Bir yönetici için doğru yetkilendirmek sadece zamandan tasarruf etmek değil, daha ziyade, iyi bir liderlik vasfını taşıyan bir yöneticinin temel unsurlarından birtanesidir. Yetki verenler, çalışanlara motivasyon, kimlik, anlam ve gelişim beklentileri sunmakla kalmaz, bunun dışında onları kalıcı bir şekilde teşvik eder.

Bir yandan bazı yöneticiler, görevlerini herkesten daha hızlı ve daha iyi başarabileceklerine inandıkları için ya da daha önceki yetkilendirme girişimlerinde olumsuz tecrübe yaşadıkları için yetkilendirmekten kaçınırlar. Sebep ne olursa olsun, yol bir çıkmaza çıkar. Sonuçta, kendi başınıza yapabileceğiniz görevlerin sayısı sınırlıdır.

Öte yandan, bazı yöneticiler yetkilendirmeyi çok sever ve bu şekilde işleri kendinden uzak tutar. Bu şekilde hem iş hayatını kolaylaştırdığını hem de hata yapmaktan kaçınabileceğini düşünür. Bu tür bir yöneticinin amacı, sağlıklı bir yetkilendirmeden ziyade, işleri kendilerinden uzak tutmaktır.

Yukarıda bahsedilen her iki şekilde doğru yetkilendirme ile ilgisi yoktur! Kıs aolarak yetkilendirmenin tanımlanmasıa bir bakalım. Görevlerin, sorumlulukların, yetkilerin alt kuruluşlara veya sorumlu kişilere dikey transferi anlamına gelir. Bu tanımlamanın ne anlama geldiğini sizler için bu kalemde konu olarak ele aldım.

Niçin Başarılı yetkilendirme yapılması gerekir?

İlk önce yetkilendirmenin eş anlamlarına bakalım.

  • teslim etme
  • emanet etme
  • iletme
  • aktarma
  • dış kaynak kullanımı

Bu sözleri duyduğumuz zaman bize samimi geliyor, çünkü hepimizin bir limiti var. Yapacağımz işlerin sayısı kapasitemizi aşarsa, bu kelimeleri kullanarak yardım istemişizdir. Ama yetkilendirme söz konusu ise, birçok kişi kendisini korumak için görevi kendi başına yapma düşüncesine kapılır. Tuzağa düşmeyin! Bu şekilde sizin öncelikleri yüksek olan işleriniz yolda kalır! Öncelikleriniz proje işleriyse ve günlük işler üstüne gelir ve aşırı bir yüklenme sözkonusu olur! Bu durum bir süre sonra aşırı strese neden olur ve tüm işlerinizi olumsuz etkiler.

Yetkilendirmenin faydaları

Yetkilendirme, daha verimli ve etkili çalışmanıza yardımcı olur. Bazı yöneticiler çalışabilir halde kalabilmesi için bunu yalnızca yetkilendirme ile yapabilirler. Başkalarının yapabileceği işleri yetkilendiren yöneticiler, çeşitli şekillerde bundan faydalanırlar:

Başkalarının yapabileceği işleri devredebilen yöneticiler, farklı şekilde bundan yararlanabilir:

  • Öncelikli işlere odaklanabilirsiniz.
  • Odaklanarak çalışabildiğiniz için sonuçlar daha kaliteli olur.
  • Aynı zamanda, devrettiğiniz iş en uygun uzman tarafından yapıldığı için daha yüksek bir kaliteye ulaşır.
  • İyi düşünülmüş yetkilendirme ile verimlilik artar ve aynı zamanda motivasyon ve iletişim desteklenir.
  • Daha az stres oluşur.
  • Sosyal ve liderlik becerilerinizi aynı anda geliştirir.

Yetkilendirmek için uygun koşullar

Yapılması gereken bir görevi başka birinin daha iyi çözebileceğine inanmak cesaret ve karakter gücü gerektirir. Çünkü bunun arkasında yöneticilerin kendi içgörü eksikliği devreye girer. Bu yüzden çoğu yöneticiler yetkilendirmeyi çok zor bulur. Bu içgörü eksikliği eksikliği olan yöneticilerin bazı düşünceleri:

  • Yöneticiler kendilerinin daha az yetkin göstereceğine inanırlar.
  • Ulaşılan sonucun daha da kötü olacağını düşünürler.
  • Başkalarını yetkilendirirken, istekleri açıklamanın çok uzun sürdüğünü düşünürler.
  • Kontrolü kaybetmekten korkarlar.
  • Görevlerin farklı insanlara dağıtıldığında, takip edememekten korkarlar.
  • Görevi kendileri yaptığında daha hızlı olacağına inanırlar.

Bütün bu fikirler sadece varsayımlar ve bahanelerdir. Bu fikirlerin hiçbiri yöneticilere veya çalışanlara yardımcı olmaz! Başarılı bir şekilde yetkilendirmek istiyorsanız, kendinizi bu düşüncelerden kurtarmanız gerekir. Yetkilendirdiğiniz zaman kişileri takdir edin ve karar verme alanı verin. Bu şekilde yetkilendirmenin yöneticiden cesaret ve karşı tarafa güven gerektirir.

Nasıl yetkilendirmeliyim?

Yetkilendirerek işleri yeni devretmeye başladıysanız, ilk zaman tuhaf gelebilir size. Ama unutmayın ki bu bir bir öğrenme sürecidir. Yetkilendirirken, özyönetim hakkında, sadece yönetici değil, yetkilendirdiğiniz kişi de tecrübe kazanacaktır.

Doğru yapılırsa, yetkilendirmek, çalışanları şirkete bağlamaya yardımcı olur. Sıkıcı rutin görevleri dışında verilen görevler/işler çalışanlarına takdir ve güven gösterir. Onlara, kendi becerilerini ve yetkinliklerini geliştirme fırsatı verilir. Yetkilendirmeden önce yönetici şu soruları kendisine sorması gerekir:

Yetkilendirme doğru yapıldığında, çalışanların şirkete bağlanmasına yardımcı olur. Günlük işler dışında verilen görevler, çalışanlarına takdir ve güven yansıtır, becerilerini ve yeteneklerini geliştirme fırsatı verir. Bir yönetici yetkilendirmeden önce şu soruları kendisine sormalıdır:

  • Hangi işi devredebilirim?
  • İşin ne kadarını devretmem gerekir?
  • Kimi yetkilendirmeliyim?
  • Yetkilendirdiğim kişinin ne kadar kapsamlı bir şekilde eğitilmesi gerekir?

Özellikle yetkilendirmek istediğiniz kişinin yeteneklerini henüz bilmiyorsanız, araştırmalısınız. Bunun için kendize zaman ayırın. Bu çalışmayı bir kez yaparsanız ve bir daha yapmanıza gerek kalmaz ve çalışanın yeteneğine göre yetkilenme yapabilirsiniz. Bu iş bir kez yapılırsa, tekrar yapılması gerekmez ve çalışanın yeteneğine göre hızlı yetkilendrilebilinir.

Yetkilendirme aşamaları

  1. Görevlerin uygulanması:
    Bu şamada, çalışana uygulanan ve kesin olan görevler verilir. Yönetici gerekli tüm bilgileri sağladığı için yetkilendirdiği kişinin extra çaba göstermesine gerek yoktur.
  1. Konulara aşina olma:
    Bu aşamada çalışan konuya daha aşina olur. Alternatifler için ilk fikirler oluşabilir. Bu aşama aşağıdaki ile örtüşebilir.
  1. Konularla ilgili öneriler:
    Bu aşamada çalışan kişi kendinden çok daha emindir. Artık belirli konular için alternatiflerin daha ayrıntılı detaylandırılmasını bekleyebilmelisiniz. Bu adımda, belirli prosedürleri neden ‘bir’ şekilde değil de, başka bir şekilde uygulama niyetinde olduğunu da açıklayabilmelidir.
  1. Kontrollü kararlar:
    Bu aşamada, çalışanınız kendi kararlarını verir. Prosedür daha sonra ortak bir görüşmede tartışılır.
  1. Kontrolsüz kararlar:
    Son aşama ise yetkilemenin en etkin şeklidir. Çalışanınız, herhangi bir geri bildirim almadan kendi başına kararlar alabilmesi için tam güveninize sahiptir.

Önemli: Yönetici olarak son aşamada yetkilendirmiş olsanız bile, herhangi bir sorunu çözmek için her zaman bir irtibat noktası olarak hazır bulunmalısınız. Yetkilendirme aşaması – özellikle son ikisi – ne kadar yüksekse, yöneticiler için o kadar büyük bir rahatlama sağlar. Her zaman çalışanlar arasında farklı yetkilendirme seviyeleri olduğunu göz önünde bulundurmalısınız. A çalışanı projenin son seviyesine ulaşabilirken, B Çalışanı sadece üçüncü seviyeye ulaşabilmiştir.

Hangi işler devredilmeli – Eisenhower matrisi

Bu soruyu cevaplamak için, önce yapılacak işler hakkında genel bir fikir edinmelisiniz. Yapılacak işlere genel bir bakış açısı elde edebilmek için şu soruluarı kendinize sorabilirsiniz:

  • Hangi işleri yalnız ben yapabilirim?
  • Hangi işleri yapabilirim ama çalışanlarımın yardımına ihtiyacım var?
  • Hangi işleri çalışanlarım benden daha iyi yapabilir?

Bu sınıflandırma çok kabadır ama bu sorgulama tekniği kendinizi organize etmeye ve önceliklerin belirlenmesine yardımcı olur. Yetkilendirme teknikleri arasında en tanınmış olanı ise Eisenhower matrisi tekniği olmaktadır. Eisenhower bir yöneticinin bir iş yapmaktan daha çok yönetmesi gerektiğini (liderlik) inanırdı. Eisenhower matrisi ile yetkilendirme sorununu, kendi felsefesini (Daha az yap, daha fazla yönet) uygulayarak, sistematik ve etkili hale getirdi. Bu sistemi uygulamak için, önce işleri önemli ve acil olan iki kategoriye ayırın:

  • Önemli mi yoksa önemsiz mi?
  • Acil mi ya da acil değilmi?
ÖNEMLİ ÖNEMSİZ
ACİLYAPINYETKİLENDİRİN
ACİL DEĞİLZAMAN BELİRLEYİNYAPMAYIN
Eiesenhower Matrisi

Şimdi bu kategoriler için bir matrisi oluşturun – üstte acil altta acil değil, solda önemli, sağda önemsiz olarak tanımlayın. Matrisin açıklaması:  

  • Önemli ve Acil:
    • Yapacağınız iş, hedeflerinize ulaşma açısından en yüksek değere sahiptir. Bu yüzden en kısa sürede kendiniz yapmalısınız. Sadece bu görevlere dikkat ederseniz, görevlerin gerçekten yapıldığından emin olabilirsiniz.
  • Önemli ama Acil değil:
    • Bu tip işleri hedeflerinize ulaşmak için önemli olduğundan, kendiniz ilgilenin. Ancak, belirli bir zaman çerçevesine bağlı değildir. Bu nedenle, bu işin tamamlanması için bir bitiş tarihi ve zamanı belirlemek yeterlidir.
  • Acil ama Önemli değil:
    • Bu işler zamanında tamamlanmalıdır, ancak kendiniz halletmeniz gerekli değildir. Eisenhower bu nedenle mümkün olduğunca bu tip işleri yetkilendirerek devrederdi.
  • Ne Önemli ne de Acil:
    • Sizi hedeflerinize yaklaştırmayan ve yapıldığında alakasız olan işler en düşük değere sahiptir. Bu tip işler, şüphe durumunda geri alınabilir.

Şimdi yapmanız gereken işleri bu matrise göre girin. Elbette her gün bu matrise göre işlerinizi dağıtmanız sizi zorlayacaktır. Ama alıştığınızda hangi işi yapıp yapmayacağınızı veya hangi işleri yetkilendireceğinizi hemen görebilirsiniz. Son olarak da şunu unutmayın: Yetkilendirme, çalışanlar için gerçek bir motivasyon kaynağıdır. Yapması gerekenden fazlasını yapabileceğini düşünenler, düşündüklerini yaparlar!

Yetkilendirmede yaygın olan kural: SMART

Başarılı yetkilendirme için temel bir kural olarak SMART yöntemini baz alabilirsiniz. SMART yöntemi, akılda istenen sonucun tam bir resmini elde etmek için hedeflerin doğru şekilde belirlenmesine yardımcı olur.Bu bir kısaltmadır ve şu anlama gelir:

  • Spesific – Spesifik (yani mümkün olduğunca somut)
  • Measurable – Ölçülebilir (niteliksel ve niceliksel)
  • Achievable – Çekici / Ulaşılabilinir (çalışan için ödüllendirici)
  • Relevant – Gerçekçi (yapılabilir – zaman içinde ve araçlarla)
  • Time-Bound – Zaman sınırlı (yani zamanla sınırlı)

Başarılı yetkilendirme ile ilgili tavsiyeler

Hangi işlerin devredileceğine dair bir genel bakış elde ettikten sonra başarılı yetkilendirme ile ilgili tavsiyelerimize geçelim.

  • En uygun kişiyi belirlemek: Amaç, sadece işten kurtulmak için gelişigüzel birini yetkilendirmek değil, daha çok en iyi sonucu kim verirse ona görevi vermektir. Elbette, iyi performans gösterenlerin fazlasıyla işleri vardır. Bunda dolayı talepleri ve alternatif kişileri değerlendirmek önemlidir.
  • İşi iyi ifade edebilmek: Yetkilendirmek istediğiniz kişiye yapılması gereken iş ile ilgili bilgi vermek için zaman ayırın. Bir işi e-postayla hızlı bir şekilde veya çalışanınızın masasına bir not bırakarak yetkilendirme olmaz. Bu yaklaşımınız ançak çalışanınızın kendisini değersiz hissetmesine sebep olur.
  • Hedefleri açıklayabilmek: Bir işi devrederken, arkasındaki hedefi kişiye detaylı bir şekilde açıklamayı unutmamalısınız. Genellikle, işler devredildiğinde çalışanlara yeterince bilgi verilmez. Bu yetersiz bilgilendirme, iş kalitesini olumsuz etkiler ve çalışanın motivasyonunu azaltır. Bundan dolayı daima görevin arkasındaki hedefi ve proje için önemini açıklayın.
  • Şeffaflık oluşturmak: Yetkilendirdiğiniz kişi bu sorumluluğu almışsa ve siz de onu yetkilendirmişseniz, işin içinde olan herkesin bunu bilmesi gerekir. Bu şekilde, yetkilendirdiğiniz kişiye ve iş arkadaşlarına ne kadar güvendiğinizi yansıtırsınız.
  • Soruları cevaplayabilmek: Yetkilendirdiğiniz kişilerin soruları olduğunda sizinle her zaman iletişime geçebilecekleri güvencesini verin. Bu şekilde, yapmamak için işi devretmek niyetinde olmadığını göstermiş olursunuz.
  • Sınırlar çizebilmek: Her yetkilendirdiğiniz kişi eşit derecede motive olmaz. Yapılacak iş bazı zamanlar motiveyi ister istemez olumsuz etkiler. Örneğin, yapılması gereken işin bir son teslim tarihi vardır. Bu olumsuz etkiyi önlemek için bu tarihlere kendiniz de uyması gerektiğini, yetkilendirdiğiniz kişiylede açıkça konuşmalı ve süre sınırlarını belirtmelidir. Yetkilendirdiğiniz kişiye teslim tarihini iletmeden önce, yapılacak işe ek zaman işlemenizi tavsiye ederim. Bu ek zamanı tabiki yetkilinedirdiğiniz kişiye söylememeniz gerekir.
  • Çözüm yolu için yeterince özgürlük verebilmek: Uygulanacak çözüm yolu konusunda kendinizi açık tutmalısınız. Herkes farklı çalışıyor ve farklı yollardan çözüm üretir. Yetkilendirdiğiniz kişinin çalışma adımını belirtirseniz, yetkilendirmeden çıkar, belirlenmiş adımlara göre hareket etmek anlamına gelir. Bu yetkilendirme değildir!
  • Geri bildirimde bulunabilmek:
    Çalışma bittiğinde, sonuçlar hakkında geri bildirimde bulunmayı unutmayın. Bu sayede yetkilendirdiğiniz kişilerin bu bilgilerden faydalanmasını sağlayabilirsiniz. Bir teşekkür ile, yetkilendirdiğiniz kişilerin çalışmalarını takdir ettiğinizi ve saygı duyduğunuzu da göstermiş olursunuz. Bunun gibi jestler hoş bir çalışma ortamı oluşturur ve meslektaşların gelecekte sizinle çalışmaktan mutlu olmalarını sağlar.

Yetkilendirmede kaçınılması gereken hatalar

Hata yaptığınızda, yetkilendirdiğiniz kişinin motivasyonunu kısa sürede kaybolut! Aşağıdaki sunulan klasik hataları yapmamıya gayret ederseniz, yetkilendirdiğiniz kişilerin yalnızca motivasyonu artırmakla kalmaz, aynı zamanda verimliliğide artırmiş olursunuz.

  • Belirsiz kurallar:
    Bir yetkilendirme yaptığınızda, kişilerin ne yapmaları gerektiğini gerçekten anladığından emin olmalısınız. Çoğu kişi, yapılması gerekenleri tam olarak anlamadığını karşı tarafa yansıtmaz. Yönetici olarak aktif bir şeklide sorular sorun ve kişinin işi anlayıp anlamadığını belirleyin. Veya kişiye verdiğiniz işi tam olarak anladığını öğrenmek istiyorsanız, işi kendi sözleriyle tekrar etmesini sağlayın.
  • Sürekli karışmak:
    Sürekli yetkilendirdiğiniz kişinin işine karışmak, mikro yönetim olarak da adlandırılır. Lütfen çalışanınıza sürekli olarak müdahale etmekten kesinlikle kaçının. Bu ancak kararınızdan pişman olduğunuzu ve yetkilendirdiğiniz kişiye güvenmediğinizi yansıtır.

Yetkilendirme yapamayan bir yönetici hiçbir zaman iyi bir yönetici olamaz!