi gerekiyorsa? Verilmesi gereken karar staratejik olmadıkca, operatif kararları çalışanlarına bırakması gerekir. Tabiki bunun içinde çalışana gereken yetki verilmiş olması gereklidir.
Yöneticinin kahve molasında veya başka gayri resmi ortamlarda çalışanları ile bir arada olması elzemdir. Bu ortamlardaki konuşmalar kendi biriminde nasıl bir ‘hava’ estiğini anlamasını sağlar ve çalışanlarının eleştirileri kendisine doğru ulaştığından emin olur.
‘Kapım her zaman sizin için açıktır’ mentalitesi yönetici ve çalışan arasındaki iletişimi yukardaki yazılan sebeblerden dolayı güçlendirmez hatta çatışmaya sebep verir!
