Organizasyonlarda yöneticilerin ve çalışanların takip ettiği işlerin veya projelerin birden fazla olduğu aşikardır. Bir tarafdan projelerin takipçisi, diğer taraftan günlük işler… Hak verirsiniz ki bu yoğunluğun içinde, yapılması gereken bazı işler yolda kalabiliyor.

Bunun nedeni, günlük yoğunluğunuzun dışında, yapılması gereken işlerin çok fazla olması ve bu işlerin bazıları kolay ve hızlı takip edilemediğinden kaynaklanıyor. Sorumlu olduuğunuz veya içinde bulunduğunz projeler genellikle bir kişi ile uygulanamıyor. Çoğu zaman proje ekibi ile çalışılması gerekiyor.

Bu kalemde, yoğun iş temponuzu yavaşlatmadan, işlerinizi kolayca takip ve koordine edebileceğiniz Kanban tekniğini sizlerle paylaşmak istiyorum.

KANBAN nedir?

Kanban, Toyota Üretim Sisteminden (TPS) ortaya çıkan ve 1940 yılında “Just in Time” üretimi  ile ortaya çıkan bir çalışma yöntemidir. Temel amacı ise üretkenliği azaltmadan kayıplara yol açan faaliyetleri en aza indirmektir. Kanban kelimesi, tam anlamıyla bir “işaret” veya “görsel sinyal” olarak tercüme edilir.

‘Kanban’ metodu, iş akışının takibini pratik olarak sağlar. İçerik olarak projelerde veya günlük işlerinizde tanımlanan görevleri (veya iş paketlerini) içerir. Görevler, kartlara yazılır ve bu kartlar takip edilir. Takibi kolaylaştırmak için,  kategoriler belirlenir ve kartlar bu kategorilere eklenir.

Kanban panosu, genellikle Duvar panosu veya dijital olarak, belirlenmiş kategorilerine göre bölünür. Bu bölme en az dört sütun oluşur.

  • “Backlog”: yapılması gereken işler
  • “Açık”: bitmemiş görevler
  • “Devam Ediyor”: sorumlu kişiler tarafından işlenen Görevler
  • “Bitti”: sorumlu kişiler tarafından bitirilmiş görevler

Kanban’ın 3 Temel İlkeleri

David J. Anderson (bilgi çalışmalarında Lean / Kanban kullanımında öncü) Kanban yöntemini bilgi çalışmalarındaki şirketlerde artan, evrimsel süreç ve sistem değişikliklerine bir yaklaşım olarak gördü. Yaklaşımın odak noktası ise işleri halletmektir. 

İlke 1: Şimdi ne yaptığınızla başlayın

Kanban belirli bir yapılandırma gerektirmez ve sorunları tanımlamak için mevcut bir iş akışı veya işlemin üzerine yerleştirilebilir. Bu, Kanban’ın herhangi bir şirkete veya kuruluşa kolayca tanıtılabileceği anlamına gelir, çünkü başlamak için kapsamlı bir değişiklik gerekli değildir.

İlke 2: Artımlı, evrimsel değişiklikleri izleyin

Kanban yöntemi, mevcut süreçte minimum dirençle sürekli, artımlı ve evrimsel değişikliklere katkıda bulunmak için geliştirilmiştir. 

İlke 3: Mevcut süreçleri, rolleri ve sorumlulukları göz önünde bulundurun

Kanban, mevcut süreçlerin, rollerin, sorumlulukların ve olası korunmalarının olası değerini dikkate alır. Kanban yöntemi değişiklikleri yasaklamaz, ancak reçete etmez. Artan değişimi teşvik eder, çünkü ilerlemeyi engelleyen bir tür korkuyu tetiklemez.

KANBAN uygulamasında 7. husus!

1. Üste çıkan hedefi formüle edin!

Kanban metodunu yürürlüğe koymadan önce, iş paketlerinin üste çıkan hedefini açıkça belirlemek önemlidir. Proje atamaları (Project Charter), kendi hedef formülasyonları (Feature/Epic/User Story) veya sorunları (Incident/Problem) gibi Proje hedefini bulmaya yardımcı olan bilgileri mümkün olduğunca açık ve net olarak tanımlamaya yardımcı olur.

Hedef, Kanban metodunu kullanarak, size ve ilgili tüm kişilere yol gösterir. Yanlış veya belirsiz bir hedefleme ise, zor bir başlangıça sebep olur.

2. Kanban panosu düzenini tanımlayın!

Kanban panosunda ihtiyaç duyduğunuz kategorileri belirleyin. Farklı Kanban kategorilerini seçerken etkinliğinizin bağlamını göz önünde bulundurun.

  • Varsayılan düzen ( “Backlog”, “Açık”, “Devam Ediyor”, “Tamamlandı”) yeterlimidir?
  • Örn. haftalık durum raporları vermek için gerekli mi?
  • Gerekli başlıklar belirgin bir şekilde ayırt edilebilinir mi?

3. Uygun bir yer seçin!

Proje süresinde Kanban panosu, belirgin bir yerde kurulması gerekiyor. Kanban panosunu toplantı odasına gösterebilecek şekilde kurmanız gerekiyor. Sanal ortamda kanban panosu kurduysanız, ekran ve projektör üzerinden kolayca gösterebilirsiniz.

4. Kanban listelerini çizin!

Tanımladığınız kanban panosunu kurum (çizin). Kategori başlıklarını yüzeye eşit şekilde dağıttığınızdan emin olun. Dijital bir kanban yazılımı kullanıyorsanız kanban panosu için düzen fikirlerinizi ilgili giriş maskeleri aracılığıyla kullanılan yazılımın olanaklarına aktarın.

5. Kabul kriterlerin belirlenmesi

Kabul kriterleri belgelendirilmeli ve tüm katılımcılara erişilebilir olmalıdır. Ya tüm kanban kartları üzerinde tanımlanırlar ya da kart başına kararlaştırılırlar. Genel kalite kriterleri üzerine ön görüşme yoluyla belirlenir.

6. İlk Kanban kartlarını düzenleyin!

Kısmi görevi takıma atamak istiyorsanız, sorumlu kişinin bulunduğu alanı boş düzen fikirlerinizi ilgili giriş maskeleri aracılığıyla kullanılan yazılımın olanaklarına aktarın.. Kişisel görevleri kendiniz üstlenirseniz, adınızı doğrudan karta yazabilirsiniz. Bir kartı üzerinize geçirmek istiyorsanız “en” leri almamanaya dikkat edin. Bu, ortak toplantıda daha sonra kızgınlığa yol açabilir.

7. Haftalık değerlendirme toplantı tarihini düzenleyin!

Proje ile alakalı tüm kişilerin zamanının olduğu gün ve zaman seçin. Yapılacak toplantının gündemi:

  • Tüm alt görevlerin işlenme durumu
  • Tespit edilen sorunlar
  • mevcut görevlerin yeni alt görevleri veya alt bölümleri

Haftada en az bir kez değerlendirme yapılmalıdır. İlk haftalarda iki kez randevu almanız önerilir. Takibin ilk başlangıcında genellikle hatalar yapılır, proje hedefinin yanlış yorumlanması veya ekip üyeleri arasındaki basit anlaşma problemleri söz konusudur.

Her randevu katılımcı başına yaklaşık 5-7 dakika zaman ayırın. Ayrıca, yöntemi öğretmek için yaklaşık 30 dakika gereklidir. Bundan dolayı iletişim engelleri de daha düşük olacaktır. Bununla birlikte, yeni ekip üyeleri veya paydaşlar tarafından yapılan ziyaretler için her zaman 5-7 dakika daha ayırın.

Kanban incelemesinin çok az zamana tabi tutulduğu nedeniyle, daha yüksek bir hız ile de mümkündür. Bu nedenle Kanban genellikle sabah toplantılarında veya “Daily Scrum” a dahil edilir. Bundan kaynaklanan yüksek istişare sıklığı, zayıf noktaların hızlı tespit edilmesini ve böylece acil müdahale önlemlerinin alınmasını sağlar. Bununla birlikte, buna karşılık gelen küçük kısmi görevler veya iş paketleri varsayılmaktadır.

Toplantılarınızda aşağıdaki bilgileri içermelidir:

  • Projeye veya çalışmaya gerekli olan personel (aktif katılımcılar)
  • Organizasyonel veriler: alan (dijital çözümler için geçerli değildir), zaman, planlanan süre, tarih serisinin uzunluğu
  • Proje hedefi, muhtemelen açıklama ve daha fazla bilgiye atıfta bulunma
  • Yöntemin açıklamalarına ya da yöntemin doğrudan açıklamalarına kısaca değinilmesi
  • 5. adımda geliştirilen kabul / kalite kriterlerine atıfta bulunma
  • Dijital çözümler, yazılım ve ilgili lisanslar hakkında bilgi gerektirir. IT organizasyonu ile önceden istediğiniz çözüme oy verin.
  • Planlanan alan, son başvuru öncesi ve sonrasındaki diğer takımlar tarafından isteniyorsa, taşınabilir kanban tahtasını kurmak ve çıkarmak için bir tampon oluşturmalısınız. Randevunun daima aynı yerde aynı saatte gerçekleştiğinden emin olun. Bu, sıkı bir şekilde hızlandırılmış yürütmenin tahrişini ve gecikmelerini azaltır.

Sonuç

Kanban, duvardaki yapışkan notlardan daha fazlasıdır. Kanban’ı anlamanın en kolay yolu, arkasındaki felsefeyi incelemek ve günlük çalışmalarınıza uygulamaktır. Üç temel ilkeyi okur, anlar ve uzlaştırırsanız, pratik uygulama mantıklı sonuç olarak ortaya çıkar.

İş akışlarını görselleştirmek, işleminizi düşündüğünüzden daha iyi hale getirir. Daha sonra düzenli geri bildirim döngülerine sahip olursanız, bu puzzle parçalarının hepsi birlikte Kanban’ın gerçek gücünü ortaya koyacaktır.