Problem Ağacı Metodu

Hiç özel ya da iş hayatınızda aşılmaz gibi görünen bir problemle karşı karşıya kaldınız mı? Böyle bir anda zamanın adeta durduğunu, çözümsüzlüğün bir labirent gibi etrafınızı sardığını hatırlayın. Yalnızlık ve çaresizlik hissinin sizi nasıl kuşattığını düşünün. Kimi zaman bu karamsarlığın içinden birkaç dakikalık bir çaba sonrası çıkıp, çözüme doğru ilk adımı atabilirsiniz. Kimi zaman ise, problemin derinliklerine inilemediği için bulunan çözümlerde bunu açıkça yansıtır. Ve bazıları, maalesef, problemin ağırlığı altında ezilip kalır. Bu olumsuz durumlar, hiç kimsenin arzulamadığı birer senaryodur. Peki, ama bu karmaşık problemlerin kökenine inip, onları çözerek olumlu bir çözüme nasıl ulaşabiliriz?

Tam bu noktada, karşınıza çıkan zorlu problemleri çözmek için ‘Problem Ağacı’ (Sorun Ağacı) metodunu ele almanın zamanıdır. Bu yöntem, grafiksel ve sistemik bir çözüm sunarak, sizi çözümsüzlüğün karanlık labirentinden aydınlığa çıkarır. Köklerde saklanan nedenleri ve dallarında beliren etkileri keşfetme süreci, bu metodun bize sunduğu değerli bir yoldur.

Problem Ağacı metodu, karşımıza çıkan zorluklar içinde yol göstericidir. Bu yazıda, karmaşık problemleri anlama ve onların üstesinden gelme konusunda Problem Ağacı metodunu sizlerle paylaşmak istiyorum. Bu sayede, daha önce fark edemediğiniz çözümler belirginleşecek, çözüme doğru atacağınız adımlar hızlanacak ve elde edeceğiniz sonuçlar daha da kaliteli hale gelecektir!

Problem Ağacının tarihçesi ve Kullanım Alanları

Problem Ağacı,başlangıçta USAID (United States Agency for International Development) tarafından geliştirilmiştir. Daha sonra GIZ (Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit) ve UNDP (United Nations Development Programme) gibi diğer organizasyonlar tarafından benimsenmiştir.

Problem Ağacı, hem özel hem de iş hayatında, çeşitli problem durumlarının nedenlerini ve etkilerini analiz etmek için kullanılır. İş dünyasında uygulama alanlarına örnekler:

• Proje Yönetimi: Projelerin uygulanması sırasında plan sapmalarının ve karşılaşılan problemlerin (risk analizi) analizi ve projelerin tanımlanması.
• Danışmanlık: Danışmanlık hizmetinin kapsamının belirlenmesi.
• Kalite Yönetimi: Belirli kalite problemlerinin analizi ve sürekli iyileştirme çalışmaları.
• Süreç Optimizasyonu: Süreç kesintilerinin analizi.
• Müşteri Hizmetleri: Müşterilerle yaşanan problemlerin ve teslimat sorunlarının analizi.
• Personel Yönetimi: Proje ve/veya şirkette yetenek gelişimiyle ilgili problemlerin, personel alımı ve personelin şirkete bağlılığının artırılması ile ilgili sorunların analizi.

Problem Ağacı, bireysel olarak veya küçük gruplar halinde kullanılabilir. Daha büyük gruplar söz konusu olduğunda, uygun kriterlere göre alt gruplar oluşturulmalıdır.

Avantajlar, Dezavantajlar, Sınır ve Riskler 

Problem Ağacı metodunu başarıyla kullanabilmek için katılımcıların açık fikirli olması ve neden-sonuç ilişkilerini tarafsız bir şekilde incelemeye hazır olmaları gerekmektedir. Bu yaklaşım, sorunların köklerine inmede kritik bir öneme sahiptir. Yöntemi uygulamak için katılımcılardan özel bir uzmanlık veya önceden kazanılmış bir beceri seti beklenmez; bu, yöntemin geniş bir kitle tarafından kolaylıkla benimsenebilir olmasını sağlar. Ancak, gruplar halinde çalışırken sürecin verimliliğini ve etkinliğini artırmak adına, toplantı veya tartışma oturumlarını yönlendirecek bir moderatörün, ilgili moderasyon deneyimine sahip olması önem taşır. Bu, grup içi dinamiklerin yönetilmesi ve sürecin amacına hizmet eder bir şekilde ilerlemesini garantiler.

Gerekli Bilgi ve Araçlar

Problem Ağacı analizinin başarılı bir şekilde gerçekleştirilmesi için, öncelikle analiz edilecek problemin güncel tanımının net bir şekilde yapılmış olması gerekir. Bu, problemin açıklanmasına yardımcı olacak verilerin, bilgilerin ve ilgili dokümanların toplanmasını içerir. Ayrıca, katılımcıların konuyla ilgili uzmanlık ve deneyimlerinden faydalanmak, analizin derinliğini ve genişliğini artırabilir.

Problem Ağacı analizi için gerekli araçlar farklı senaryolara göre değişiklik gösterir. Bireysel çalışmalarda, dijital bir yazı alanı (örneğin, bir sunum yazılımı) veya geleneksel kağıt-kalem ve yapışkan notlar yeterli olabilir. Grup çalışmalarında ise, uygun bir çalışma alanı, moderasyon materyalleri (flip chart, moderasyon duvarı, moderasyon kiti) ve dokümantasyon imkanları (akıllı telefon, dijital kamera, dokümanları depolamak için yeterli dijital alan) gereklidir. Çevrimiçi durumlar için, bir konferans aracı ve dijital bir beyaz tahta, önemli araçlardandır.

Tamamlayıcı adımlar

Problem Ağacı metodu, sorunları nedenleri ve sonuçları ile birlikte ele alarak, onları grafiksel olarak temsil eder. Bu temsil, sorunun ne olduğunu, nedenlerini ve etkilerini daha net görmemizi sağlar. Bir problemi anlamak için aşağıdaki üç adımı uygulamanız gerekiyor.

• Adım 1: Sorunu tanımlayın!
• Adım 2: Sebepleri analiz edin!
• Adım 3: Etkiyi belirleyin!

Problemlerin, insan hatasından teknik zorluklara ve karmaşık sistemik zorluklara kadar çeşitli nedenleri olabilir. Küçük ve sıradan ya da büyük ve karmaşık olabilirler. Problemler kişisel, mesleki, sosyal ilişkiler veya yaşamın diğer alanları gibi farklı bağlamlarda ortaya çıkabilir.

Problem ağacı, bir sorunu nedenler ve sonuçlar açısından analiz etmek ve grafiksel olarak göstermek için kullanılır. Ağaç gövdesi sorunu simgeliyor. Sorun ağacının kökleri sorunun nedenlerini, dalları ise etkilerini temsil etmektedir (Şekil 1). Sorun ağacını oluşturduğunuzda aşağıdaki üç temel soruyu yanıtlamanız gerekir:

• Problem nedir?
• Problemin nedenleri nelerdir?
• Problemin nasıl bir etkisi var?

Bu metodu, bir evin inşaatındaki gecikme örneği kullanılarak sizlere anlatmaya çalışacağım. Problem ağacının bir kişi tarafından mı, bir grup tarafından mı yoksa çevrimiçi olarak mı oluşturulduğundan bağımsızdır. 

Adım 1: Problemi Tanımlayın!

Bir problem, bir zorluk ya da bir çözüm gerektiren bir soru işaretidir. Başka bir tabir ile tatmin edici olmayan veya bir hedefe ulaşmanın önünde engel olarak algılanan bir durumdur. Bu durumun halihazırda meydana gelmiş olması şart değildir. 

Örneğin, bir risk analizinde, belirli bir olasılıkla gelecekte meydana gelebilecek problemler ele alınır. Bunların etkileri tahmin edilir, riski tam olarak tanımlamak ve olası nedenlerini analiz ederek uygun önleyici tedbirler alınır. Problemi tanımlarken aşağıdaki noktalara dikkat etmelisiniz:

• Problemi açıklamak için somut, ölçülebilir gerçekler ve rakamlar belirtin. “Ev inşaatının tamamlanması gecikiyor” yerine, somut bir zaman belirtmelisiniz: “Ev inşaatının tamamlanması altı ay gecikiyor.”
• Bir davranışı problem olarak tanımlarken, kendi subjektif değerlendirmenizi göz önünde bulundurun. Davranışı niceliksel olarak ifade etmeye çalışın. “İnşaat müdürü yetersiz iletişim kuruyor” yerine, “İnşaat müdürü e-postalarımı iki gün sonra cevaplıyor” demelisiniz.
• Gözlemlenebilir problemi, yorumunuzu değil, açıklayın. “İnşaatın planlamasında plansız yaklaşım var” yerine, “İnşaatın planlamasında hatalar var” yazmalısınız.
• Problemi sınırlayın. “Tamamlanma gecikiyor” yerine, “Gartenstraße 1 adresindeki evin tamamlanması altı ay gecikiyor” yazın.

Problemin tanımı, daha fazla spesifikasyon sorusu sorulmadığında tamamlanmıştır. Eğer problem tanımı yalnızca “Ev inşaatının tamamlanması gecikiyor” şeklindeyse, açıkta kalan sorular şunlar olabilir: Tamamlanma ne kadar gecikiyor? Hangi evden bahsediyoruz?

Tam problemin tanımı örneği şöyle olabilir: “Örnek Cadde No.1 adresindeki evin tamamlanması altı ay daha uzun sürecek.” Bu tanım, problem ağacının gövdesini oluşturur (Şekil 2 ).

Adım 2: Nedenleri Analiz Edin!

Bir problem nedeni (sebebi), bir soruna doğrudan veya dolaylı olarak yol açan veya onu etkileyen bir faktör veya koşuldur. Üç tür neden ayırt edilebilir:

• Doğrudan Nedenler: Bu faktörler sorunla doğrudan bağlantılıdır. Sorunu doğrudan neden olurlar veya onu şiddetlendirirler. Genellikle hemen ortadan kaldıramazlar ya da en azından hafifletilemezler.
• Temel Nedenler, aynı zamanda kök nedenler veya ana nedenler olarak da adlandırılır: Bu nedenler, doğrudan nedenleri meydana getirir veya onları güçlendirir. “5 Neden” (“5 Why”) prensibi beş neden seviyesine kadar analiz eder. Sorunu çözmede genellikle en etkili yol, temel nedenleri ortadan kaldırmaktır.
• Dolaylı Nedenler: Bu faktörler sorunu dolaylı olarak şiddetlendirir veya etkiler, ancak doğrudan sorumluları değildirler. Dolaylı nedenleri ortadan kaldırmak, sorunu çözmek için pek bir şey hatta hiç bir şey ifade etmez. Ancak, doğrudan nedenlerin giderilmesini kolaylaştırabilir.

Bu Soruyu cevaplayın: Problemin nedenleri nelerdir? Problemin nedenlerini kartlar veya yapışkan notlar üzerine toplayın. Nedenleri problem ağacının alt kısmında (kök bölgesinde) yerleştirin. Diğer nedenlere yol açan nedenleri, ilgili nedenlerin altına yazın. Böylece, problemin kök sistemi adım adım temel nedenlere doğru genişler. Doğrudan bir nedensel bağlantısı olmayan dolaylı nedenler (örneğin, inşaat sektöründe nitelikli iş gücü eksikliği gibi olumsuz çerçeve koşulları) ya bir kenara bırakabilirsiniz ya da problemin ağacının yanına konumlandırabilirsiniz.

Nedenlerin içerik olarak birbirleriyle çakışmadığından, sorunu daha yüksek bir seviyede açıklamadıklarından ve tüm yönleri dikkate aldıklarından emin olun. Bu kurallara MECE (Karşılıklı Olarak Dışlayıcı, Topluca Tükenmiş) denir. Bu kural ile nedenlerin açık ve kapsamlı bir şekilde tanımlandığından emin olursunuz.

Problemin ağacında (Resim 3), doğrudan nedenler olarak listelenenler: Tedarik sorunları, Teknik sorunlar, Personel sorunları, Proje kapsamındaki değişiklikler. Bu doğrudan problem nedenleri birbiriyle çakışmıyor. Diğer tüm bulunan nedenler, bu doğrudan sorunlara temel nedenler olarak atanabilir. Örneğin, “İnşaat malzemesi 3 ay geç geliyor” ve “Isı pompası zamanında teslim edilemiyor” nedenleri, “Tedarik sorunları” doğrudan nedenine atanabilir.

Adım 3: Etkileri Belirleyin!

Bir problemin etkileri (sonuçları), o problem nedeniyle ortaya çıkan sonuçlar veya etkilerdir. Bu sonuçlar çeşitlilik gösterebilir ve problemin türüne ve ciddiyetine bağlı olarak farklı alanları etkileyebilir. Problemin sonuçlarını tekrar kartlar veya yapışkan notlar üzerinde toplayın. Size fikir vermesi için aşağıdaki örnek sebep kategorilerini kullanabilirsiniz:

• Operatif Sonuçlar: Problemler, organizasyonların süreçlerini doğrudan etkileyebilir. Bu, gecikmeler, üretim kayıpları, kalite sorunları veya diğer operatif zorlukları içerebilir.
• Finansal Sonuçlar: Problemler, maliyet artışları, gelir kayıpları, cezai yaptırımlar veya diğer finansal yükler gibi finansal sonuçlara yol açabilir.
• Çalışanlara Etkiler: Problemler, iş yükü, belirsizlik, moral problemleri veya diğer işle ilgili zorluklar yoluyla çalışanları etkileyebilir.
• Müşteri ve Diğer Paydaşlara Etkiler: Problemler, müşterileri, tedarikçileri, iş ortaklarını ve diğer paydaşları etkileyebilir. Bu, müşteri kaybı, imaj sorunları veya çatışmalar anlamına gelebilir.
• Repütasyon Etkileri: Problemler bir kişinin, organizasyonun veya markanın itibarını ve saygınlığını etkileyebilir, bu da uzun vadeli sonuçlara sahip olabilir.

Doğrudan sonuçları gövdenin hemen üzerine yazın. Sonuçların sonuçlarını bir üst seviyeye yazın. Böylece problemin ağacının dalları giderek daha da genişler. Burada da MECE kuralına (yukarıda belirtildiği gibi) dikkat edin.

Sonuç

Ve makalemizin sonuna geldik! Bir Problem Ağacı’nın gölgesinde serinleyerek, karmaşık sorunlarımızın köklerini kazıyıp dallarını budarken buluyoruz kendimizi. Ev inşaatının altı ay gecikmesi gibi basit bir örnekten yola çıkarak, karşılaştığımız zorlukları doğrudan, temel ve dolaylı nedenleri belirleyerek ve etkilerini derinlemesine anlayarak çözme yolunda ilerledik. Unutmayın, bir problem sadece bir meydan okumadır ve meydan okumalar da bizleri daha parlak çözümlere, daha yenilikçi yarınların inşasına teşvik eder.

Her ne kadar finansal yükler, zamanın labirentinde dolanmalar ve hukuki mevzularla boğuşmalar gerçek dert kaynaklarımız olsa da, işte burada, Problem Ağacı’nın altında, her sorunun aslında bir çözüm tohumu barındırdığını görebiliyoruz. Ve gülümseyin, çünkü ne kadar karmaşık olursa olsun, her sorun aslında birer hazine haritasıdır ve sizler de bu hazine avının kahramanı olabilirsiniz.

Bu metodoloji, karşımıza çıkan zorluklar içinde bir yol göstericidir. Bir sonraki karşılaşacağınız zorlukta, bu metodu yanınızda tutarak, adımları izleyin ve kendinizi problemlerin karmaşık ağlarından çözümün netliğine doğru bir seyahatte bulun. Hatırlatmakta fayda var; her sorunun içinde bir gülümseme saklıdır! Sağlıcakla kalın!